Background

Le Projet d’Appui au Processus Electoral du Mali (PAPEM) a été élaboré dans une optique de renforcement des capacités des institutions nationales en charge de l’organisation des élections. Il traduit l’engagement du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) et des Partenaires du Mali à appuyer financièrement et techniquement le processus électoral en vue de contribuer à l’enracinement de l’Etat de droit, la démocratie pluraliste et la stabilité politique. La stratégie de mise en oeuvre du projet reflète les priorités nationales et les bonnes pratiques développées par le Système des Nations Unies en matière électorale. Cette stratégie intègre en particulier l’égal accès et la participation des femmes et des groupes sociaux vulnérables au processus démocratique.

La République du Mali a connu des événements qui ont donné un coup d’arrêt à son processus démocratique. Le Gouvernement de Transition dans sa mission, s’est fixé comme objectifs la reprise des régions du Nord et l’organisation des élections afin d’appuyer le rétablissement de la démocratie, et renforcer la paix, la stabilité politique et sociale. Dans ce contexte, le Gouvernement du Mali a sollicité les Nations Unies afin de s’assurer l’appui des partenaires pendant le processus électoral conduisant auxélections Présidentielles et Législatives qui se sont déroulées en 2013. Au lendemain de ces élections générales, le Gouvernement Malien a une fois de plus sollicité un appui additionnel de la Communauté Internationale à travers les Nations Unies pour l’organisation des élections communales et régionales. Le Projet d’Appui au Processus électoral devra à cet effet apporter au Ministère de l’Intérieur et de la Sécurité (MIS), à la Délégation Générale aux Élections (DGE), à la CENI et aux autres institutions de la République du Mali impliquées, une assistance technique de qualité dans toutes les opérations nécessaires à la bonne conduite du processus électoral afin d’en garantir l'efficience, la transparence, la crédibilité et la sécurité.
Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet (UGP) d'appuyer efficacement le MIS pour la mission qui lui incombe, le PNUD recrute une ou un(e) Assistant(e) d’équipe du Projet.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité et la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP), le titulaire est responsable de mettre en oeuvre dans son domaine d'expertise les actions et tâches contribuant à la mission de l'UGP comme définies dans ses termes de références.

Les tâches principales qui lui incombent sont les suivantes:

Secrétariat:

• accueil et réception des visiteurs;
• gestion des appels téléphoniques;
• gestion du courrier entrant et sortan ;
• gestion des fournitures de bureau;
• rédaction des correspondances de routine, réception et tri du courrier;;
• la saisie des documents de toutes sortes relatifs aux activités du bureau.

Gestion:

• préparation des réunions, des ateliers, des séminaires; ;
• implantation d’un système de classification et assurance de sa bonne marche; ;
• organisation du mouvement du personnel (missions, etc.); ;
• suivi des dossiers du personnel du projet.

Finances

• appui au suivi budgétaire; ;
• mise à jour des rapportsfinanciers.

Archives:

• gestion des archives du projet existantes; ;
• appui à la numérisation et au stockage des données, des informations, de la correspondance et autres importants documents ;
• appui à la reproduction et classement des documents comptables du projet pour l’audit; ;
• classement des dossiers reçus du secrétariat; ;
• appui à la création de la base de données du projet; ;
• réconciliation des documents et mise à jour à intervalles réguliers; ;
• contribuer à la codification des documents du projet.

Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet, et de l’UGP.

En plus de ce qui précède, les Volontaires de l’ONU sont encouragés à intégrer le mandat du Programme VNU dans leurs affectations et à promouvoir le bénévolat à travers l’implication des communautés (tant au niveau urbain que rural) pendant leurs activités. Dans ce sens, le Volontaire de l’ONU devrait dévouer une partie de sa semaine, toujours dans le cadre de son affectation, pour :
Renforcer ses connaissances et compréhension de l’impact potentiel du volontariat au sein des communautés, à travers :

• La recherche dans le domaine d’affectation;
• La connaissance des organisations communautaires à but non-lucratif du milieu, tout en développant et en appliquant des méthodes traditionnelles de mobilisation et engagement communautaire;
• Des activités de plaidoyer afin de promouvoir la connaissance de mécanismes par lesquels les citoyens mobilisent les communautés;
• L’encouragement des individus à se porter volontaires pour renforcer leurs communautés;
• Bâtir des relations avec des nombreuses organisations locales (publiques et privées), groupes et individus; participer dans des initiatives communautaires et assister dans la publication de leurs histoires dans le site WorldVolunteerWeb.org ;
• Encourager, mobiliser and appuyer les collègues et d’autres Volontaires de l’ONU à mieux comprendre les liens entre leur domaine d’affectation et le volontariat;
• Faire le suivi de l’impact de l’engagement volontaire des jeunes au niveau communautaire;
• Contribuer à la rédaction d’articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication de la part du Programme VNU (site web, bulletin et notes de presse, etc.);
• Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires de l’ONU nouvellement arrivés dans le pays d’affectation;
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus:

• Les résultats clés auront un impact sur le résultat global de l’assistanceLes résultats clés auront un impact sur le résultat global de l’assistance électorale en République du Mali. En particulier, ces résultats clés auront un impact sur la crédibilité du PNUD dans sa mission d’appui au Gouvernement Malien, dans son effort de réalisation d’élections locales transparentes, démocratiques, apaisées et inclusives et influencera positivement sur la perception des partenaires impliqués dans le processus électoral, et plus généralement l’appui à la promotion de la bonne gouvernance en République du Mali ;
• Rapport sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaire mobilisés, la participation aux activités de volontariat, et la contribution au développement des capacités.

Competencies

Leadership:

• Aptitude à créer l’adhésion de plusieurs acteurs sur les objectifs du programme.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une capacité de conception, d’organisation et de planification des activités programmées par le programme dans le domaine du relèvement communautaire.

Communication:

• Excellente capacité de rédaction et de synthèse;
• Démontrer de bonnes capacités de communication orale;
• Aptitude technologique:
• Bonne maîtrise de l'outil informatique.

Travail en équipe:

• Aptitude à travailler en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique, les collègues et toute autre personne en maintenant de bonnes relations de travail dans le respect de la diversité.

Maîtrise personnelle:

• Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif;
• Loyauté :Respect et promotion des orientations et valeurs du PNUD dans l’exercice de ses fonctions.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’études professionnelles de niveau BAC +2 en secrétariat, ou administration, ou comptabilité, ou sciences économiques et gestion, ou tout autre domaine équivalent.

Expérience:

• Au moins 3 années de pratique dans le domaine de la gestion de projet ;
• Expérience de travail similaire à cette affectation au sein d’une administration publique, organisation internationale ou centre de recherche ; ou expérience similaire dans une entreprise privée ou une ONG ;
• Expérience de travail dans le monde électoral ;
• Pratique d’un Entreprise Resource Planning (ERP), la connaissance du Système Atlas un atout ;
• Expérience auprès d’un projet du PNUD, un atout ;
• Maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion un atout.

Langues:

• Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable.
• Une solide connaissance de base en Anglais est aussi un atout.

Conditions de vie:

• Les régions de Gao et de Tombouctou se relèvent d’une période de crise et la situation sécuritaire y demeure très volatile (niveau d’insécurité phase 5 - élevé - selon la classification des Nations Unies);
• En conséquence, les conditions de vie et de travail y sont difficiles et sont soumises au respect strict des mesures et recommandations sécuritaires émises par les agents de la sécurité du système des Nations Unies;
• La certification en cours de sécurité est mandataire avant toute affectation et le programme VNU facilitera l’inscription du volontaire aux séances de formation délivrées par le Département de la sécurité et de la sûreté des Nations Unies (UNDSS);
• Enfin, les régions de Gao et Tombouctou sont connues également pour connaître des conditions climatiques extrêmes;
• De solides mesures de précaution sont actuellement prises par les autorités maliennes et le système des Nations Unies, afin de stopper la propagation de la maladie à virus à Ebola au Mali. Celles-ci concernent notamment la protection de l’ensemble du personnel des Nations Unies.

Conditions de Service :

• Contrat d’une durée de six (6) mois ;
• Allocation mensuelle de subsistance pour les volontaires nationaux de 331 500 FCFA pour couvrir les frais liés au logement et aux besoins de bases ;
• Allocation pour frais d’installation payable une fois en début du contrat si le lieu d’affectation est différent du lieu de vie habituel ; indemnité de frais de réinstallation par mois de service satisfaisant payable en fin de contrat.