Background

Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Bureau Régional de OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) est basé à Dakar, Sénégal. Sa zone de couverture comprend au total vingt-cinq pays. Un certain nombre de ces pays disposent d’un bureau de pays OCHA (Mali, Niger, Nigéria, Tchad, Côte d’Ivoire, RCA, RDC). D’autres sont dotés d’une équipe humanitaire de conseil (Humanitarian Advisory Team, HAT) : Cameroun, Mauritanie et Burkina Faso. D’autres n’ont pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays de sa zone de couverture.

L’Assistant/e du Chef de bureau travaillera et rendra compte directement au Chef du bureau.

Duties and Responsibilities

Sous la guidance et la supervision directe du Chef du bureau, l’Assistant/e du Chef de bureau sera en charge du/de la :

• Fonctionnement efficace et efficient du bureau du Chef de bureau;
• Maintien de la confidentialité dans tous les aspects de ses attributions (procédures, protocoles, flux d’information, etc.);
• Maintien du calendrier électronique du Chef du bureau, de son agenda, des contacts avec les visiteurs, des prises de rendez-vous, de la prise de notes durant les réunions et préparera les comptes-rendus;
• Préparation du matériel de briefing de bonne qualité pour les rendez-vous du Chef du bureau;
• Maintien à jour des listes téléphoniques-répertoires et contacts du Chef du bureau;
• Préparation des correspondances;
• Suivi des convocations aux réunions, de la mise en place de la salle de réunion, des traductions de document de travail;
• Classement et archivage des documents, ainsi que la sauvegarde des matériels confidentiels;
• Suivi des échéances et des engagements pris;
• Gestion des missions du Chef du bureau (demande de visa au niveau des ambassades, disponibilité des billets d’avion + perdiem, approbation des autorisations de sécurité, établissement des ordres de mission, accueil à l’aéroport pour les départs/arrivées, réservation d’hôtel et navette);
• Planification des déplacements du Chef de bureau, en collaboration avec le Chauffeur principal;
• Assistance et suivi des dossiers personnels du Chef de bureau;
• Assistance à l’organisation événementielle;
• S’acquitte de toute autre tâche jugée nécessaire par la hiérarchie.

Competencies

Valeurs et Compétences Cles:

Valeur

Intégrité :

• Le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.

Compétences fonctionnelles:

Professionnalisme :

• Les activités de OCHA concernent les affaires humanitaires sérieuses dans des circonstances critiques;
• Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment; de même
• Qu’une capacité de travailler sous pression; et
• Une volonté de voyager, même dans des zones reculées.

Orientation client :

• Une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes à fournir un service fiable et démontrer une excellente pratique de la conduite;
• Le contact facile, la courtoisie et le sens du tact sont primordiaux.

Esprit d’équipe :

• Le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel.

Aptitudes à la communication :

• L’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes d’expression et de communication afin d’obtenir des résultats même dans des circonstances difficiles.

Ouverture à la technologie :

• L’essentiel de ce poste tient à l’information par rapport à  l’innovation technologique et à son initiation rapide.

Autres compétences liées au poste :

• Aptitude à évoluer avec aisance au sein de fonctionnaires de haut rang (gouvernement, organismes internationaux, missions diplomatiques);
• Excellente connaissance des questions de protocole;
• Capacité relationnelle axée sur la courtoisie, le tact et la convivialité ;
• Bonne gestion du stress.

Required Skills and Experience

Education :

• Etudes secondaires : diplôme du Baccalauréat;
• Etre titulaire d’un BTS (Bac + 2) serait un atout;
• Diplôme en Droit, Sciences politiques, Sciences sociales ou Administration ou Gestion de projet serait un atout.

Expérience :

• Avoir un minimum de 6 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration, du Secrétariat, de l’Assistance au Programme (Gestion de l’urgence humanitaire ou Protection civile);
• Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Internet);
• L’expérience du système des Nations Unies serait un atout.

Langues :

• Avoir la maîtrise du Français  (écrit, parlé);
• La connaissance de l’Anglais serait un atout.

Candidature :

Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante : http://jobs.undp.org. Veuillez scanner tous les documents en un seul fichier sous format PDF à télécharger car le système n'accepte qu'un seul document.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.