UNDP Jobs - 54051- Assistant Administratif

Assistant Administratif - (Etre de nationalité malienne)

Location :

Gao, MALI

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Apr-2015

Application Deadline :

01-Mar-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

1 an renouvelable si budget disponible et évaluation satisfaisante

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sous les conseils et la supervision directe du Directeur Pays Adjoint/Opérations, l’assistant Administratif offre un soutien aux services administratifs et fournit un travail de haute qualité et un service précis, ponctuel et convenablement enregistré/documenté. L’Assistant Administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant Administratif travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des projets du Bureau extérieur, ainsi qu’avec le personnel d’autres institutions de l’ONU afin d’assurer la cohérence des services offerts.

Les fonctions/tâches/résultats clés de cette description d’emploi sont génériques et les tâches ne sont pas toutes assurées par tous les Assistants administratifs. Quelques fonctions spécialisées peuvent être exercées par les Commis de logistique (expéditions, assurance, livraisons, dédouanement).

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions essentielles:

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
Soutien administratif et logistique;
Appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs;
Appui au renforcement et au partage des connaissances.

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, focalisant son action sur l’obtention des résultats suivants:

Entière conformité des activités administratives aux règles, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD;
Fourniture des éléments nécessaires à la préparation de plans axés sur les résultats pour l’équipe administrative.

Offre un appui administratif et logistique, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants:

Réception des expéditions, formalités de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (réceptions/expéditions), formalités d’expédition;
Préparation de toute la documentation nécessaire, suivi des actions, correspondance relative aux expéditions/dédouanement;
Organisation des déplacements et réservations d’hôtel. Préparation des autorisations de déplacement;
Appui aux membres du personnel et aux personnes à leur charge par l’établissement des demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national;
Appui administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites;
Préparation de correspondance, de faxes, de notes de service et de rapports courants conformément aux IPO du Bureau extérieur;
Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de sources diverses;
Vérification des registres des véhicules et préparation de projets de rapports sur les antécédents et de plans d’entretien des véhicules;
Gestion du parc auto et supervision des chauffeurs;
Appui à la gestion du bâtiment et des contrats de prestation;
Appui à la gestion du magasin et des stocks et inventaires du matériel;
Recouvrement des coûts et facturation des services rendus (les exo, le service parc auto, le carburant);
Réquisitions et requêtes des prestataires et contrats;
Appui au procurement / Réquisitions dans Atlas.

Fournit un appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants:

Appui à la collecte d’informations sur la gestion des actifs, tenue des dossiers et de documents sur la gestion des actifs;
Conservation des dossiers et des documents ayant un rapport avec la gestion du bureau.

Fournit un appui au renforcement et au partage des connaissances dans le Bureau extérieur, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:

Participation à la formation en gestion du personnel affecté aux opérations/projets;
Contribution aux réseaux et aux communautés d’expertise.

Impact des résultats:

Les résultats principaux auront un effet sur la mise en œuvre des services administratifs/logistiques du Bureau extérieur en ce qui concerne la qualité et la précision du travail réalisé. La saisie précises des données, la présentation des informations et une approche axée sur le client renforcent ‘aptitude du bureau à offrir des services administratifs et logistiques.

Competencies

Compétences pertinentes pour l’organisation:

Manifeste un engagement envers la mission du PNUD, sa vision et ses valeurs;
Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

Capacités Fonctionnelles:

Gestion et apprentissage des connaissances;
Partage ses connaissances et son expérience;
S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines, agit sur le plan d’apprentissage et applique ses connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle:

Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l’organisation de réunions, la gestion du bureau et l’entretien des véhicules, ainsi que des activités administratives générales;
Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts;
Aptitude à produire des rapports précis et bien documentés conformément aux normes requises;
Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité;
Bonne connaissance des règles administratives;
Fortes compétences en TI;
Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion;
Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail;
Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme et une attitude favorable et constructive;
Reste calme, maître de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.

Required Skills and Experience

Education:

Avoir au moins un niveau universitaire Bac+2 en Gestion, Administration Publique, Economie, Sciences Politiques ou Sciences Sociales.

Expérience:

Avoir au mois 3 ans d’expérience pertinente en administration;
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.);
Compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web.

Langues:

Excellente maîtrise du Français;
La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.