Background

Contexte Général :

Le Gouvernement du Sénégal a approuvé un important programme d’urgence pour le développement communautaire visant à contribuer à l’amélioration de l’accès des populations rurales aux services sociaux de base à travers la mise en place d’infrastructures socio-économiques.  L’objectif de ce programme est d’améliorer significativement les conditions de vie des populations et de favoriser l’implication des acteurs locaux dans le développement économique et social de leur localité.  C’est dans cette perspective et dans le but de satisfaire la demande sociale croissante que le Gouvernement du Sénégal, avec l’appui technique du PNUD, a décidé d’élaborer et mettre en œuvre le présent Programme d’urgence de développement communautaire (PUDC). Structuré en quatre  composantes, à savoir : (i) le développement d’infrastructures socio-économiques de base; (ii) le renforcement des capacités des acteurs institutionnels et communautaires; (iii) le développement de l’entreprenariat rural; et (iv) le développement d’un système d’information géo-référencé de suivi.

Contexte Organisationnel :

Sous la direction et la  supervision directe du  Chef de l’Unité Operations du projet, l’Assistant  assure la gestion des opérations de transit,  la régularisation des dossiers administratifs, la gestion du parc automobile du projet et les formalités de demande de visa. 

 Il travaille en étroite collaboration  avec les unités Opérations, programme et le personnel de projets du bureau de terrain et du siège.  

Duties and Responsibilities

• Réceptionner des documents concernant les arrivages par frets aériens et maritimes de véhicules, de matériels et équipements, de médicaments et préparer des dossiers administratifs d’enlèvement et ordres de transit à l’intention  des transitaires officiels et suivi des opérations des transitaires jusqu’à parfaire livraison des biens ;
• Préparer des dossiers administratifs des véhicules dès réception jusqu’à la production de la carte grise ;
• Préparer des dossiers administratifs concernant la mutation, le transfert, la vente ou la mise à la consommation des véhicules et biens du projet conformément aux règles et procédures de l’organisation et dans le respect de la législation du pays ;
• Etablir de différentes types d’ Attestations de destination : globale et spécifique et suivi des dossiers auprès des services concernés ;
• Suivre les demandes de cartes de séjour et de détaxation pour les fonctionnaires internationaux nouvellement affectés au pays ;
• Régularisation des papiers administratifs auprès du Ministère des Affaires Etrangères pour les fonctionnaires quittant définitivement le pays ;
• Demande de visa de courtoisie auprès du MAEA et de visa auprès des Ambassades/Consulats ;
• Gestion  du parc  automobile ;
• Etablir périodiquement des fiches techniques par voiture et inventaire de tous les véhicules du projet ;
• Gérer la police d’assurance et renouvellement annuel des vignettes gratuites pour les véhicules du projet ;
• Suivre des visites techniques des véhicules du projet ;
• Gérer les fournitures de bureau pour le projet ;
• Gérer  des bâtiments : suivi des entretiens et maintenance des bâtiments occupés par le projet ;
• ATLAS : Etablir  des réquisitions, vendors et POs  pour les opérations du projet ;
• Exerce  d’autres fonctions selon les besoins.

Impact des résultats :

• Les résultats clés ont un impact sur les performances du bureau en matière de fourniture de services.  La fiabilité de l’information bien préparée et documentée, sa diffusion, la fourniture à temps et appropriée des services assure la satisfaction du client.  Cela renforce la crédibilité du PNUD comme étant une organisation efficace et efficiente dans le domaine de fourniture de services.

Competencies

Compétences Générales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Compétences Fonctionnelles:

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel,…) ;
• Aptitudes à maintenir les équipements et matériel de bureau en état de fonctionnement permanent ;
• Connaissance des procédures d’archivages et de documentation ;
• Bonnes capacités en communication ;
• Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
• Bonnes capacités relationnelles ;
• Connaissance des procédures de gestion du PNUD serait un atout.

Required Skills and Experience

Education :

• Diplôme d'études secondaires (baccalauréat) avec une formation supplémentaire en Administration ou domaine similaire ;

Expérience :

• Au moins 5 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration ;

Langues requises :

• Une excellente maîtrise de la langue française;
• Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage.