Background

Contexte Général :

Le Gouvernement du Sénégal a approuvé un important programme d’urgence pour le développement communautaire visant à contribuer à l’amélioration de l’accès des populations rurales aux services sociaux de base à travers la mise en place d’infrastructures socio-économiques.  L’objectif de ce programme est d’améliorer significativement les conditions de vie des populations et de favoriser l’implication des acteurs locaux dans le développement économique et social de leur localité.  C’est dans cette perspective et dans le but de satisfaire la demande sociale croissante que le Gouvernement du Sénégal, avec l’appui technique du PNUD, a décidé d’élaborer et mettre en œuvre le présent Programme d’urgence de développement communautaire (PUDC). Structuré en quatre  composantes, à savoir : (i) le développement d’infrastructures socio-économiques de base; (ii) le renforcement des capacités des acteurs institutionnels et communautaires; (iii) le développement de l’entreprenariat rural; et (iv) le développement d’un système d’information géo-référencé de suivi.

Contexte Organisationnel :

Sous la direction et la supervision directe du Chef de l’Unité Opérations du projet, l’Assistant appuie la gestion générale et le contrôle des biens du projet. Il/Elle gère les inventaires en s’assurant qu’ils soient mis à jour périodiquement.

 L’Assistant travaille en étroite collaboration avec l’Unité des Opérations du PNUD et toutes les équipes de projet.

Duties and Responsibilities

• Veiller à ce que la gestion administrative des inventaires soient assure en conformité avec les règlements, politiques, procédures et politiques du PNUD ;
• Contribuer aux processus de la préparation et de la mise en œuvre des procédures opérationnelles internes (SOPs) du bureau ;
• Assurer l’exécution et la mise à jour des plans d’achats en rapport avec toutes les équipes du projet ;
• Réceptionner, inspecter et vérifier tous les équipements, meubles, fournitures du projet nouvellement achetés et organiser la livraison aux utilisateurs ;
• Identifier tous les meubles et équipements dès réception au bureau. Mettre à jour la liste des inventaires et suivre les mouvements des biens ;
• Saisir toutes les informations nécessaires sur des biens dans ATLAS ;
• “”Capitaliser” les biens en conformité avec les politiques du PNUD régissant la catégorisation, la durée de vie estimative et les éléments du coût des biens ;
• Utiliser la module Gestion des Biens dans ATLAS conformément aux profiles CAP et NONCAP afin de “capitaliser” la gestion des biens pour déclencher la dépréciation en conformité avec les politiques de IPSAS ;
• Prendre en charge la gestion de la cession des biens physiques. Contribuer à la préparation de la documentation pour soumission au Comité Local des Achats et des Contrats (CAP), suivre toute demande de cession de bien et saisir les données dans ATLAS ;
• Appuyer l’exercice annuel de vérification des biens physiques en s’assurant de la fiabilité des fiches et de la localisation des biens;
• Préparer les rapports des inventaires du projet ;
• Tenir et maintenir un système de classement efficient en s’assurant de la sécurité et confidentialité des matériels ;
• Assurer la fonction de “buyer” dans ATLAS ;
• Préparer des rapports et tableaux statistiques sur les biens du projet ;
• Suivre les échéances, les engagements et les actions prises et coordonner la collecte et la soumission des rapports au bureau du PNUD ;
• Participer à la préparation du budget du projet ;
• Analyser les rapports standards d’ATLAS en matière d’achats pour un meilleur suivi des actions et corrections éventuelles ;
• Appuyer les efforts du bureau dans la formation de staff impliqué dans les inventaires physiques.

Impact des résultats :

• Les résultats clés ont un impact sur efficacité de l’Unité et du projet. La saisie des données fiables, la présentation des informations et une approche axée sur le client renforce la capacité du PNUD dans la gestion des biens.

Competencies

Compétences Générales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Compétences Fonctionnelles:

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel,…) ;
• Connaissance des procédures d’archivages et de documentation des pièces comptables ;
• Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
• Bonnes capacités relationnelles ;
• Connaissance des procédures de gestion du PNUD serait un atout.

Required Skills and Experience

Education :

• Diplôme d'études secondaires (baccalauréat) avec une formation professionnelle et spécialisée en Finances, Comptabilité ou domaine équivalent.

Expérience :

• Au moins 5 ans d’expérience pertinente de service d’appui à l’Administration et au programme.

Langues requises :

• Une excellente maîtrise de la langue française;
• Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage.