Background

Contexte Général :

Le Gouvernement du Sénégal a approuvé un important programme d’urgence pour le développement communautaire visant à contribuer à l’amélioration de l’accès des populations rurales aux services sociaux de base à travers la mise en place d’infrastructures socio-économiques.  L’objectif de ce programme est d’améliorer significativement les conditions de vie des populations et de favoriser l’implication des acteurs locaux dans le développement économique et social de leur localité.  C’est dans cette perspective et dans le but de satisfaire la demande sociale croissante que le Gouvernement du Sénégal, avec l’appui technique du PNUD, a décidé d’élaborer et mettre en œuvre le présent Programme d’urgence de développement communautaire (PUDC). Structuré en quatre  composantes, à savoir : (i) le développement d’infrastructures socio-économiques de base; (ii) le renforcement des capacités des acteurs institutionnels et communautaires; (iii) le développement de l’entreprenariat rural; et (iv) le développement d’un système d’information géo-référencé de suivi.

Contexte Organisationnel :

Sous la direction et la supervision du VNU Spécialiste en Développement Communautaire, l’Assistant administratif est en charge de la gestion administrative et financière des activités du projet dans sa zone d’intervention. Il/elle assiste dans l’ensemble des tâches nécessaires à la mise en œuvre des activités.

Duties and Responsibilities

Les tâches principales du poste :

• S’assurer de la rédaction et la saisie informatique des correspondances ;
• Se charger de l’enregistrement, du traitement et de la ventilation du courrier ;
• S’assurer de la gestion de l’information et de la communication, du classement et de l’archivage  des documents ;
• Tenir et actualiser un bon système de classement de tous les documents administratifs ;
• Se charger de l’accueil, et de l’orientation des visiteurs, de l’organisation des rendez-vous des membres de l’équipe de projet, de l’organisation des voyages de l’équipe, des réunions et rencontres de travail ;
• Participer et assister au processus de recrutement ;
• Participer au processus d’acquisition de biens et services ;
• Assurer le suivi et l’exécution des dossiers d’appel d’offres ;
• Assurer la gestion des biens/immobilisations du projet ;
• Appuyer dans l’établissement et la rédaction des listes de bénéficiaires et listes des infrastructures par composante ainsi que les listes et documentation des différents groupes de travail ;
• Appuyer dans la préparation, mise en œuvre, suivi et la documentation des ateliers dans le cadre du projet ;
• Appuyer dans le paiement des bénéficiaires du projet ;
• La préparation et le suivi des missions dans le cadre du projet ;
• Assurer l’application des procédures administratives et financières du PNUD ;
• Préparer et suivre les règlements : fournisseurs, indemnités, et autres frais du personnel, consultant et autre prestataire ;
• Appuyer l’exécution des différents contrats : prestations de services, assurances véhicules, contrats d’entretien etc ;
• Assurer la gestion des Assets/immobilisations du projet  (fournitures, matériel) et veiller à leur bonne utilisation ;
• Assurer la préparation et le suivi financier des ateliers, séminaires et forums dans le cadre du projet ;
• Traiter les demandes d'approvisionnement du bureau ;
• Assurer la reproduction et reliure des documents administratifs du projet ;
• Assurer l’établissement des comptes rendus des réunions ;
• L’exécuter à la demande du projet de toute tâche en rapport avec sa mission ;
• Appuyer le Chef de Projet dans l’élaboration des rapports dus au bailleur ;
• Exécuter toutes autres tâches selon les instructions du Chef de Projet.

Les exigences générales du poste :

S’assurer, dans les limites de son domaine de compétence, que le projet est mis en œuvre sur le plan administratif et financier conformément au document de projet  et en conformité avec les règles et procédures PUND.

Competencies

Compétences Générales :

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Compétences Fonctionnelles:

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel,…) ;
• Aptitudes à maintenir les équipements et matériel de bureau en état de fonctionnement permanent ;
• Bonne tenue des archives du projet ;
• Bonne capacité de communication ;
• Capacités à travailler dans des milieux multiculturels.
• Bonnes capacités relationnelles ;
• Connaissance des procédures de gestion du PNUD serait un atout.

Required Skills and Experience

Education :

• Diplôme d’études secondaires (baccalauréat) avec une formation supplémentaire en Administration ou domaine similaire;
• L’équivalence d’un Master en Administration/Gestion financière/Ressources Humaines serait un atout.

Expérience :

• Au minimum 5 années d’expérience professionnelle dans la gestion administrative et financière ou la gestion des Ressources Humaines ;
• Expérience dans la gestion des projets de développement.

Langues requises :

• Une excellente maîtrise de la langue française;
• Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage.