Background

Contexte Général :

Le Gouvernement du Sénégal a approuvé un important programme d’urgence pour le développement communautaire visant à contribuer à l’amélioration de l’accès des populations rurales aux services sociaux de base à travers la mise en place d’infrastructures socio-économiques.  L’objectif de ce programme est d’améliorer significativement les conditions de vie des populations et de favoriser l’implication des acteurs locaux dans le développement économique et social de leur localité.  C’est dans cette perspective et dans le but de satisfaire la demande sociale croissante que le Gouvernement du Sénégal, avec l’appui technique du PNUD, a décidé d’élaborer et mettre en œuvre le présent Programme d’urgence de développement communautaire (PUDC). Structuré en quatre  composantes, à savoir : (i) le développement d’infrastructures socio-économiques de base; (ii) le renforcement des capacités des acteurs institutionnels et communautaires; (iii) le développement de l’entreprenariat rural; et (iv) le développement d’un système d’information géo-référencé de suivi.

Contexte Organisationnel :

Sous la direction et la supervision directe du Chef de l’Unité Opérations du projet, l’Assistant gère le courrier « Arrivée » et « Départ» du projet,  organise l’archivage des documents un système efficace des dossiers.

L’Assistant travaille en étroite collaboration  avec les unités Opérations, programme et le personnel du projet du bureau de terrain et du siège.

Duties and Responsibilities

• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignement courantes ;
• Tenir à jour un registre de correspondance pour les courriers et circulaires (internes et externes) ;
• Etablir et maintenir un système de classement du projet en conformité avec le système de classement déjà en place et assurer la mise à jour périodique de la liste des dossiers du bureau.  Créer de nouvelles rubriques de classement si nécessaire.  Répondre à toute question relative aux classements, correspondances et références de documents ;
• Assurer l’archivage des vieux dossiers conformément aux systèmes d’archivage du bureau ainsi que le classement des circulaires internes. Rechercher les références de documents de base à partir des renseignements (à la demande) ;
• Préparer les correspondances relatives aux activités du service d’enregistrement.  Assurer le suivi des abonnements.
• S’assurer que les équipements soient bien fermés/éteints à la fermeture du bureau ;
• Prendre des messages pour le personnel du projet pendant leurs absences et les transmettre aux intéressés ;
• Réceptionner et transmettre du courrier officiel au responsable du Registry, pour les courriers personnels, les transmettre aux intéressés.

Impact des résultats :

Les résultats clés ont un impact  sur le l’image du bureau dans la mesure où un mauvais accueil pourrait ternir à l’image du bureau.

Competencies

Compétences Générales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge

Compétences Fonctionnelles:

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel,…) ;
• Aptitudes à maintenir les équipements et matériel de bureau en état de fonctionnement permanent ;
• Connaissance en procédure d'archivage et de documentation  ;
• Excellentes qualités de communication ;
• Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
• Bonnes capacités relationnelles ;
• Connaissance des procédures de gestion du PNUD serait un atout.

Required Skills and Experience

Education :

• Diplôme d’études secondaires (baccalauréat) avec une formation supplémentaire en Administration ou domaine équivalent ;

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience en administration ou en qualité d’employé de bureau dont une partie dans l’enregistrement.

Langues requises :

• Une excellente maîtrise de la langue française;
• Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage.