Background

Sous la direction et la supervision directe du Directeur des opérations ou Analyste des achats, l’Associé(e) aux achats exerce son leadership dans l’exécution des services d’approvisionnement au Bureau pays (BP), en assurant leur efficacité, la transparence et l’intégrité des processus. L’Associé(e) aux achats encourage une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’Unité des achats.

Duties and Responsibilities

L’Associé(e) aux Achats supervise et dirige le personnel d’appui de l’Unité des achats. L’Associé(e) aux achats travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets du bureau pays et du Siège du PNUD, tel que requis pour résoudre les questions complexes relatives aux achats et pour l’échange d’information.

Fonctions / principaux résultats attendus:

Résumé des principales fonctions

• Administration et mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• Organisation des processus d’achats;
• Mise en œuvre de la stratégie de sélection des fournisseurs et des outils d’achats en ligne;
• Contrôle des avoirs des BP;
• Organisation des services logistiques;
• Facilitation du renforcement des connaissances et du transfert d’expertise.

Veille à ce que l’administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles soient axées sur l’atteinte des résultats ci-après:

• Pleine conformité des activités d’achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies des NU/PNUD ; la mise en œuvre du contrôle interne efficace, le bon fonctionnement d’un système de gestion des achats axé sur le client;
• Cartographie des procédés administratifs du BP et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standards (POS) dans les passations des marchés et la logistique, le contrôle des flux de travail dans l’Unité des achats;
• Elaboration de propositions et mise en œuvre de stratégies de réduction des coûts et d’économie, en consultation avec la Direction;
• Fourniture d’informations documentées pour la formulation et la mise en œuvre de la stratégie de marché et les achats stratégiques dans le BP, y compris les processus et l’évaluation des appels d’offres, la gestion du contrat et du fournisseur, les considérations juridiques et les conditions de paiement, la stratégie de sélection et d’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, l’introduction de système d’achats en ligne.

Organisation des processus de passation des marchés pour le BP, la plateforme du Centre régional et les projets NEX/DEX si nécessaire, et sur demande d’autres agences concernées par l’atteinte des résultats suivants:

• Préparation des plans d’achat pour le bureau, la plateforme et les projets et le suivi de leur mise en œuvre;
• Organisation des processus d’achat, y compris la préparation et la conduite des demandes de cotation, des appels d’offres (AO);ou des demandes de proposition (DDP), la réception des cotations, des soumissions ou propositions de prix, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats totalement conformes aux lois et règlements du PNUD;
• Préparation des bons de commande et des contrats aussi bien dans Atlas qu’en dehors d’Atlas, préparation des bons de commande périodiques dans le cadre des contrats de service, création de dossiers de fournisseurs dans Atlas. Création de profil d’acheteurs dans Atlas;
• Examen des processus de passation des marchés menées par les projets ; soumissions au Comité des contrats, des actifs et des achats (CAP) et au Comité consultatif sur les marchés (ACP);
• Mise en œuvre du système de contrôle interne qui veille à ce que les bons de commande soient dûment préparés et transmis;
• Prise de mesures correctives opportunes sur les bons de commande, vérifier les erreurs de budget et d’autres problèmes;
• Présentation d’informations documentées sur les achats dans le BP et pour la plateforme;
• Préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services d’achat fournis par le PNUD à d’autres agences;
• Organisation des processus d’achat conjoints pour les agences des Nations Unies, conformément à la réforme des Nations Unies.

Les Assistant ???ou associés ??? aux achats sont chargés de la préparation des bons de commande et des contrats aussi bien dans Atlas qu’en dehors d’Atlas, ainsi que de la création de formulaires pour les fournisseurs dans les bureaux petits, moyens ou grands. Les assistants aux ressources humaines sont chargés de la préparation des bons de commande périodiques pour les services de passation des marchés dans les bureaux moyens et grands. Les administrateurs de service des Centres de service et les Assistants aux achats des bureaux de projet peuvent préparer les bons de commande et les contrats aussi bien dans Atlas qu’en dehors d’Atlas, dans les grands bureaux avec des centres de service ou des bureaux de projet.

Veille à ce que la mise en œuvre de la stratégie de sélection des fournisseurs et les outils d’achat en ligne soient axés sur l’atteinte des résultats suivants:

• Développement et mise à jour des listes de fournisseurs, sélection et évaluation des fournisseurs;
• S’assure que les différents outils de mesure de la performance des acheteurs en ligne (dashboards Atlas, IPSAS et autres querys) sont toujours tenus de manière rigoureuse et conformément aux procédures.

 Assure un contrôle adéquat des actifs du BP en insistant sur l’atteinte des résultats suivants:

• Préparation des rapports d’inventaire;
• Mise en œuvre de l’inventaire physique du BP et des projets.

Si il y a risque de conflits d’intérêt, l’inventaire physique peut être effectué par un autre membre du personnel, par ex. un membre du personnel des finances.

Assure l’organisation des services logistiques en insistant sur l’atteinte des résultats suivants:

• Organisation des voyages, y compris l’achat des billets d’avion, le calcul des indemnités journalières de subsistance, la préparation des bons d’achat, les dispositions à prendre pour les expéditions ; l’entretien des véhicules ; les dispositions à prendre pour la tenue des conférences;
• Procède, en temps opportun, au paiement des indemnités journalières de subsistance, aux enquêtes sur les Agences de voyage, à l’entretien des véhicules, aux réservations d’hôtels et salles de conférence.

Assurer la facilitation du renforcement et du partage des connaissances dans le Bureau de pays en insistant sur l’atteinte des résultats ci-après:

• Organisation de formations en matière d’achats à l’intention du personnel des opérations/projets;
• Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière d’achat;
• Contributions saines aux réseaux des connaissances et réseaux d’échange de pratiques.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du BP et de la plateforme du Bureau régional  dans les achats et le succès dans la mise en œuvre de stratégies opérationnelles.  Une analyse précise et une présentation des informations, des processus de passation des marchés transparents et bien organisés, garantissent la satisfaction du client et l’exécution, dans des délais raisonnables, des programmes / projets du PNUD.  Les informations fournies facilitent la prise de décision de la Direction.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

Renforcement des Partenariats stratégiques

Conservations des informations et bases de données

• Analyse des informations générales et sélection de documents à l’appui des initiatives de renforcement de partenariat.

Promotion de l’apprentissage organisationnel et du partage des connaissances:

Analyse et recherche fondamentale:

• Recherche de meilleures pratiques et proposition de nouveaux modes de fonctionnement plus efficaces;
• Documents de stratégies novatrices et nouvelles approches.

Connaissances professionnelles / expertise technique:

Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

• Comprendre les principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste;
• Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les appliquer de façon cohérente dans l’exécution de ses tâches professionnelles;
• Identifier de nouvelles et meilleures approches aux méthodes de travail et les intégrer dans son propre travail;
• S’efforcer de mettre à jour les connaissances du travail à l’aide de programmes de perfectionnement personnel et d’autres moyens d’apprentissage;
• Avoir une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans le cadre de l’exécution des tâches qui lui sont assignées.

Promotion du changement et du développement au sein de l’organisation:

Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel

• Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel et de développement au sein et en dehors du système des NU;
• Aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre de Systèmes de Gestion:

Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utiliser les informations/bases de données/autres systèmes de gestion;
• Contribuer au développement de composantes de système simples;
• Faire des recommandations relatives aux méthodes de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation du Client:

Entretenir des bonnes relations avec la clientèle

• Rendre compte aux clients internes et externes en temps utiles et de manière appropriées;
• Organiser et prioriser le programme de travail pour tenir compte des besoins des clients et des échéances;
• Etablir et entretenir des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
• épondre rapidement aux besoins des clients.

Promotion de la responsabilité et de la gestion axée sur les résultats:
Collecte et diffusion d’information

• Collecter et diffuser les données sur les bonnes pratiques en matière de responsabilité et de systèmes de gestion axés sur les résultats;
• Préparer des contributions opportunes aux rapports.

Compétences Fondamentales:

• Promotion et protection de l’éthique et de l’intégrité;
• Faire preuve de connaissances et de jugement éclairé;
• Perfectionnement personnel, esprit d’initiative;
• Avoir un esprit d’équipe et agir en bon membre d’équipe en facilitant le travail d’équipe;
• Faciliter et encourager une communication transparente au sein de l’équipe grâce à une communication effective;
• Créer des synergies grâce à une bonne maîtrise de soi;
• Savoir gérer les conflits;
• Apprendre et diffuser des connaissances et encourager l’apprentissage des autres. Il incombe à  tout membre du personnel d’assurer la promotion de l’apprentissage/la gestion des connaissances. Prise de décisions éclairées et transparentes;
• Prise de décisions éclairées et transparentes.

Required Skills and Experience

Education:

• Avoir terminé les études secondaires avec un diplôme spécialisé en logistique ou dans un domaine similaire;
• Un diplôme universitaire en administration sera considéré comme un avantage, mais ce n'est pas une exigence.

Expérience:

• 7 ans d’expérience pertinente en administration au niveau national ou international;
• Expérience dans l’utilisation de l'ordinateur et des progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissances avérées des systèmes de passation des marchés automatisés, et bonne connaissances des systèmes de gestion en ligne.

Exigences linguistiques:

• Bonne maîtrise du Français et de l'Anglais; et
• Se la langue nationale du lieu d’affectation.