Background

ONU FEMMES est l’Entité des Nations-Unies en charge de l’autonomisation de la femme et de l’égalité des sexes. Elle a été créée en  juillet 2010 par  l’Assemblée Générale des Nations.  ONUFEMMES coordonne les efforts du Système des Nations-Unies pour la mise en œuvre des engagements pris en matière de genre à travers le monde. ONUFEMMES œuvre, entre autres, pour: l’élimination de toute forme de discrimination à l’encontre des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes  et l’égalité entre hommes et femmes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Le Bureau de l’ONU FEMMES au Burundi s’est toujours investi à appuyer le pays dans les questions d’égalité de genre, des droits humains des femmes et de leur autonomisation. Pour ce faire, le bureau a formulé son Plan Stratégique (2014-2016) qui se focalise sur les axes suivants, dans un environnement post conflit et de consolidation de la paix : (i) Leadership et Participation, Paix & Sécurité (ii) Autonomisation économique des femmes, (iii) Intégration du genre dans les lois et les politiques, (iv) Lutte contre les violences sexuelles et basées sur le genre.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ce Plan stratégique, spécialement le plan de travail annuel 2015, ONUFEMMES voudrait recruter un(e) Assistant(e) Administratif (ve) et  Financier(e)  pour une période de 1 an, pour appuyer l’unité des opérations.

Sous la supervision directe de l’Associée aux Finances et en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe, l’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) fournit les services administratifs et financiers en articulant sur la qualité et la consistance du travail effectué, dans le strict respect des règles et procédures administratives et financières d’ONU FEMMES.

L’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) travaille en étroite collaboration avec l’équipe des opérations et du programme d’ONU FEMMES, les autres Agences du système des Nations Unies, les partenaires d’ONU FEMMES tant du Gouvernement que de la société civile, les services étatiques et privés en vue d’échanger des informations pertinentes à l’exécution de ses tâches.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales :

• Appuyer la Mise en œuvre des stratégies opérationnelles, le suivi et l’application des procédures et réglementations financières d’ONU FEMMES ;
• Participer à la formulation et le suivi des budgets du programme-pays et des projets ;
• Comptabilisation des actifs du Bureau dans Atlas, dans le respect des instructions en la matière ;
• Assurer la qualité, la rigueur et la transparence dans la gestion des ressources du bureau, en conformité avec les règles et procédures d’ONU FEMMES ;
• Appuyer la mise en œuvre activités administratives, logistiques et protocolaires du bureau ;
• Assurer l’existence d’un environnement de travail efficace, particulièrement en matière des technologies de l’information et de communication.

Dans ce cadre, le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

• S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation d’ONU FEMMES ;
• Participer à la mise en place d’un cadre de contrôle interne efficace ;
• Préparer les demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des Projets, assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ;
• S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques: préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ;
• Préparer les demandes de remboursement de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et en faire le suivi pour obtenir le remboursement dans les délais ;
• S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
• Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués ;
• Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ;
• S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Lettres de commande et aux contrats ;
• Appuyer dans la vérification des rapports financiers soumis par les partenaires de mise en œuvre, en faire une analyse et formuler des recommandations ;
• Collecter les données détaillées et présenter des informations pertinentes en vue de l’élaboration des budgets en s’assurant de la conformité aux objectifs du Programme ;
• Assurer le contact entre le bureau et ses partenaires externes, pour tous les aspects protocolaire et de relations publiques ;
• Classer et archiver les documents stratégiques du bureau ;
• S’assurer que les équipements du bureau sont maintenus dans un très bon état de fonctionnement, et proposer des solutions aux problèmes rencontrés ;
• Appuyer dans la gestion des actifs du bureau conformément aux standards de l’organisation ;
• S’assurer que le bureau réponde aux exigences de sécurité, conformément aux normes et instructions en la matière ; 
• Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau de pays d’ONU FEMMES Burundi dans la gestion des ressources financières et un succès dans la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau et d’ONU FEMMES en général. Une présentation et une analyse précise  de l’information financière renforce la crédibilité d’ONU FEMMES en matière d’utilisation des ressources et de bonne gestion financières.  L’information fournie facilite la prise de décision en matière de gestion programmatique, administrative et financière.

Competencies

Compétences générales :

• Manifeste son engagement envers la mission, la vision et les valeurs d’ONU FEMMES ;
• Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité indépendamment de la  culture des individus, de leur sexe, de leur religion, de leur race, de leur nationalité et de leur âge.

Compétences fonctionnelles
Gestion des connaissances et apprentissage

• Partage des connaissances et d'expérience ;
• Appui activement l’apprentissage continu du personnel et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique et applique les compétences nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle

• Capacité de faire l’analyse des besoins et fournir des paramètres à l’appui des processus financiers et administratifs dans le bureau pays. Aptitude à formuler et gérer des budgets, les contributions et investissements et les transactions et à effectuer une analyse financière, un rapport financier et de recouvrement des coûts ;
• Bonne connaissance de la comptabilité et des systèmes comptables, des règles et règlements financiers ;
• Compétences sérieuses en informatique.

Supervision et autogestion

• Donne la priorité au résultat pour le client et réagit positivement aux commentaires ;
• Accomplit son travail de manière régulière et  avec  zèle tout en adoptant une  attitude positive et constructive ;
• Demeure calme, maître de soi et garde une bonne humeur même sous pression.

Communication :

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique :

• Bonne maîtrise de l’outil informatique.

Travail en groupe :

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Required Skills and Experience

Education :

• Diplôme de niveau A1 (Bac+2) en Gestion et Administration, Finances, Comptabilité, Commerce ou tout autre domaine apparenté.
• La détention d’une licence dans ces mêmes domaines constitue un atout.

Expérience :

• Un minimum de 5 ans d’expérience en administration et finances ou dans le domaine de gestion des programmes sont requis ;
• Expérience pertinente dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.),
• Une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ;
• Une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, la connaissance de PeopleSoft (Atlas) serait un atout;
• Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain;

Langues :

• Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable.
• Une connaissance pratique de l’Anglais.

Note :

• Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise;
• Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.