Background

Le Projet d’appui à la gestion du développement et de l’aide constitue le premier volet du Programme d’Appui Institutionnel – phase 2 (PAI-2), financé par la Commission Européenne pour répondre à la problématique de la planification du développement et de la gestion de l’aide.

Le Projet PAI 2 est structuré en quatre composantes:

• Pilotage et suivi-évaluation du DSRP II;
• Nouveaux cadres de planification, de programmation et de gestion des investissements publics;
• Développement organisationnel et stratégique du MPDAT;
• Coordination de la gestion et de la mobilisation de l’aide.

Au niveau de la composante 1: « Pilotage et suivi-évaluation de la SCAPE », il s’agit de renforcer les capacités institutionnelles afin d’assurer une pleine opérationnalisation du DIPD en particulier, le Secrétariat Technique du DSRP (ST/DSRP) ainsi que des comités sectoriels et leurs propres secrétariats techniques. 

L’enjeu consiste à avoir dans un délai de deux ans maximum: 

• Des structures stabilisées avec une pleine participation des acteurs concernés et les capacités minimales nécessaires;
• Des échanges d’informations planifiés, clairement définis, fluides et à périodicité rapprochée;
• Une supervision efficace au niveau central (feuilles de routes globales pour les différents processus, planning des réunions, obtention des produits à temps, etc.) et un contrôle de qualité. 

Etat de mise en œuvre et justification de la mission : 

Dans le cadre de l’exécution de cette composante en 2013, un plan et des outils de suivi-évaluation de la SCAPE ont été élaborés et validés avec la participation de tous les acteurs. Une série de formations d’appropriation a été ensuite réalisée au profit des cadres du ST-DSRP et des membres des secrétariats techniques des comités sectoriels. Aussi, une feuille de route a-t-elle été élaborée de concert avec ces acteurs pour l’opérationnalisation du plan et des outils de suivi-évaluation de la SCAPE. 

L’opérationnalisation de la feuille de route et ainsi du plan et outils de suivi-évaluation de la SCAPE a commencé en 2014 avec l’animation des organes du DIPD en particulier celle des comités sectoriels. Ainsi, chaque comité sectoriel a tenu en moyenne quatre sessions en 2014. Les premières sessions  ont été consacrées à la validation des agendas de travail et outils de programmation opérationnelle (PTBA et TBAI). Les deuxièmes sessions ont permis de valider les matrices de recommandations sectorielles émanant du bilan de la mise en œuvre de la SCAPE au niveau sectoriel et aussi de valider les PAP sectoriels actualisés. Les rapports semestriels ministériels de suivi ont été validés lors des troisièmes sessions des comités sectoriels et enfin les comités sectoriels se sont réunis une quatrième fois en 2014 pour discuter sur leurs cadres de partenariat. Afin  d’outiller les membres des secrétariats techniques des comités sectoriels sur les principaux produits qu’ils doivent préparer avant la tenue des sessions de comités sectoriels,  des formations ont été organisées à leur endroit sur l’élaboration des outils de programmation opérationnelle, le monitoring axé sur les résultats, l’élaboration des rapports de suivi et de performance, l’organisation des revues.

Globalement, force est de constater un regain de dynamisme dans l’animation du DIPD en général et des comités sectoriels en particulier. Cependant, la tenue des sessions des comités sectoriels en 2014 a toujours été impulsée par le secrétariat technique du ST-DSRP qui a bénéficié depuis février 2014, grâce au financement de la composante 1 du volet 1 du PAI-2 d’un consultant national qui appui d’une part les secrétariats techniques des comités sectoriels à veiller au suivi dans les ministères et à programmer les sessions des comités sectoriels conformément à leur agenda et d’autre part au renforcement de leurs capacités pour la production des documents à examiner lors des sessions. Ce consultant a aussi appuyé le ST-DSRP à préparer les sessions du comité Etat-donateur (CED) et du conseil national de pilotage des politiques de développement (CNPPD). 

Afin de renforcer davantage les capacités non seulement des secrétariats techniques des comités sectoriels mais aussi celles des chargés de programme du ST-DSRP et aussi de pérenniser les acquis concernant l’animation des organes du DIPD en général et des comités sectoriels en particulier, l’appui d’un consultant national sur les six prochains mois s’avère indispensable. Ce dernier veillera au quotidien au bon fonctionnement des comités sectoriels et contribuera, dans les volets qui le concernent, à l’exécution du plan de travail annuel de la composante 1 du volet 1 du PAI2.

Le consultant national sera périodiquement évalué dans le cadre de son travail. A cet effet, il produira  un rapport sur les activités réalisées et sur le progrès de son travail qui sera soumis au Secrétaire Technique du DSRP qui l’approuvera et le transmettra au chef d’équipe du Volet 1 du PAI-2 et au PNUD.

Duties and Responsibilities

Objectif de la mission

• Appuyer le fonctionnement du ST-DSRP et des comités sectoriels;
• Contribuer à l’animation du DIPD suivant les mécanismes retenus dans le cadre du plan de suivi-évaluation de la SCAPE;
• Contribuer au renforcement des capacités des secrétariats techniques des comités sectoriels et des chargés de programme du ST-DSRP;
• Appuyer les secrétariats techniques des comités sectoriels à la préparation et à l’affinement des documents à examiner lors des sessions des comités sectoriels;
• Contribuer à la préparation et à la tenue des sessions des comités sectoriels;
• Contribuer à l’élaboration du rapport bilan de 2014 de la SCAPE;
• Contribuer à la préparation et la tenue des revues sectorielles et  de la revue annuelle conjointe de la SCAPE;
• Effectuer toute autre tâche dans le domaine de ses compétences qui lui sera confiée.

Résultats attendus

• Les secrétariats techniques des comités sectoriels sont appuyés dans l’élaboration et l’affinement des documents à examiner en session;
• Le ST-DSRP est appuyé dans la préparation des sessions des comités sectoriels (CS), du Comité Etat-Donateurs (CED), et du Conseil National de Pilotage des Politiques de Développement (CNPP) qui sont des organes du DIPD ;
• Les réunions préparations des sessions des comités sectoriels sont régulièrement tenues;
• Les fiches de synthèse pour la présentation des thèmes à examiner en sessions du CED sont réalisées;
• Des rapports mensuels d’activités sont produits.

Competencies

Valeurs intrinsèques :

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU ;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD ;
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité ;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives;
• Capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à orienter, mobiliser et guider des acteurs vers la réalisation d’objectifs clairs et partagés ;
• Gérer des conflits, persuader et convaincre ;
• Proactivité. 

Planification et organisation:

• Capacité à planifier et organiser son travail Communication;
• Très bonnes capacités rédactionnelles et à s’exprimer de façon claire et concise.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook).

Travail en groupe:

Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Qualifications académiques:

• Diplôme de BAC+5 au moins en statistiques, planification ou tout autre domaine assimilé.

Expérience professionnelle:

• Avoir au moins 5 années d'expérience pertinente dans la planification, le suivi-évaluation des politiques de développement;
• Expérience dans la mise en place et le fonctionnement du système de suivi-évaluation de la SCAPE;
• Bonne connaissance du Dispositif Institutionnel de coordination, de suivi et de l'évaluation des Politiques de Développement au Togo;
• Avoir une bonne connaissance de la Stratégie de Croissance Accélérée et de la Promotion de l'Emploi;
• Avoir une bonne connaissance du plan et outils de suivi-évaluation de la SCAPE;
• Expérience pertinente de travail dans une structure en charge des cadres stratégiques de lutte contre la pauvreté.

Langue:

• Maîtrise du Français.

Documents  à inclure dans la soumission de la proposition:

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants :

Une Proposition Technique : (enveloppe/Fichier N°1)

Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature 
Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée.

CV incluant :  

•  L'expérience acquise dans des projets similaires
• Au moins 3 références.

P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/undptogo/download/P11_Personal_history_form-fr.docx )

Une Proposition Financière : Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en F CFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (si applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et déterminée comme suit:

• Conforme/éligible/acceptable; et
• Ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération : la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante :

• Poids/Valeur maximal de l’offre technique : 70%
• Poids/Valeur maximal de l’offre financière : 30%

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Chaque offre financière (F) recevra une note financière (NF) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : [30 Points] x [prix le plus bas F CFA] / [prix en F CFA offert par un autre cabinet] = points attribués au prix de l’autre soumissionnaire. Les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées pour aboutir à une note globale (NG).

L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.

Principaux critères de sélection:

Eligibilité pour l'évalution technique (Oui/Non)

• Diplôme de BAC+5 au moins en statistiques, planification ou tout autre domaine assimilé ;
• Avoir au moins 5 années d'expérience pertinente dans la planification, le suivi-évaluation des politiques de développement

Notation de l'offre technique (70 points)

• Expérience pertinente de travail dans une structure en charge des cadres stratégiques de lutte contre la pauvreté (15 points);
• Connaissance du dispositif Institutionnel de coordination, de suivi et de l'évaluation des Politiques de Développement au Togo (10 points);
• Expérience avérée dans la mise en place et le fonctionnement du système de suivi-évaluation de la SCAPE (15 points);
• Niveau de compréhension par le consultant de la   mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 pts).