Background

La stratégie du PNUD d’appui au cycle électoral se situe dans le contexte global des Nations Unies et la communauté internationale en matière de Gouvernance Démocratique. Elle vise en particulier à appuyer les institutions nationales, à développer leur capacité de gestion et organisationnelle des cycles électoraux en s’alignant sur les normes de qualité internationalement reconnues et afin d’aider les citoyens haïtiens à exercer leurs droits et à s’acquitter de leurs devoirs civiques pour le choix de leurs représentants.

Cette stratégie vise également à appuyer le Conseil Électoral (CEP), l’Office National d’Identification (ONI) et d’autres institutions dans la conduite d’élections, et ce dans les meilleures conditions en tenant compte du contexte national. Elle est fondée sur les avantages comparatifs en termes d'expertise technique et l'impartialité des Nations Unies et des autres partenaires qui accompagneront le cycle électoral en Haïti.

Sous la direction et la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP), et en étroite collaboration avec le bureau pays du PNUD et les autres instances du PNUD et de l’ONU, le CEP et la MINUSTAH, l’Expert(e) des achats en charge de l’approvisionnement du matériel électoral devra conseiller et soutenir le projet d’appui du PNUD au processus électoral dans le développement et la mise en œuvre de procédures efficaces de passation des marchés électoraux conformément aux règles et règlements du PNUD pour l’exécution directe et les modalités « Fast Track », afin d'assurer diligemment la planification, la coordination et l'exécution des activités d'approvisionnement électorale.

L’Expert(e) des achats en charge de l’approvisionnement du matériel électoral assurera la livraison des résultats du projet avec un accent particulier sur (a) les critères de qualité et de sécurité du matériel électoral, et (b) sur le renforcement des capacités techniques institutionnels du CEP et d'autres institutions nationales pertinents afin de mieux gérer le processus électoral dans le pays.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du CTP du Projet, l’Expert(e) des achats en charge de l’approvisionnement du matériel électoral est chargé d’effectuer les fonctions suivantes:

• Fournir des orientations et des conseils au projet, au bureau de pays du PNUD et au CEP sur les politiques et stratégies d'approvisionnement, conformément aux politiques et règlements du PNUD, notamment celles liées à l'exécution directe (DEX) et les modalités « Fast Track » du PNUD;
• Développer les connaissances et le savoir-faire du CEP dans le domaine des activités d’approvisionnement durant toutes les phases du cycle électoral, ainsi que les procédures et pratiques d’approvisionnement approprié;
• Fournir des conseils au Projet Élections et au bureau pays du PNUD sur le développement de stratégies d'approvisionnement approprié pour les demandes de biens et services en fonction du calendrier électoral, ainsi que fournir des conseils sur la planification et la mise en œuvre efficace d’activités d'approvisionnement pour des événements électoraux spécifiques; 
• Formuler des solutions novatrices dans le cadre de processus d’approvisionnement électoral complexes, en tenant compte des conditions du marché et des exigences en matière de qualité et de sécurité et des échéances de production et de livraison;
• Promouvoir l'intégration des meilleures pratiques d'approvisionnement et fournir des recommandations sur les mécanismes de contrôle de qualité et de surveillance appropriées pour les activités d’approvisionnement;
• En consultation avec d'autres conseillers du PNUD, élaborer un programme de renforcement des capacités d’approvisionnement pour le personnel du CEP; dispenser une formation ad hoc sur le terrain si nécessaire;
• Aider le Projet Élections et le bureau de pays du PNUD dans le développement de spécifications techniques, lettres d'accord ou « LOAs », appels d’offres, budgétisation et évaluation du processus électoral;
• Fournir des conseils et effectuer la supervision et des activités de contrôle de qualité lors de la production, l'emballage, la livraison et le déploiement du matériel électoral, y compris lors de visites des sites de production; 
• Fournir des rapports réguliers sur les progrès et les activités selon les exigences du Projet;
• Promouvoir une approche collaborative, centrée sur le client et axée sur la qualité et les résultats;
• Effectuer toutes autres tâches nécessaires, telles qu’attribuées par le CTP et nécessaires à la bonne conduite du projet et du processus électoral.

Les résultats clés ont un impact sur l'efficience et l'efficacité globale des opérations électorales et les objectifs de développement des capacités en ce qui concerne l'utilisation des ressources nationales et internationales dans les domaines suivants:

• Conseiller l'équipe des élections, le bureau de pays du PNUD, le Conseil Électoral en matière d’approvisionnement durant le processus électoral en Haïti;
• Assurer l'approvisionnement rapide et efficace du matériel électoral et d'autres types de biens et services en vue de fournir des normes élevées de qualité, de sécurité et si possible, la réutilisabilité;
• Développer les capacités et les compétences sur les processus d’approvisionnement du CEP et le bureau de pays du PNUD en conformité avec les règles et les règlements du PNUD et en tenant compte des normes internationalement reconnues dans le domaine des élections.

Produits et résultats attendus : 

Mois 1

• Plan d’approvisionnement lié à l'exécution du basket fund révisé ; recommandations pour l’amélioration du plan fourni selon les besoins;
• Rapports mensuels d'activités;
• Feuilles de temps mensuelles.

Mois 2

• Procédures et pratiques sur la gestion du matériel électoral arrivant en Haiti élaborées; 
• Rapports mensuels d'activités;
• Feuilles de temps mensuelles.

Mois 3 

• Production et livraison au Conseil Électoral du matériel sensible et non-sensible pour la premier tour des élections Législatives et la premier tour des élections Présidentielles assurées;
• Rapports mensuels d'activités;
• Feuilles de temps mensuelles.

Mois 4 

• Production et livraison au Conseil Électoral du matériel sensible et non-sensible pour les élections Municipales et Locales assurées;
• Rapports mensuels d'activités;
• Feuilles de temps mensuelles.

Mois 5 

• Première version d’un document de procédures et pratiques d’approvisionnement liées au cycle électoral élaborée;
• Première version d’un document de stratégie / politique d’approvisionnement en tenant compte des meilleures pratiques et des recommandations effectuées dans ce domaine élaborée;
• Rapports mensuels d'activités;
• Feuilles de temps mensuelles.

Mois 6 

• Production et livraison au Conseil Électoral du matériel sensible et non-sensible pour la deuxième tour des élections Législatives assurées;
• Document de procédures et pratiques d’approvisionnement liées au cycle électoral finalisé;
• Document de stratégie / politique d’approvisionnement en tenant compte des meilleures pratiques et des recommandations effectuées dans ce domaine finalisé;
• Rapport final d'activités;
• Feuilles de temps mensuelles.

Impact des résultats:

Les résultats clés ont un impact sur l'efficacité globale des institutions liées au cycle électoral en Haïti, notamment le Conseil Électoral et l'Office National d'Identification, y compris l'amélioration des services à la clientèle et l'amélioration globale du processus électoral en Haïti. En outre, la fourniture d’un matériel électoral de qualité et la mise en place de fonctionnalités efficaces de sécurité va favoriser la confiance entre les différentes parties prenantes, notamment les partis politiques, les candidats et les électeurs.

Competencies

Compétences organisationnelles : 

• Démontre son intégrité en tenant compte des valeurs de l'ONU;
• Considère et adhère pleinement aux règles du PNUD, aux procédures et aux principes d’adoption des meilleures pratiques;
• Défend et favorise la vision, la mission et les objectifs stratégiques du système des Nations Unies;
• Fait preuve de  sensibilité et d’adaptabilité culturelle,  en respect de la question du genre et en évitant toute discrimination sur une base religieuse, ethnique ou sur l’âge;
• Traite les gens de manière équitable et sans favoritisme.

Compétences fonctionnelles :

Connaissance de travail et l’expertise technique

• Démontre une connaissance et une compréhension approfondies des principes et pratiques relatives au principe de l'égalité des sexes, à la question du genre et à l'autonomisation des femmes et des jeunes, à l'engagement des citoyens, et à la participation inclusive des groupes dits vulnérables dans les processus électoraux et politiques ;
• Possède des connaissances comparatives de l'administration électorale dans les différents pays, et est familier avec les meilleures pratiques électorales et les normes internationales régissant les processus électoraux;
• Est capable de travailler de façon autonome et de faire preuve d'initiative;
• Est capable d’établir des objectifs et des priorités et est en mesure de planifier, coordonner et suivre son propre plan de travail;
• De faire montre d’initiative et de capacité à gérer des situations politiques complexes;
• De posséder des connaissances de la gestion de projet et d'expérience pour les phases de démarrage de projet;
• Est capable de défendre et de fournir des conseils stratégiques en tenant compte du chemin critique;
• Démontre constamment une attitude positive et constructive; garde son calme dans des situations stressantes;
• Promeut le partage des connaissances et la culture d’apprentissage dans le bureau et avec les parties prenantes;
• Démontre l'engagement à mettre en œuvre l'objectif d'égalité des sexes en assurant la participation égale et pleine des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

Approche client

• Établit et maintient des partenariats productifs avec les partenaires et les acteurs du processus électoral dans son domaine d’intervention en gagnant leur confiance et leur respect;
• A une approche client et est capable de discerner les besoins et de formuler des solutions appropriées;
• Met l'accent sur l'impact et le résultat et réagit positivement aux commentaires et critiques;
• Anticipe les problèmes et identifie les opportunités.

Communication

• Clarté d’expression à l’oral et à l’écrit ;  
• Est capable de communiquer des questions techniques complexes et des idées d'une manière claire et concise;
• Capacité d’écoute et de compréhension ;
• Pose des questions pertinentes afin d’obtenir des éclaircissements et est capable d’une communication bidirectionnelle;
• Aadapte son langage, le ton, le style et la présentation en fonction du public;
• Communique avec efficacité selon les situations ;
• Démontre une aptitude à partager l'information.

Innovation conceptuelle dans la fourniture d'expertise technique

• S’emploie activement à améliorer les programmes ou services;
• Offre des options nouvelles et différentes pour résoudre les problèmes; favorise l’émergence de nouvelles idées;
• Prend des risques calculés sur des idées nouvelles et inhabituelles;
• Possède des compétences éprouvées en matière d’analyse et d'évaluation. 

Gestion et leadership 

• Oriente son action vers l’obtention de résultats;
• Démontre une capacité de résolution efficace de problèmes;
• Possède des compétences démontrées de renforcement des capacités et de facilitation;
• Approche le travail avec énergie ; fait montre d’une attitude positive et constructive;
• Peut aisément établir des relations de travail efficaces dans un environnement d'équipe multiculturelle;
• Gère efficacement les équipes et crée un environnement de travail favorable;
• Se montre flexible et réactif, avec une approche axée sur le client.

Required Skills and Experience

Education: 

• Maîtrise en administration des affaires, gestion, administration publique, politiques publiques, droit des affaires ou dans tout autre domaine connexe.

Expérience: 

• Minimum de 7 années d'expérience professionnelle  dans le domaine des achats et l’approvisionnement électorale;
• Expérience comparative de l'administration électorale, avec une expérience spécifique dans le domaine de la rédaction et suivi des contrats, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la logistique;
• Expérience avec les organismes de gestion électorale (OGE), en particulier basées sur des conseils techniques et / ou le renforcement des capacités;
• Expérience professionnelle dans des pays en transition ou en situation de post-conflit ; expérience en Haïti serait un atout;
• Expérience professionnelle avec les Nations Unies ou avec toute autre organisation internationale traitant des questions électorales.

Langue:

• Bonne capacité de communication orale et écrite en français, anglais;
• Connaissance du créole haitien et de l'espagnol, un atout.

Dossier de candidature: 

Les dossiers des candidats devraient comprendre leur CV, une proposition de la méthodologie à utiliser pour cette consultation et une offre financière.

Critères de sélection:

• Proposition technique : 70/100;
• Proposition financière : 30/100.

NB: 

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