Background

Les cliniques d’Agences des Nations Unies fonctionnent sous la supervision générale  du PNUD en ce qui concerne tous les aspects administratifs.

 La supervision technique du médecin et du personnel médical sur le terrain  aussi bien que l’évaluation de la performance technique seront réalisées par le Directeur Médical des Nations Unies ou une personne qu’il/qu’elle aura désignée, cela pour s’assurer qu’il soit octroyé au PNUD un accès  au Département du Service Médical (MSD) pour l’élaboration de son rapport d’évaluation.

L’Assistant(e) Administratif (ve) exerce ses fonctions sous l’orientation générale du Médecin Docteur et sous la supervision directe de l’infirmière de la Clinique des Agence des Nations Unies au Niger.
A ce titre elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel du PNUD et des autres agences du système des Nations Unies.

En outre,  son soutien devra être en conformité avec les standards administratifs assurant la qualité et la précision du travail suivant une approche orientée vers le client et  axée sur les résultats.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

• La mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• Support au fonctionnement efficace et efficient du secrétariat de la Clinique des Agence des Nations Unies au Niger;
• Soutien aux services administratifs et logistiques;
• Soutien à l'entretien de la Clinique et la gestion des actifs y compris les médicaments
• Support de partage au renforcement du savoir et des connaissances.

 Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• La pleine conformité des activités administratives avec les règles de l'ONU / PNUD, règlements, politiques et stratégies;
• En étroite collaboration avec les services administratifs du PNUD et des autres agences des Nations Unies ; l’Assistante administrative  travaillera dans le sens de la bonne intégration/coordination des activités de la Clinique des Nations Unies;
• Faciliter une bonne planification/gestion des activités administratives et logistiques.

Assure l'efficacité et le bon fonctionnement du secrétariat  de la Clinique, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Contacts  avec les visiteurs et le personnel, l'arrangement des rendez-vous et réunions,  le cas échéant, interprétariat,  mise au point des talking points  et rédaction des procès-verbaux des réunions;
• Renseignements généraux,  compilation et préparation des documents d'information et de matériel de présentation, des discours et des documents pour les réunions et les missions;
• Traduction des correspondances simples, en cas de besoin.

Assure le soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Soutien administratif à des conférences, des ateliers, des retraites;
• Maintenir un bon système de dépôt  des dossiers et veiller à en assurer la garde et la confidentialité;
• Extraire   et compiler les  données provenant de sources diverses;
• Assurer le suivi des délais des engagements et mesures pris.
• Gérer les stocks des intrants de la Clinique.

Le renforcement des connaissances,  soutien et  partage de connaissances, en se focalisant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Participation à la formation du personnel de l'administration;
• Contributions aux réseaux de connaissances et de communautés des pratiques.

Résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité de la Clinique des Nations Unies au Niger.

Competencies

Compétences Fondamentales

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles

Gestion des connaissances et apprentissage:

• Travaille activement à l'apprentissage personnel continu et au développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises.

Le développement et l'efficacité opérationnelle

• Capacité à exécuter une variété de tâches standard, spécialisés et non spécialisés;
• Capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels qui pourraient se poser;
• Capacité à effectuer des travaux  d’envergure et  si nécessaire de façon  confidentielle;
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs;
• Bonne connaissance de l’informatique;
• La  connaissance de l’outil de gestion Atlas serait un  atout;
• Aptitude à  s’adapter aux changements et restructurations.

Leadership et autonomie de gestion:

• Met l'accent sur le résultat pour le client et réagit positivement aux commentaires;
• Capacité de garder son sang-froid devant les situations difficiles  et de travailler sous  pression.

Required Skills and Experience

Education :    

• Etre titulaire au minimum d’un diplôme secondaire ou équivalent;
• Un diplôme de graduant en secrétariat de direction, ou de gestion hospitalière ou discipline similaire serait un avantage.

Expérience :    

• Minimum cinq (5) ans d'expérience pertinente dans le domaine de l’administration avec  une expérience d’au moins deux dans une institution hospitalière ou pharmaceutique.
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.)
• Expérience dans la manipulation de l’internet et des messageries.

Langues requises :    

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.