Background

Sous la supervision directe de l’Analyste des Achats, l’Assistante(e) aux Achats fournit des services d’appui avec transparence, efficacité et intégrité.

L’Assistant(e) aux Achats travaille en étroite collaboration avec l'Unité des finances, les autres unités des opérations, les unités de programme et les projets afin d’offrir avec succès des services liés à ses activités.

L’Assistant(e) aux Achats contribue, au sein de l’équipe des Achats à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, dans le strict respect des règles, règlements, procédures et stratégies du PNUD en la matière, en se concentrant sur une gestion orientée vers la clientèle.

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution de la gestion des services d'achat du bureau en termes de qualité et de précision du travail accompli. La précision des données et l'approche axée sur le client améliore la capacité du PNUD dans la prestation des services des achats.

Duties and Responsibilities

Appui aux processus d’Approvisionnement pour le bureau et ses programmes/projets et les Agences sœurs en mettant l’accent sur les résultats suivants:

• Contribuer à la préparation du plan d’achats du bureau;
• Appuyer l’organisation des processus d’approvisionnement y compris la préparation des documents de RFQs, ITBs or RFPs, la réception et l’évaluation préliminaire des cotations, des offres ou des propositions;
• Rédiger les différents rapports d’étapes du processus d’acquisition;
• Préparer les bons de commande et contrat dans et hors Atlas;
• Suivre le bon déroulement des commandes et proposer des pistes de solutions aux éventuels problèmes identifiés.

Appui à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement et Maintenance et actualisation du roster des fournisseurs:

• Appuyer le développement et la gestion du Roster des fournisseurs;
• Evaluer régulièrement la qualité et la performance des fournisseurs;
• Aider à la gestion du module E-procurement ;
• Aider à l’amélioration du système de suivi des commandes;
• Suivre l’évolution du volume d’achat par fournisseur;
• Aider à la Clôture des bons de commande.

Appui a la  gestion des voyages:

• Appui aux processus de gestion de voyages du bureau de pays, des projets et à la demande des autres agences ;
• Appui à la mise en œuvre de la stratégie pour l’émission des billets d’avions et réservations d’hôtels ;

Contribution au recouvrement des coûts des services rendus par l’unité et à la préparation des rapports et autres documents:

• Etablir les factures pro formas relatives aux services rendus;
• Facturer les services ad hoc et suivre le paiement avec l’unité des Finances;
• Consolider les éléments de facturation et les transmettre à l’unité des Finances;
• Fournir les informations pour le recouvrement des coûts des services d’Achats rendus par le PNUD aux autres agences ;
• Apporter un appui au spécialiste des Achats sur l’élaboration des différents rapports Atlas et hors Atlas conformément aux recommandations du Siège ;
• Contribuer a la réconciliation des règlements effectués par l’unité des finances ;
• Rédiger les correspondances routinières.

Contribution au renfoncement des capacités et au partage de connaissances:

• Participer aux formations pour le programme, les Opérations et le personnel des projets sur les acquisitions ;
• Contribution aux réseaux de connaissance et des communautés de pratiques du PNUD;
• Veiller au renforcement de ses propres capacités en s’informant sur les règles ;  procédures et meilleures pratiques en matière de gestion des approvisionnements ;
• Publier les appels d’offre pour la recherche d’institution pour la réalisation d’ateliers de formation, en fonction des procédures et règlements du PNUD.

Competencies

Compétence d'Entreprise:

• Faire preuve d’intégrité en suivant les valeurs et éthiques standard des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Faire montre de capacité d’adaptation et de sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge;
• Traiter tous les gens de manière équitable et sans favoritisme.

Gestion de connaissances et d’apprentissage:

• Partage les connaissances et l’expérience;
• Travaille activement en vue d’un apprentissage et d’un développement personnel continus dans l’un ou plusieurs domaines de pratique;
• Met en pratique le plan de formation ainsi que les compétences nouvellement acquises.

Développement et Efficacité opérationnels:

• Capacité à effectuer une grande quantité d’activités relative aux contrats, à la gestion des achats, y compris l’organisation et la conduite des processus d’achats, la mise en œuvre des contrats, etc.;
• Capacité à appliquer les politiques et procédures organisationnelles;
• Capacité d’analyse;
• Soutenir la mise en œuvre de nouveaux systèmes.

Gestion et Leadership:

• Met l’accent sur l’impact et les résultats attendus du client et accepter de manière positive les critiques;
• Garde son calme et le contrôle de soi, même lorsque sous pression;
• Capacité à établir de bonnes relations avec les clients et les acteurs externes;
• Assume les fonctions constamment avec énergie et avec une attitude positive et constructive;
• Démontre une bonne capacité de communication orale et écrite.
• Prise de décision éclairée et transparente;
• Capacité à travailler en équipe, sous pression et dans des conditions difficiles.

Required Skills and Experience

Education:  

• Diplôme de fin d’études secondaires. Formation en approvisionnement;
• Diplôme universitaire en Gestion ou Administration serait souhaitable, mais non obligatoire;
• Certification en Programme Procurement.

Experience:

• 5 ans d’expérience au niveau des Achats / de la logistiques/ et/ou des services administratifs;
• Bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels (MS Word, Excel, PowerPoint etc.);
• Expérience dans le système de gestion sur Web;

 Langue:

• Parfaite maîtrise du français et bonne capacité rédactionnelle;
• Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé.