Background

Les Candidats qui avaient déjà postulé ne sont plus tenus de postuler à nouveau.

Contexte de l’organisation

Dans le cadre de son plan stratégique 2014-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé  « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux  dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays.

Il comporte 5 composantes :

• Genre et gouvernance : leadership accru des femmes et participation à la résolution du conflit;
• Autonomisation économique des femmes rurales et des opératrices économiques dans le contexte de l’insécurité alimentaire et du changement climatique;
• Promotion des droits des femmes/filles affectées par le conflit et lutte contre les violences basées sur le Genre/Viols;
• Assistance psychosociale et économique aux femmes et filles déplacées;
• Prise en compte du Genre dans les programmes, politiques et budgets nationaux et dans l’action humanitaire.

Pour apporter une assistance à l’Unité des Opérations durant la mise en œuvre de ce programme,  ONU Femmes Mali cherche un personnel qualifié, disposant de solides compétences dans les domaines pre-cités. Il est ouvert à cet effet un poste d’Associé(e) aux Achats.

Duties and Responsibilities

L’Associé(e) aux Achats travaillera étroitement avec le Directeur des Opérations du Bureau Pays ainsi qu’avec les équipes des Opérations, de programmes/projets au niveau Régional et du Siège pour résoudre des questions complexes liées au Procurement et pour l’échange d’informations.

Résumé des principales fonctions :

• Administration et mise en œuvre des stratégies opérationnelles et administratives relatives au Procurement;
• Organisation des processus de Procurement;
• Mise en œuvre de la stratégie et des outils d'e-Procurement;
• Appui au bureau pays pour assurer une gestion adéquate des assets;
• Facilitation du renforcement des connaissances et le partage des connaissances.

Assure l’Administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et administratives relatives au Procurement axés sur l’atteinte des résultats suivants :

• Le respect intégral des règlements, règles, politiques et stratégies et des activités de la chaîne d'approvisionnement au sein de l'ONU-Femmes; la mise en œuvre d’un cadre de  contrôle interne efficace, le bon fonctionnement d'un système de gestion de Procurement axée sur le client;
• L’élaboration de la cartographie du Procurement et la Chaîne d’approvisionnement et du contenu des procédures internes d'utilisation normalisées (SOP) et le contrôle des flux de travail dans l'Unité des Opérations;
• Élaboration des propositions et la mise en œuvre des stratégies de réduction des coûts en consultation avec le Management du bureau Pays;
• La Fourniture d'informations précises pour la formulation et la mise en œuvre de la stratégie de Procurement dans le bureau pays y compris les processus de l'évaluation des appels d'offres, la gestion des contrats et des fournisseurs, les considérations juridiques et les conditions de paiement, la stratégie de sollicitation, de la sélection et de l'évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, et l'introduction d’e-Procurement;
• Examiner les données financières, surveiller les dépenses par rapport au budget disponible engagé des projets, et diffuser des données et des rapports financiers précis et en temps opportun aux clients;
• Développer et contribuer au développement de nouveaux outils, les systèmes, politiques, manuels, modèles, guidelines, etc;
• Faire le suivi des audits interne et externe et s’assurer qu’une réponse appropriée et des mesures correctives sont prises en ce qui concerne tous les aspects relatifs au Procurement.

Organise les processus de passation des marchés pour le bureau pays en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Le développement de stratégies de Procurement au niveau  pays en collaboration avec les intervenants de la chaîne d'approvisionnement en se fixant des objectifs et des indicateurs de performance pour un meilleur suivi des réalisations;
• La préparation et consolidation des plans de Procurement  au niveau pays et assurer leur mise en œuvre et suivi;
• L’Organisation des processus du Procurement et de la chaîne d'approvisionnement y compris la préparation et la conduite des RFPs, ITB et RFQ, l'ouverture et l'évaluation des offres, coordonner les négociations de contrats (au besoin), préparer la demande pour l'attribution du contrat pour l'examen et l'approbation des autorités compétentes, en pleine conformité avec les règles et règlements de l'ONU-femmes;
• La préparation des Purchase order (bons de commande) et contrats dans et en dehors de Atlas, des Recurring Purchase orders (bons de commande récurrents) pour les services contractants, et créer les profiles vendor dans Atlas;
• L’Examen des processus de passation de marchés menés par les projets; la soumission au Comité Local de Revue de Procurement (LPRC) ou au Comité Régional de Revue de Procurement (RPRC);
• La mise en œuvre du système de contrôle interne ce qui assure que les « Purchase orders » sont dûment préparés et « dispatchés », des actions correctives sont apportées en temps opportun aux POs en « erreurs » (ex. POs avec erreurs budgétaires, match exceptions, non approuvés etc.), et fournir de l’information et une réponse appropriées aux clients en vue de trouver une solution; 
• La révision des requêtes entrantes de Procurement pour vérifier l'exhaustivité, la pertinence, la clarté des spécifications, la disponibilité des fonds, etc;
• La présentation des informations actualisées sur le Procurement au sein du bureau pays;
• L’exécution transparente et efficace des procédures et normes de l’ONU Femmes, liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix;
•  L’interprétation et l’analyse des règles et politiques en matière d’achats;
• L’organisation des processus de Procurement conjoints au sein des agences des Nations Unies, conformément à la réforme "One Delivery".

Assure la mise en œuvre de la stratégie de Procurement et des outils d'e-Procurement axés sur l'atteinte des résultats suivants :

• Développe et actualise des rosters des fournisseurs, la mise en œuvre de la sélection et l’évaluation des fournisseurs;
• Organise la production des rapports annuels ou d’autres rapports statistiques périodiques, y compris la collecte et l’analyse des données;
• Développe et met en œuvre de nouveaux systèmes de contrôle interne qui garantissent l’adéquation entre les processus et les termes et conditions contractuels en parfaite collaboration avec les équipes de Programme et des Opérations;
• Conduire et cordonner la réception et clôture des POs sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle (selon) conformément aux procédures IPSAS;
• Prépare des rapports d'évaluation des fournisseurs par rapport à la performance de livraison et redevabilité  commerciale;
• Faire le suivi et l’analyse de l'exécution des contrats au regard de critères convenus et à travers le mécanisme de performance convenue. Conseiller le supérieur immédiat et le senior Management sur les problèmes potentiels et recommander des mesures correctives ou des solutions.

Appui le Directeur des opérations du bureau pays pour assurer une gestion adéquate des assets axée sur l'atteinte des résultats suivants:

• Faire le monitoring des processus de gestion des Assets, qui implique l'examen des documentations connexes, l'analyse des rapports de conformité et des révisions administratives;
• Préparer les rapports d’inventaires;
• La mise en œuvre de l’inventaire et la vérification physique des Assets au sein du bureau et des projets;
• Développer un mécanisme pour assurer l'enregistrement en temps opportun de nouveaux Assets du bureau.

Assure la facilitation du renforcement des connaissances et le partage des connaissances en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Entrainer  et agir comme mentor pour d'autres collègues, le partage des connaissances et de l'expertise dans le domaine de Procurement et de la gestion des Assets;
• Organiser des formations en matière de Procurement et de gestion des Assets;
• faire la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de passation des marchés;
• faire de contributions de qualité aux réseaux des connaissances et des communautés de pratique;
• Contribuer à la gestion de l'information et faire circuler les informations relatives au Procurement et à la gestion des Assets de l'ONU-Femmes aux clients et à l'intérieur de l'organisation;
• Développer un système de gestion de contrat approprié / des outils internes de Procurement ou matériels et guidelines de standardisation et de partage des connaissances;
• Faciliter le réseau de communauté des praticiens de Procurement au niveau local et agir en tant que point focal local pour modérer le débat communautaire;
• Appuyer les réunions du comité local PRC pour la revue et l'analyse afin d'identifier les objectifs stratégiques d'amélioration du Procurement au niveau local.

Impact et résultats

Les résultats clés auront un impact sur l’efficience globale du Bureau Pays, en particulier en ce qui concerne le Procurement et la gestion des Assets et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. L’analyse précise et la présentation des informations transparentes du Procurement renforcent la satisfaction du client et l’exécution en temps opportun des projets et programmes de l’ONU-Femmes. Les informations fournies facilitent la prise de décision par le management.

Competencies

Valeurs/Principes:

Intégrité:

• Faire preuve d’intégrité dans la défense et la promotion des valeurs de ONU Femmes dans les actions et les décisions, en lien avec le Code Conduite des Nations Unies.

Sensibilité culturelle/Valorisation de la diversité

• Faire montre de son appréciation de la nature multiculturelle de l’organisation et de la diversité culturelle du personnel;
• Avoir une vue internationale, apprécier les différences de valeurs et apprendre de la diversité culturelle.

Compétences de base:

Ethique et Valeurs:

• Démonstration/ Sauvegarde de l’Ethique et de l’intégrité.

Connaissance de l’organisation

• Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement. 

Développer et renforcer l’équipe / Coaching and Mentorat

•  Auto développement, prise d’initiatives et coaching du personnel de l’équipe.

Travail en équipe

• Construire et promouvoir des équipes efficaces.

Communiquer l’information et les idées

• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe, communiquer efficacement.

Auto-gestion et intelligence émotionnelle

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi;
• Gestion des conflits / Négocier et résoudre les désaccords;
• Partage de la connaissance / Apprentissage continue;
• Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Compétences fonctionnelles:

• Gestion et Apprentissage de la Connaissance;
• Partager la connaissance et l’expérience;
• Contribuer aux domaines de pratiques de l’ONU Femmes et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu;
• La capacité à fournir des services-conseils.

Développement et Efficacité Opérationnelle

• La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la gestion des contrats, l'organisation et la conduite des procédures de recrutements des consultants, l’établissement de rapports, de contrôle des services rendus;
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats; capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
• Une bonne connaissance des règles et procédures financières.

Gestion et Leadership

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau de fin d’étude secondaire en gestion, finances, comptabilité ou équivalent;
• Diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique est un atout, mais n’est pas obligatoire;
• Une formation spécifique en techniques d’acquisition, administration publique;
• Certification ou formation en techniques de passation de marchés publics serait un atout.

Expériences :

• Une expérience avérée de 6 ans dans le domaine administratif et financier avec au minimum 3 ans d’expériences confirmées dans le domaine des achats ou gestion de contrats dans les entreprises ou organisation de grande taille est requise;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc) et une bonne connaissance de l’utilisation des systèmes d’achat en ligne;
• Expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion en ligne;
• Expérience dans les organisations internationales (UN, UE, Banque Mondiale, BAD, etc….), ONG internationales, services publics est un atout.

Langue :

• Maitrise du Français parlé et écrit et une bonne connaissance de l'anglais sont requises.