UNDP Jobs - 56546- Assistant Administratif

Assistant Administratif

Location :

Tunisia, TUNISIA

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Sep-2015

Application Deadline :

31-May-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SC-5

Duration of Initial Contract :

12 mois renouvelables sur la base de l’évaluation de performance et la durée de vie du projet

Languages Required :

Arabic English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

L’organisation des élections du 23 octobre 2011 a permis à la Tunisie de se doter d’institutions légitimes qui ont, parallèlement à l’élaboration d’une nouvelle constitution, à conduire un processus de réformes, touchant différentes thématiques, parmi lesquelles figurent la justice transitionnelle et la réforme du secteur de la justice.

Pour accompagner ces transformations, les bureaux du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) et du Haut-Commissariat aux Droits de l’Homme (HCDH) en Tunisie ont développé une stratégie de transition incluant, entre autres priorités, un appui au processus de réforme de la justice et au processus de justice transitionnelle.

Un premier projet démarré en 2012 visait d’une part, à mettre en place un cadre institutionnel et légal conforme aux standards internationaux des droits de l’homme et d’autre part, à renforcer les capacités des acteurs gouvernementaux et non gouvernementaux afin de mieux relever les défis y compris ceux dans l’administration de la justice, la promotion et la protection des droits de l’homme et dans le processus de la justice transitionnelle. Ce projet s’est terminé en octobre 2014.

Un nouveau projet d’une durée de trois ans a démarré en mai 2013 et prévoit d’appuyer les autorités et la société civile tunisiennes pour l’opérationnalisation du processus de justice transitionnelle à travers notamment les actions suivantes:

Un appui à la mise en place et au démarrage des activités de l’Instance Vérité et Dignité;
Un appui aux organisations de la société civile pour le suivi du processus de justice transitionnelle et un accompagnement des victimes auprès des différents mécanismes de justice transitionnelle;
Un appui aux institutions judiciaires intervenant dans le cadre du processus de justice transitionnelle.

Sous la supervision directe du Conseiller technique principal du projet, l’Assistant administratif fourni un appui aux opérations du projet à travers la réalisation d’une variété de processus administratifs standard tout en assurant une approche orientée vers le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant administratif travaille en étroite collaboration avec le personnel du Service d’appui aux projets, des Opérations du Programme et des autres projets au niveau du bureau de pays ainsi qu’avec d’autres agences du système des Nations Unies tant que nécessaire.

Duties and Responsibilities

Sommaire des principales fonctions:

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
Appui administratif et logistique;
Gestion des fournitures de bureau et consommables;
Appui au renforcement de capacité et de partage de connaissance.

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles:

Entière conformité des activités administratives aux règles, politiques et stratégies du PNUD;
Fourniture des éléments nécessaires à la préparation de plans axés sur les résultats pour l’équipe administrative.

Appui administratif et logistique, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants:

Appuyer la préparation des missions (revue des TDRs, note logistique, security clearance;
Autorisation de voyage) et apporter l’appui nécessaire pour l’achat des billets d’avion, préparation des perdiem;
Préparation de correspondance, de faxes, de notes de service et de rapports courants;
Appui à la gestion du parc téléphonique mobile du projet;
Réquisitions et requêtes des prestataires et contrats;
Appui au procurement / Réquisitions dans Atlas;
Assure le suivi des absences de l’équipe du projet (leave monitor);
Assure la mise à jour périodique de l’arbre téléphonique (télephone tree) du projet;
Assurer le classement des documents du projet et tout autre travail de secretariat;
Préparation de toute la documentation nécessaire, suivi des actions, correspondance relative aux expéditions/dédouanement;
Faire les arrangements nécessaires pour assurer une bonne planification du chauffeur afin d’assurer le transport du personnel du projet et des officiels lors de l’organisation d’ateliers ou de conférences;
Apporter l’appui logistique nécessaire lors de l’organisation des Ateliers et conférences organisés par le projet;
Faire le suivi des réservations des chambres et vérifier les factures pour s’assurer de leurs conformité avec les services facturés;
Assurer la gestion et l’entretien des véhicules du projet et le suivi du tableau de bord;
Planifier et coordonner l’organisation d’activités, notamment des conférences et des formations, y compris la prise de contact et le suivi avec les participants;
Préparer les documents de conférences, réunions et formations (compilation de présentations, documentation et archivage de documents);
Préparer les PV de réunions, assister à la préparation de rapports au besoin;
Servir de Point focal avec les prestataires de services pour l’organisation d’événements, y compris la réservation d’hôtels et l’organisation de voyages;
Assister l’équipe du projet dans le suivi avec le services d’appui aux projets (SAP) des demandes en cours d’exécution avec les ressources humaines, l’unité des achats et le service financier en coordination avec les responsables de composantes du projet;
Participer à l’organisation des réunions et événements;
Tout autre tâche demandée par le superviseur dans le cadre du projet.

Fournit un appui au bon fonctionnement du projet et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants:

Appui à la collecte d’informations sur la gestion des actifs, tenue des dossiers et de documents sur la gestion des actifs;
Appui à la gestion du magasin et des stocks et inventaires du matériel;
Conservation des dossiers et des documents ayant un rapport avec la gestion du projet.

Fournit un appui au renforcement et au partage des connaissances dans le Bureau de pays, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:

Participation aux formations à l’attention du personnel d’opérations/projets;
Contribution aux réseaux et aux communautés d’expertise.

Impact des résultats:

Les résultats principaux auront un effet sur la mise en œuvre des services administratifs/logistiques du projet en ce qui concerne la qualité et la précision du travail réalisé. La saisie précises des données, la présentation des informations et une approche axée sur le client renforcent l‘aptitude du bureau à offrir des services administratifs et logistiques.

Competencies

Compétences Pertinentes pour l’Organisation:

Manifeste un engagement envers la mission du PNUD, sa vision et ses valeurs;
Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

Capacités Fonctionnelles:

Gestion et apprentissage des connaissance;
Partage ses connaissances et son expérience;
S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines, agit sur le plan d’apprentissage et applique ses connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle:

Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l’organisation de réunions, la gestion du bureau et l’entretien des véhicules, ainsi que des activités administratives générales;
Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts;
Aptitude à produire des rapports précis et bien documentés conformément aux normes requises;
Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité;
Bonne connaissance des règles administratives;
Fortes compétences en TI;
Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion;
Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail;
Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme et une attitude favorable et constructive;
Reste calme, maître de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.

Required Skills and Experience

Education:

Titulaire d’un diplôme de Licence en administration, gestion, finance ou domaine équivalant.

Expérience:

2 ans d’expériences pertinentes dans les services d’appui administratif ou programmatique;
Les candidats disposant d’un diplôme de technicien supérieur (Formation professionnelle) doivent justifier d’une expérience de 4 ans dans les services d’appui administratif ou programmatique;
Maîtrise de l’outil informatique (MS Word, Excel, etc.);
L’expérience avec le PNUD et/ou avec une autre agence du système des Nations Unies serait un atout.

Aptitudes linguistiques:

Maîtrise de l’arabe et du français;
Connaissance de l’anglais serait un atout.

Soumission

Il est indispensable que les candidatures envoyées précisent la date de début et de fin de chaque expérience (jj/mm/aaaa), les fonctions exactes occupées, le nom des entreprises pour lesquelles vous avez travaillé et le diplôme universitaire (établissement, nature, niveau).

Il est fortement encouragé d'envoyer votre candidature sous format PNUD à savoir le Personal History Form (P11) pour service contract que vous pouvez télécharger directement à partir de ce lien http://www.tn.undp.org/content/tunisia/fr/home/operations/jobs.html.

Veuillez scanner tous les documents en un seul fichier sous format PDF à télécharger car le système n'accepte qu'un seul document.

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture, les candidatures féminines sont encouragées. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.