Background

L’année 2015 en Côte d’Ivoire est marquée par la tenue du scrutin présidentiel après celui de 2010 qui s’est soldé par une grave crise post-électorale ayant entraîné plus de 3000 morts. L’élection présidentielle d’octobre 2015 qui devra parachever le processus de normalisation du pays présente donc un défi majeur  pour le pays.

Afin de mettre en place les conditions institutionnelles propices à la tenue de ces élections, une nouvelle Commission Electorale Indépendante (CEI) a été mise en place suivant les termes de la loi N° 14-335 du 18 juin 2014, et un nouveau code électoral a été adopté (Loi N° 2015-216 du 02 Avril 2015).

Le Programme d’Appui à la consolidation de la démocratie et de la gouvernance participative en Côte d’Ivoire vient compléter les efforts consentis par le gouvernement et les autres partenaires pour mener le processus électoral de 2015 à bonne fin et dans un environnement apaisé.

En fonction des ressources financières mobilisées dans le cadre de ce programme, celui-ci pourrait couvrir les volets suivants:

• i) La prévention des conflits et des violences liées aux élections;
• ii) La promotion d’une plus grande mobilisation et participation des femmes et des jeunes à la vie politique et au processus électoral;
• iii) Le renforcement des capacités des acteurs du processus électoral, et notamment de la CEI et des forces de l’ordre qui assureront la sécurisation du processus électoral;
• iv) L’appui à l’acquisition des équipements et matériels électoraux;
• v) Le déploiement de ces équipements et matériels (amenée et repli) vers les CEL et BV, ainsi que  la collecte des résultats du scrutin.

A la requête du Gouvernement, les Nations Unies et les Partenaires au développement participant au présent programme, visent à appuyer la CEI dans l'organisation d’élections libres, transparentes, crédibles et inclusives en 2015.

Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme, le PNUD est chargé entre autres de mettre en place et de superviser l’ Unité de Gestion du Programme (UGP) qui travaillera en étroite collaboration avec la CEI et les autres acteurs du processus électoral. Le personnel de l’UGP sera recruté selon les procédures du PNUD à travers un processus de sélection compétitif. 

L’Associé(e) aux achats travaille sous la supervision de l’Administrative Associate du PNUD, en étroite collaboration, d’une part avec l’Equipe de l’Unité Procurement and Support Services (PSS), d’autre part avec l’équipe des Opérations et l’équipe du Programme d’Appui à la consolidation de la démocratie et de la gouvernance participative en Côte d’Ivoire, pour assurer une prestation uniforme des services.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales:

• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• Respect du cadre de contrôle interne relatif aux rôles et fonctions;
• Organisation des processus d’achats;
• Mise en place de la stratégie sourcing;
• Préparation et intégration des Plans d’achat du Programme;
• Suivi des IC;
• Fournir des services logistiques;
• Facilitation du partage du savoir et du renforcement de la connaissance.

Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles afin d’atteindre les résultats suivants:

• Respect du cadre de contrôle interne relative aux achats, des règles politiques, stratégies et procédures des NU/PNUD, mise en œuvre d’un contrôle interne efficace;
• Contribution à l’élaboration du mapping des achats du bureau de pays et du manuel de contrôle interne des opérations (section Achats et Logistique) en consultation directe du superviseur et de la direction.

Organiser les processus d’achats pour le bureau du pays, les projets NIM et DIM et en particulier du Programme d’Appui à la consolidation de la démocratie et de la gouvernance participative en Côte d’Ivoire afin d’atteindre les résultats suivants:                                            

• Préparation du plan d’achat du Programme pour le bureau et le suivi de sa mise en œuvre;
• Appui du bureau pays dans la gestion de toutes les activités en matière d'approvisionnement liées aux élections, en collaboration avec la CEI;
• Organisation des processus d’achats, y compris la préparation et la conduite des RFQ, ITB ou RFP, réception des cotations, soumissions et propositions, leur évaluation, négociation de certaines conditions de contrat en accord avec les règles et procédures du PNUD;
• Préparation des bons de commande et contrats dans et hors Atlas, préparation des bons d’achats récurrents pour les contrats de service. Assurer le profil acheteur dans Atlas création des fournisseurs dans Atlas;
• Préparation des rapports de qualité à transmettre au CAP et ACP;
• Mise en œuvre d’un système pour le cadre de contrôle interne qui assure que les bons de commande sont préparés et transmis; Actions réparatrices sur les PO qui contiennent des erreurs lors de la vérification budgétaire et autres problèmes;
• Suivi du dashboard des achats du bureau de pays;
• Suivi des IC pour publications, TDR, contrats, PO préparation et suivi des contrats;
• Suivi des autorisations des questions relatives aux autorisations sur les achats;
• Présentation de rapports trimestriels et statistiques sur les achats du bureau de pays. Montants cumulatifs de PO, nombre de soumissionnaires, taille des contrats, etc.;
• Préparation des factures de recouvrement de couts dans Atlas pour les services d’achats fournis par le PNUD aux autres agences;
• Mise en œuvre des processus conjoints d’achats pour les agences onusiennes en lien avec la réforme des NU;
• Contribuer à établir le registre des inventaires des équipements acquis dans le cadre du projet électoral et gérer le processus de suivi et de transfert éventuel des ces biens, en veillant à une tenue régulière des documents légaux accompagnant les mouvements de ces biens dans le respect des procédures du PNUD.

Assurer la mise en oeuvre des strategies sourcing afin d’atteindre le résultat suivant:

• Développement et actualisation du fichier des fournisseurs, mise en œuvre de la sélection et l’évaluation des fournisseurs.

Faciliter le partage du savoir et le renforcement des connaissances dans le bureau de pays afin d’atteindre les résultats suivants :

• Organisation de formation pour les opérations/Personnel des projets sur les achats;
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le service des achats;
• Contributions pertinentes aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.

Competencies

Compétences relatives à l’organisation:        

• Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies;
• Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.

 Compétences relatives à la fonction:

 Gestion du savoir et apprentissage:

• Préconise la gestion du savoir au sein du PNUD et un environnement favorable à l’apprentissage par le leadership et l’exemple personnel;
• Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d’un ou plusieurs domaines d’application, agit sur le plan d’apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle:

• Capacité à exécuter différentes tâches liées à la gestion des ressources financières, y compris la vérification et la collecte de documents, saisie de données financières, fournir l’information financière;
• Bonne connaissance des procédures de passation de marché du PNUD;
• Bonne connaissance des politiques et règlements financiers;
• Solide connaissance de l’informatique;
• Capacité à contribuer à la réorganisation des procédés et la mise en œuvre d’un nouveau système.

 Autogestion et leadership:

• Développe des relations solides avec la clientèle, met en avant l’impact et les résultats en faveur de la clientèle et répond positivement aux critiques;
• Aborde le travail avec la même énergie et adopte une attitude positive et constructive;
• Rester calme et de bonne humeur même en situation de pression.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’études Secondaires;
• Formation Universitaire avec une spécialité en achats serait un avantage;
• Diplôme universitaire en Administration des affaires ou administration publique est souhaitable mais pas un prérequis;
• Certification en Procurement du PNUD.

Expérience:

• 6 années pertinentes en administration au niveau national ou international;
• Expérience dans l’usage de l’ordinateur et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
• Bonne expérience de bases de données et des systèmes de gestion sur internet;
• Expérience dans la gestion des processus d’acquisitions liées aux élections souhaitée;
• Connaissance des procédures de passation du marché du PNUD;
• Connaissance du logiciel de gestion ATLAS.

Language:

• Excellente connaissance de l’Anglais et du Français.