Background

Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs  nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.

Le Bureau Régional de OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) est basé à Dakar, Sénégal. Sa zone de couverture comprend au total vingt-cinq pays. Un certain nombre de ces pays disposent d’un bureau de pays OCHA (Mali, Niger, Tchad, Côte d’Ivoire, RCA, RDC). D’autres sont dotés d’une équipe humanitaire de conseil (Humanitarian Advisory Team, HAT) : Mauritanie, Nigéria, Burkina Faso, Guinée, Libéria. D’autres n’ont pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays de sa zone de couverture.

Contexte Organisationnel et Rapports  Hiérarchiques

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Finances travaillera à l’Unité Administration du Bureau régional OCHA qui couvre le bureau de Dakar en plus des cinq bureaux HAT de la sous-région, et rendra compte au Chef de l'Unité.

Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à l’administration et à la gestion des ressources financières telles que décrites ci-dessous, il supervisera les tâches du personnel d’appui des Finances et collaborera étroitement avec le Chef de l’Unité pour la résolution de problèmes complexes relatifs à l’administration, à la gestion financière, au monitoring budgétaires des HATs, etc.
Il/Elle promouvra une éthique de services axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures des Nations Unies.

Duties and Responsibilities

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Finances assurera spécifiquement les responsabilités suivantes :

• Assister à la préparation du budget en rapport avec le planning des activités et les règles et procédures financières en vigueur ;
• Préparer les demandes d’autorisations financières trimestrielles en rapport avec le budget approuvé ;
• Assurer le monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées ;
• Assurer la mise en œuvre des activités planifiées et budgétisées ;
• Assister à la préparation des rapports financiers requis par le Chef d’Unité, le Chef de Bureau, le Siège et les bailleurs de fonds ;
• Apporter un appui aux Assistants Administratifs et Financiers des HATs en vue d’une gestion efficiente des autorisations financières mises à leurs dispositions ;
• Apporter un appui aux Responsables des Programmes en vue de l’élaboration des projets de budget répondant aux normes requises au sein de l’organisation ;
• Coordonner la gestion des petites caisses des HATs en s’assurant de leur ouverture, de leur fonctionnement optimal et de leur clôture dans le respect des règles et procédures en vigueur ;
• Contrôler la bonne codification comptable des transactions financières enregistrées dans ATLAS par l’Assistant Financier et procéder aux corrections des erreurs observées ;
• Assister à la vérification mensuelle des IOVs du Bureau de Dakar et des HATs en collaboration avec le PNUD et faire des propositions de correction pour les anomalies éventuelles relevées ;
• Œuvrer pour le développement et le maintien de bonnes relations professionnelles avec les services financiers du PNUD afin d’assurer une réponse rapide aux demandes formulées par les services financiers de OCHA ;
• Assister à la vérification périodique des tableaux de suivi budgétaires tenus par les Assistants Financiers des HATs ;
• Faire hebdomadairement une analyse de la consommation budgétaire du Bureau Régional en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision du Chef de l’Unité Administration et Finances ; 
• Contribuer à la mise en place des règles et procédures visant à assurer une gestion efficiente des ressources de l’organisation ;
• Rechercher et recommander des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures  en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence le rendement des services financiers de l’organisation ;
• Assurer le bon archivage et la mise à jour  régulière des règles et procédures financières en vigueur ;
• Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs
• Faire le suivi de la facture du personnel en cas d’utilisation privée des ressources de l’organisation ;
• Apporter un appui à la bonne tenue de l’inventaire du bureau ;
• Assurer la supervision de l’Assistant Financier ;
• Assurer le back du Chargé National de l’Administration et des ressources humaines en son absence ;
• Assurer l’intérim du Chef de l’Unité Administration et Finances en son absence ;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le Chef d’Unité Administration et Finances ou par le Chef du Bureau Régional.

Competencies

Valeurs fondamentales :

• Intégrité ;
• Professionnalisme ;
• Respect de la diversité.

Compétences cles :

• Aptitude à la communication;;
• Esprit d’équipe ;
• Aptitude à planifier et à organiser ;
• Sens de responsabilités ;
• Créativité ;
• Souci du client ;
• Volonté de perfectionnement ;
• Ouverture à la technologie.

Compétences techniques :

• Bonne maitrise du logiciel ATLAS ;
• Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur aux Nations Unies ;
• Solides aptitudes en matière de gestion comptable, budgétaire et financière ;
• Capacité à élaborer et à assurer le monitoring de plusieurs budgets ;
• Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière.

Required Skills and Experience

Education :

• Master+ 2 ans d’expérience et/ou ;
• Licence + 3 ans d’expérience et/ou ;
• Baccalauréat + 4 ans d’expérience de préférence en Administration des Affaires, Comptabilité, Finance ou Gestion des Entreprises ou des projets;
• Un diplôme universitaire (Master) dans un autre domaine sera considéré en cas d’une expérience pertinente de gestion d’au moins 2 ans.

Expériences :

• Avoir au moins 2 années d'expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’Administration et de la Gestion des finances dans une agence des Nations Unies ou dans une ONG internationale ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Access, Excel, Word, Powerpoint, etc) ;
• Avoir une connaissance du système des Nations Unies serait souhaitable ;
• Avoir une connaissance du logiciel ATLAS.

Langues :

• Maîtrise du Français, écrit et parlé ;
• Maîtrise de l’Anglais, écrit et parlé.

Candidatures :

• Etre capable de travailler dans un environnement sous pression ;
• Etre de nationalité sénégalaise.

Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante :http://jobs.undp.org.

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Les candidatures féminines sont encouragées.