Background

Sous la direction et la supervision globale de l’Operations Manager du Bureau Terrain de Goma, et la supervision directe de l’Associé Administratif et Financier, le/la titulaire du poste est chargé de la gestion financière effective et suivi des budgets, dépenses et suivi des projets 00073415 « services communs du BT/Goma », et 00071060 « Fonctionnement du BT/Goma ». Il/elle veillera à l’utilisation transparente des ressources financières desdits projets. Il est également en charge des paiements des autres agences du système des Nations Unies ainsi que des projets non logés au sein du portefeuille de projets du bureau terrain de Goma.  

L’Assistant(e) Financier est aussi chargé de la gestion du RUN PAY CYCLE du Bureau Terrain de Goma et est tenu de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures du PNUD.   

Il/Elle doit collaborer étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du Sous bureau de Goma et du PNUD à Kinshasa en vue de résoudre des problèmes financiers complexes et d’échanger des informations à travers le FIN-Network .

Duties and Responsibilities

Pour tous les clients dont il/elle a la charge, il/elle doit:

• Procéder au paiement des contrats de services et Individual Contract;
• Préparer les frais des missions et traiter les demandes de remboursement;
• Procéder au paiement des factures des fournisseurs;
• Faire approuver les demandes d’heures supplémentaires et en assurer le paiement;
• Fournir un rapport des dépenses et rapport financier périodique des projets en charge;
• En collaboration avec les projets/programmes, veillez à ce que les lignes budgétaires soient attribuées pour chaque poste dans Atlas;
• Analyser toutes les transactions dans ATLAS (transactions effectuées par les finances, les projets et les agences);
• Procéder à l’émission des chèques ou des transferts bancaires et notifier les bénéficiaires dans les délais convenus;
• Assurer le paiement de la portion locale des salaires des fonctionnaires recrutés au plan international (MPO);
• S’assurer du bon classement et de l’accessibilité des pièces comptables conformément aux règles et procédures en vigueur auprès de l’archiviste/Magasinier;
• Vérifier la conformité des processus financiers, des documents et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, politiques et stratégie du PNUD; 
• Préparer à temps dans le système Atlas des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le PNUD à d’autres Agences et mettre en œuvre un suivi du recouvrement des coûts en liaison avec les Agences en ce qui concerne son portefeuille d’activités;
• Faire la correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées;
• Dans le cadre de son portefeuille, maintenir un système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas ; que les demandes de remboursements de frais de voyage et autres allocations sont dûment traités;
• Partager avec les collègues la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de Finance;
• Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés;
• Etre le point focal auprès des institutions bancaires en ce qui concerne les transferts de fonds sur les comptes du PNUD, le prélèvement des frais bancaires sur les chèques émis par le PNUD et l’enregistrement de ces transactions dans les livres;
• Etre le responsable du RUNPAYCLE du BT/Goma et la finalisation des chèques émis;
• Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient lui être confiées par le bureau.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

• Esprit d’initiative et sens de responsabilités;
• Capacités d’analyse et d’organisation; 
• Démontrer de bonnes aptitudes de communication écrite et orale; 
• Exécuter les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique;
• Etre motivé et démontrer une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre;
• S’efforcer de pourvoir des services de qualité axés sur le client (à l’interne comme à l’externe); 
• Aptitude à communiquer et à travailler sous pression et en équipe.

Required Skills and Experience

Education:

• Avoir un diplôme d’étude secondaire (fin d'études secondaires); 
• Un diplôme universitaire en gestion, finance, ou comptabilité sera considéré comme un atout.

Experience:

• Cinq (5) ans d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des finances, avec des responsabilités graduelles;
• Connaissances spécialisées des politiques et procédures et systèmes de comptabilité des banques, et une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies serait un atout; 
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), et une connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données, expérience des systèmes de gestion sur Internet;
• Bonne connaissance des logiciels commerciaux couramment utilisés, connaissance du logiciel ATLAS serait un atout.

Langues requises:

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.