Background

Sous la supervision générale du Chargé d’Administration et la supervision directe de l’Associé aux voyage, l’Assistant(e) aux voyages fournit des services concernant l’organisation des voyages, les accueils, les réservations, le suivi des dossiers d’exonération, les paiements des factures des agences de voyage et la monétisation des avantages du personnel aux fins d’atteindre les objectifs d’économie, d’efficacité et d’efficience dans la planification des voyages. Il/Elle analyse et interprète les règles et procédures, dans le souci de garantir la rapidité et la régularité dans l’exécution de ses tâches, tout en procédant à un recouvrement des coûts exhaustif des prestations rendues par son unité. 

     L’Assistant(e) aux voyages appuie également les collègues intervenant dans le domaine de voyage au niveau des programmes, projets et autres présences locales.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

• Mise en oeuvre des stratégies opérationnelles;
• Participe dans la stratégie de réduction des coûts de voyages;
• Assurer le classement et de l’archivage des documents de l’Unité;
• Préparer les voyages du personnel en mission officielle en relation avec les agences de voyage, la Monusco et UNHAS
• Vérifier et certifier les factures des agences de voyage;
• Contribuer à la réconciliation des comptes des agences de voyage et de UNHAS;
• Calculer et soumettre à la section finances les dossiers de paiement des DSA et d’autres avantages du personnel relatifs aux voyages (R&R, Education grant, etc);
• Examiner et suivre régulièrement les billets non utilisés et coupons de voyage en vue du remboursement;
• Appuyer dans les réservations d’hôtel et dans la préparation des événements (à travers la collecte des factures pro forma pour les locations de salle, etc.);
• Facturer les services rendus par l’Unité en recourant au Billing dans Atlas;
• Contribuer au partage des connaissances;
• Saisie des réquisitions  dans Atlas pour la préparation et la finalisation des Purchase Order impliquant le Projet Management ainsi que le Projet Cost recovery des agences non représentées;
• Assurer toute autre tâche nécessaire qui lui serait demandée par le superviseur direct.

Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution des tâches administratives du Bureau en termes de qualité et d'exactitude du travail accompli. 

L’existence des données précises, la disponibilité de l'information et l'approche axée sur le client renforcent la capacité du Bureau dans l’exécution des tâches administratives.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Démontrer un engagement à la vision, à la mission et aux valeurs du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et une adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

Planification et organisation

• Faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser le travail.

Communication

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Travail en groupe: 

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Le développement et l'efficacité opérationnelle

• Capacité d'accomplir une variété de tâches et de fonctions répétitives et routinières;
• Capacité à travailler sous pression, à gérer un grand volume de travail et sous des contraintes de temps.

Required Skills and Experience

Education: 

• Avoir un diplôme d’Etat (fin d'études secondaires);
• Avoir un diplôme universitaire sera considérée comme un atout. 

Expérience:

• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine d’administration ou des achats;
• Avoir des connaissances informatiques en Word, Excel, Access et courrier électronique;
• La connaissance de Atlas est un atout.

Langues requises: 

• Une maîtrise de la langue française est exigée;
• Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.