Background

L’unité assurance qualité programme et plaidoyer (UPAQ) appuie le management du bureau pays dans le développement de partenariats novateurs et substantifs, assure les liens entre la stratégie et la mise en œuvre du programme, la conformité opérationnelle et programmatique générale du bureau pays et veille à l’efficacité du programme et l’efficience opérationnelle dans la mise en œuvre des projets et programmes. L’unité veille à ce que la prise de décision du senior management et la planification du programme soient basées sur les évidences et des données tangibles. 

L’unité joue trois types de rôles au sein du bureau pays: L’appui, la  veille et le contrôle de qualité.

• Appui : Elle fournit un soutien efficace au management et aux équipes du programme et opérations dans les domaines du développement de la stratégie genre, communication, partenariat et mobilisation des ressources, le suivi – évaluation et la conception du programme et l'efficacité opérationnelle du programme;
• Veille : Elle veille au rendement du bureau pays dans l'ensemble et à l’atteinte des résultats et ses impacts sur le développement. 
• Contrôle Qualité : Elle joue un rôle d'assurance qualité dans le domaine de la conformité des programmes et projets et assure les liens entre les unités du programme et le Directeur Pays adjoint au programme ;

L’unité assurance qualité programme et plaidoyer est composé de quatre entités: 

• Le partenariat et la mobilisation des ressources;
• La communication pour le développement;
• Le genre;
• Le suivi – évaluation et gestion axée sur les résultats.

Pour garantir l'autonomie et de renforcer l’harmonisation, la centralisation  des activités de l’unité UPAQ au niveau du BP et de lui permettre d’atteindre ses objectifs, le PNUD recrute un (e) Assistant (e) Administratif à la coordination. 

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Coordonnateur de l’Unité Assurance Qualité Programme et Plaidoyer chargé de la coordination de l’Unité, l’assistant (e) assurera les tâches suivantes: 

• Appui à la Collecte, analyse et présentation d’information de base pour la préparation d’analyses contextuelles, l’application effective des outils de gestion axée sur les résultats et la conception d’objectifs de gestion;
• Appui à la présentation d’informations de base pour la formulation et le suivi de la mise en œuvre de programme, des plans de travail, budgets, et arrangements de gestion;
• Appui à la rédaction des documents et autres correspondances à soumettre au Coordonnateur;
• Maintien des interactions avec les assistants des entités pour améliorer la qualité des documents et autres outils pour l’approbation du Coordonnateur.

Assister dans la gestion programmatique du Bureau:

• Créer les projets dans l’Atlas et Assister l’Unité pour l’alignement des projets et les révisions des projets/programmes, y compris la révision des budgets sur la base des plans de travail ainsi que l’intégration de base des différents projets dans l’Atlas;
• Rassembler et présenter les informations à figurer dans la plateforme ERBM et s’assurer de la saisie des données liées au programme dans Atlas par les conseillers au programme;
• Assister les experts et chefs d’entitét dans le suivi des activités de l’Unité par l’examen d’une série de données y compris les plans, les rapports d’avancement, les ressources, les budgets et des dépenses; 
• Assister les entités dans la programmation de leurs activités et la gestion  proactive des budgets alloués;
• Appuyer l’entité Suivi et Evaluation dans la mise en œuvre du PISE;
• Contribuer à assurer le suivi des recommandations et plans d’action formulés au cours des réunions de l’Unité;
• Appuyer la préparation des différentes revues et la mise en œuvre et l’évaluation des projets/programmes ainsi que les missions conjointes; 
• Faciliter et assister l’unité dans la préparation du Rapport annuel orienté sur les résultats (ROAR), les outils genre, etc. 

Assister dans la gestion administrative de l’Unité:

• Contribuer à la préparation des réunions organisées par l’Unité, participer à ces réunions et rédiger les comptes rendus y afférents;
• Préparer les missions et les déplacements de l’Unité en rédigeant les ordres de mission, en assurant le suivi avec le service de finances et celui de voyage; 
• Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse et la banque de données sur les partenaires de l’Unité;
• Tenir à jour les fichiers des experts et consultants, préparer les notes d’accusé de réception des documents et coordonnées la recherche de documentation;
• Faire l’inventaire et réquisition des fournitures et équipements de bureau;
• Assurer la reproduction des documents de l’Unité et leur enregistrement dans le SharePoint du bureau.

Résultats

• L’enregistrement des données et des informations programmatiques a un impact sur la qualité et la mise en œuvre du programme;
• Une attitude orientée vers la satisfaction des clients produira une image positive d’efficacité du PNUD dans le pays;
• Une attitude proactive anticipant sur les besoins des unités du  programme.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

Responsabilité globale et travail d’équipe

• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Participe effectivement dans un environnement base sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active. 

Aptitude interactives

• Etablit des normes et objectifs de performance et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD. 

Orientation sur les Résultats

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés 

Innovation et Discernement

• Contribue des idées et les approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes;
• S’efforcer de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication

• Démontrer de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.

Connaissance du travail et Expertise

• Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique;
• Utilise la technologie de l’information comme outil et comme ressource.
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Required Skills and Experience

Education:  

• Avoir un diplôme d’Etat (diplôme d’étude secondaire);
• Avoir un diplôme Universitaire dans les domaines de la gestion, économie, droit et /ou similaires sera considéré comme un avantage.

Expérience :

• 5 d’expérience au niveau national ou international dans une institution s’occupant de développement;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.);
• Expérience dans la manipulation de l’internet et des messageries.

Langues requises: 

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.