Background

En tant que partenaire au développement, le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) apporte une assistance soutenue à la République Démocratique du Congo (RDC) dans des domaines variés, en réponse aux exigences de la bonne gouvernance et décentralisation, de la croissance inclusive et développement durable, aux priorités d'ordre économique, environnemental et social. La mise en œuvre de ces programmes obéit aujourd’hui à des modalités novatrices et nombreux défis. 

Ainsi, afin de renforcer son dispositif opérationnel et apporter un appui efficace aux programmes mis en œuvre au sein du Bureau Terrain du PNUD à l’Est de la RDC, le PNUD recrute un(e) Assistant(e) aux Achats basé à Goma qui sera sous la supervision globale de l’Opérations Manager et la supervision directe de l’Associé aux Achats.

Duties and Responsibilities

• Elaborer et mettre en œuvre les stratégies opérationnelles des Achats au sein du BT GOMA;
• Faire un suivi journalier et efficace des achats en collaboration avec les clients;
• Gérer et guider le processus des achats auprès des clients du BT GOMA;
• S’assurer de la bonne mise en œuvre des stratégies et outils d’E-Procurement;
• S’assurer du développement et du partage des connaissances techniques; 
• Assurer un compte rendu régulier sur la soumission et révision au CAP («  Contract Asset and Procurement Committee »)  et de l’ACP (« Advisory Committee on Procurement »).

Appuyer à l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats afin d’atteindre les résultats suivants: 

• Mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies  du PNUD; 
• Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct. 

Assister l’Organisation dans les  procédures de passation des marchés pour   atteindre les résultats suivants: 

• Préparation des plans d'achats des clients et le suivi de leur exécution; 
• Organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation  et  la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements du PNUD; 
• Préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d'Atlas, préparation  de  commandes pour l'achat de services, création des vendor dans Atlas... 
• Mise en œuvre du système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (POs) sont dûment préparés et expédiés;
• Prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes; 
• Procéder au recouvrement des coûts dans Atlas pour tous les services d’Achat rendus par le PNUD aux projets et aux autres agences.

Garantir la mise en œuvre de la stratégie et outils d’E- Procurement pour atteindre les résultats suivants: 

• Développement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs, mise en œuvre du processus de sélection et des évaluations des fournisseurs. 

Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats suivants: 

• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats;
• Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

• Rechercher de bonnes pratiques et proposer les nouvelles manières plus efficaces de travailler;
• Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en ce qui concerne le poste;
• Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l'Organisation en rapport avec le poste et les appliquer de manière cohérente dans ses tâches; 
• S'efforcer de maintenir à jour les connaissances professionnelles à l'auto-apprentissage et d'autres moyens d'apprentissage;
• Démontrer une bonne connaissance de l’outil informatique;
• Démontrer une bonne capacité à identifier les problèmes et proposer des solutions;
• Exploiter l'information / bases de données / d'autres systèmes de gestion;
• Organiser et hiérarchiser l'horaire de travail pour satisfaire les besoins et les délais clients ;
• Disposer d’une forte capacité relationnelle et de communication.

Required Skills and Experience

Education:

• Avoir un diplôme d’Etat (fin d'études secondaires)); 
• Un diplôme universitaire en administration, finance, comptabilité où tout diplôme équivalent sera considéré comme un avantage.

Experience:

• Cinq (5) ans d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des achats, avec des responsabilités graduelles;
• Connaissances spécialisées des politiques et procédures et systèmes de procurement du PNUD;  
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), et connaissance pprofondie des tableurs et logiciels de bases de données, expérience des systèmes de gestion sur Internet;
• Bonne connaissance des logiciels commerciaux couramment utilisés, connaissance du logiciel ATLAS serait un atout.

Langues:

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.