Background

Un/a Administrador/a - Proyectos de Gobernabilidad

“Proyectos de Gobernabilidad Democrática - PNUD "

Serán consideradas aquellas candidaturas recibidas únicamente a través de la herramienta disponible en la página Web del PNUD www.py.undp.org / enlace Operaciones / Empleo y que contengan el Formulario P11 UNDP firmado (Personal History Form) así como la indicación de tres contactos para referencias laborales, hasta el día Miércoles 17 de junio de 2015, inclusive.

Adicionalmente, deberá remitirse una copia impresa del Formulario P11 UNDP con copias de la cédula de identidad y los certificados relevantes en sobre cerrado, al:

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Mcal. López esq. Saraví – Edif. Naciones Unidas

Asunción, Paraguay

Ref.: Un/a Administrador/a - Proyectos de Gobernabilidad:

• Contrato de Servicios basado en condiciones locales;
• Trabajo de tiempo completo y dedicación exclusiva;
• Postulación abierta solamente para nacionales de Paraguay o residentes legales en el país;
• Funcionarios públicos, tanto jubilados como con permiso especial sin goce de sueldo  o contratados, deberán tener un mínimo de tres (3) meses de no haber ejercido la función pública al momento de la aplicación;
• Se alienta la postulación de mujeres calificadas;
• Candidatos internos del PNUD/UN podrán aplicar a esta oportunidad.

Proceso de aplicación:

• Descargue el Formulario P11 UNDP de la página www.py.undp.org Operaciones – Empleo;
• Complete el formulario P11 considerando los Términos de Referencia de la convocatoria. En la sección indicada para los cursos, mencionar las habilidades informáticas que posea;
• Imprima y firme el Formulario P11 completado;
• Seleccione en la convocatoria “En Paraguay” la vacancia indicada más arriba e ingresar en “Postular ahora” (en idioma español). Lea detenidamente las instrucciones para completar y finalizar el proceso;
• Enviada la postulación en la web, deberá subir al sitio el formulario P11 firmado, utilizando el ícono CV;
• Finalizado el registro recibirá una notificación automática.

Duties and Responsibilities

Objetivos de la contratación:

• Llevar a cabo la gestión administrativa y ejecución de los recursos de los proyectos asignados, de acuerdo al Marco de Resultados, Plan Operativo Anual y Plan de Adquisiciones de cada uno de ellos;
• Articular y canalizar internamente los procesos administrativos necesarios para la ejecución exitosa de las actividades de los proyectos asignados y la obtención de los resultados esperados;
• Realizar el monitoreo y seguimiento de la ejecución financiera de los proyectos del cluster, asegurando el ingreso oportuno de la información necesaria a los sistemas corporativos;
• Asistir logística y operativamente en todos los aspectos de la gestión de los proyectos asignados.

Actividades a ser desarrolladas:

A modo enunciativo y sin limitarse a ello, el/la Administrador/a será responsable de:

• Apoyar la realización de revisiones (sustantivas y generales) presupuestarias, justificaciones y monitorear los indicadores de los proyectos asignados en los sistemas corporativos;
• Asistir en el control de calidad de los documentos elaborados tales como: PRODOCs, acuerdos, AWP, correspondencia, revisiones, propuestas de proyectos, asegurándose que dichos documentos se ajusten a las normas y procedimientos del PNUD;
• Apoyar en el monitoreo financiero de ejecución de los proyectos e informar oportunamente al  Coordinador/a de la Cartera sobre los incidentes críticos que podrían afectar el normal desarrollo de la ejecución;
• Articular y canalizar internamente los procesos administrativos necesarios, para la ejecución exitosa de las actividades de los proyectos asignados y la obtención de los resultados esperados;
• Asesorar a los equipos técnicos de proyectos en base a las guías administrativas, financieras  y condiciones generales de los donantes y del PNUD para la realización de contrataciones, adquisiciones y/o acuerdos;
• Administrar los recursos financieros de los proyectos asignados, principalmente en lo relacionado a los procesos de planificación administrativa, contratación, adquisición de bienes o servicios, concurso de precios, pagos, rendición, conciliación, revisión de presupuestos y manejo de inventarios;
• Apoyar en el seguimiento a la Coordinación de los proyectos asignados para la satisfactoria ejecución de las actividades programadas, en base al Marco de Resultados y al Plan Operativo Anual;
• Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual para de los proyectos asignados;
• Elaborar el Plan de Adquisiciones y el Presupuesto de los proyectos asignados en base a los correspondientes Planes Operativos Anuales;
• Asegurar que las transacciones financieras se realicen de acuerdo  a los correspondientes Planes de  Adquisiciones, a los convenios o contratos firmados con terceros, a las normas y a los procedimientos vigentes del PNUD o de los donantes si fuera el caso;
• Llevar a cabo la contabilidad de los proyectos asignados asegurando el correcto registro de todas las operaciones financieras de los mismos;
• Visar con su firma todos los comprobantes, órdenes de compras, solicitudes de pagos, contratos o documentación similar de respaldo que se presenta a la firma de la Coordinación, Oficial de Programa y/o Representación;
• Verificar que todos los pagos de remuneraciones y por otros servicios se efectúen con arreglo a los términos del contrato o convenio y las autorizaciones correspondientes;
• Presentar los informes financieros y rendiciones en plazo y forma a los cuales se encuentran obligados los proyectos asignados;
• Participar en la elaboración y presentación de los informes de avances de los proyectos asignados en base al Marco de Resultados y al Plan Operativo Anual;
• Analizar y resumir la información necesaria para dar cuenta y/o proyectar la marcha de los proyectos asignados en cuanto a costos y utilización de recursos, acorde con los objetivos, resultados y actividades;
• Apoyar la auditoría de la contabilidad de los proyectos asignados, a ser conducida por auditores externos;
• Apoyar en el seguimiento a las recomendaciones de auditoría de los proyectos y programas;
• Brindar apoyo a las misiones de campo de los proyectos asignados;
• Asegurar el apoyo logístico para eventos (talleres de capacitación y de difusión pública, lanzamientos, mesas temáticas, reuniones y similares) que se organicen en el marco de las actividades de los proyectos asignados;
• Preparar la documentación necesaria para el proceso de cierre de los proyectos asignados;
• Organizar y manejar la agenda de la Cartera. Crear, mantener actualizada y socializar a través de los canales oficiales una matriz de eventos y compromisos;
• Mantener un archivo completo, actualizado y ordenado, tanto físico como electrónico, de la documentación relacionada a los proyectos asignados.

Resultados esperados:

• Recursos financieros de los Proyectos administrados eficientemente, principalmente lo relacionado a los procesos de planificación administrativa, contratación, adquisición de bienes o servicios, concurso de precios, pagos, rendición, conciliación, revisión de presupuestos y manejo de inventarios;
• Coordinación de los Proyectos apoyadas en aspectos administrativos y de seguimiento para la satisfactoria ejecución de las actividades programadas, en base al Marco de Resultados y al Plan Operativo Anual;
• Plan de Adquisiciones y Presupuesto de los proyectos elaborados en base al Plan Operativo Anual y ejecutado en tiempo y forma;
• Informes de avances de los Proyectos presentados adecuada y oportunamente en base al Marco de Resultados, Plan Operativo Anual y Plan Anual de Adquisiciones.

Indicadores de desempeño para la evaluación de resultados:

• Operaciones realizadas en Atlas, proyectos creados en Atlas según requerimientos, revisiones presupuestarias realizadas en tiempo y forma, justificación y monitoreo de indicadores de los  proyectos realizados;
• Documentos tales como: PRODOCs, acuerdos, AWP, correspondencia, revisiones, propuestas de proyectos, revisados de manera que se ajustan a las normas y procedimientos del PNUD;
• Se realizaron las revisiones de los proyectos en tiempo y forma. Los proyectos cerrados cuentan con toda la documentación pertinente (incluyendo los de la transferencia de inventarios);
• Se cuenta con un archivo completo y ordenado de los proyectos asignados, entre ellos PRODOCs, revisiones, informes trimestrales y finales, informes de misión, evaluaciones de medio término y final, de consultorías, etc.;
• Se cuenta con los presupuestos y planes de adquisiciones de los proyectos, preparados de acuerdo con los planes operativos, en tiempo y forma;
• Se realizaron de forma oportuna, eficiente y conforme a los procedimientos establecidos por el PNUD, las compras, pagos, conciliaciones y rendiciones de cuentas;
• Se realizaron los procesos competitivos de contratación y/o de adquisición conforme a los procedimientos establecidos, de forma oportuna y de acuerdo a las especificaciones establecidas por el donante y el PNUD;
• Se cuenta con informes financieros mensuales de avance para todos los proyectos, de acuerdo al Marco de Resultados y Plan Operativo Anual correspondiente.

Dependencia y supervisión

El/la Administrador/a estará bajo la supervisión y reportará directamente al Coordinador de Proyectos de Gobernabilidad Democrática, dependiente de la Coordinadora de Programa, que tiene a su cargo la Cartera de Gobernabilidad. Coordinará acciones con los equipos técnicos y administrativos de los proyectos asignados. Trabajará en estrecha colaboración con el personal del PNUD y con las contrapartes para el logro exitoso de los resultados previstos en los proyectos que forman la Cartera.

Duración del contrato

El contrato tendrá una vigencia desde la fecha de la firma del contrato hasta el 31 de diciembre del 2015, con posibilidad de renovación.   El contrato es de dedicación exclusiva, a tiempo completo.

Competencies

Competencias Corporativas:

• Demuestra compromiso con la misión, visión y los valores del PNUD;
• Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad;
• Comparte conocimientos y experiencia;
• Trabaja activamente hacia su desarrollo personal y profesional, trabaja sobre su plan de aprendizaje y aplica nuevos conocimientos adquiridos.

Competencias Funcionales:

• Demuestra habilidades de administración, planificación, organización, monitoreo y seguimiento a actividades;
• Focalización en resultados para el cliente. Respuesta positiva a la retroalimentación;
• Excelente nivel de comunicación oral y escrita, con habilidades para elaborar múltiples y variados informes, comunicados, etc.;
• Capacidad para trabajar en equipos heterogéneos y en relaciones interinstitucionales;
• Permanece calmo/a en control y de buen humor, incluso bajo presión;
• Demuestra apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas;
• Habilidad para proveer servicios de apoyo (logístico, información financiera, etc.) para toma de decisiones.

Required Skills and Experience

Educación:

• Título Universitario en las áreas de Administración, Contabilidad, Economía u otras disciplinas afines;
• Estudios de postgrado en áreas relacionadas con administración, gestión de proyectos u otras disciplinas afines, deseable;
• Talleres, Seminarios o Cursos relacionados a las áreas establecidas en estos términos de referencia, deseable.

Experiencia laboral:

• Experiencia general de al menos 5 años en el área de Administración, Finanzas, Contabilidad y/o Planificación;
• Se valorarán los años de experiencia de trabajo en el área administrativa, financiera, de contabilidad, planificación y/o de seguimiento de proyectos de la cooperación internacional u organizaciones no gubernamentales;
• Se valorarán las experiencias de trabajo en elaboración de informes de Proyectos Sociales o de Desarrollo de acuerdo a criterios establecidos por distintas instituciones y/o donantes, en base a Marcos de Resultados, Planes Operativos Anuales y Planes de Adquisiciones;
• En el marco de las experiencias de trabajo presentadas, se valorará la experiencia de interacción con instituciones, actores públicos y/o privados, involucrados en el desarrollo.

Idiomas requeridos:

• Dominio de Español oral y escrito;
• Inglés (deseable).

Habilidades y otros requerimientos:

• Manejo de herramientas informáticas (Word, Excel, Power Point y Sistemas WEB);
• Excelente capacidad de redacción;
• Disponibilidad inmediata;
• Disponibilidad para traslados a la zona de influencia de los proyectos asignados;
• Tener residencia legal en el país en el momento de aplicar