Background

Sous la supervision  directe du Spécialiste aux Achats, l’Associé(e) aux Achats effectuera l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. L’Associé(e) aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats. L’objectif fondamental est de contribuer  de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme, des projets et du Siège en vue de résoudre les problèmes liés aux achats et échanger les informations.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

• Appuyer  à l’élaboration et la mise en  en œuvre les stratégies opérationnelles des Achats ;
• Assister les projets/programmes dans l’organisation des procédures de passation des marchés ;
• Suivre régulièrement l’exécution des contrats des biens, services et travaux conformément aux clauses ;
• S’assurer que les indicateurs des différents tableaux de bord (dashboards) sont régulièrement  en vert ;
• S’assurer de la bonne mise en œuvre des stratégies et outils d’E-Procurement ;
• S’assurer du développement et du partage des connaissances techniques des achats.

Appuyer à l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats pour atteindre les résultats suivants :

• Mettre  en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies ;
• Mettre en œuvre efficacement le contrôle interne ;
• Procéder à une cartographie du processus des achats ;
• Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct.

Assister les projets  dans l’organisation des procédures de passation des marchés pour  atteindre les résultats suivants: 

• Préparer les plans d'achats des clients et suivre leur exécution ;
• Organiser les processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, les demandes de propositions ou de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements du PNUD ;
• Préparer les bons de commande et les contrats dans et en dehors d'Atlas, créer les vendors dans Atlas ;
• Préparer les soumissions de contrat pour le Comité des Achats (CAP) et le Comité consultatif sur les achats (ACP) ;
• Mettre  en œuvre le système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (Pos) sont dûment préparés et expédiés.

Suivre régulièrement l’exécution des contrats des biens, services, travaux conformément aux clauses pour atteindre les résultats suivants :

• Préparer un calendrier de suivi des contrats ;
• Elaborer des amendements aux contrats, si nécessaire.

S’assurer que les indicateurs des différents tableaux de bord (dashboards) sont régulièrement  en vert pour atteindre les résultats suivants :

• Si nécessaire, prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes ;
• Déceler les erreurs les plus fréquemment commises et proposer des mesures correctives, notamment à travers des formations.

S’assurer de la mise en œuvre de la stratégie et des outils d’E-Procurement pour atteindre les résultats suivants :

• Développer  et mettre à jour une base de données des fournisseurs, mise en œuvre du  processus  de sélection et des évaluations des fournisseurs.

Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats suivants:

• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats ;
• Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.

Les résultats clés ont un impact aussi bien sur l’exécution globale de services fournis par  l’Unité des Achats que sur le succès de mise en œuvre des stratégies et politiques de l’organisation relatives aux Achats. La bonne présentation des informations aux différents comités (CAP et ACP) contribue à assurer un traitement rapide des dossiers et la fiabilité de la gestion des ressources du bureau.

Competencies

Compétences Fondamentales :

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

Création de partenariats stratégiques

•  Analyse des informations générales et sélection du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat

Promotion de la formation et du Partage des Connaissances

• Identifie les nouvelles et meilleures approches de faire les choses puis les intègre au travail ;
• Les documents sur les stratégies innovatrices et les nouvelles approches.

Compétences/Expertises

• Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
• Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail ;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission.

Promotion des Changements Organisationnels et du Développement

• Documentation sur les meilleures pratiques liées au changement organisationnel et le développement au dans et à l'extérieur du système de l'ONU ;
• Démontrer les aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

 Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion;
• Apporte des contributions au développement des composantes du système.

Orientation vers le Client

• Répond en temps réel de façon appropriée et rapide aux besoins des clients internes et externes ; 
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais ;
• Etablit, construit et entretien des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes ;
• Répond aux besoins des clients dans les meilleurs délais.

Promotion de la responsabilisation et la gestion axe sur les résultats

• Collecte et partage les informations sur la bonne pratique de responsabilisation et de gestion axée sur les résultats ;
• Prépare à temps les données pour les rapports ;
• Maintient une base de données.

Gestion et Apprentissage de la Connaissance

• Partager la connaissance et l’expérience ;
• Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu ;
• La capacité à fournir des services-conseils. 

Développement et Efficacité Opérationnelle :

• La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la gestion des achats, l'organisation et la conduite des procédures de passation des marchés, l’établissement de rapports, de contrôle des biens :
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats; capacité à faire des rapports écrits et des recherches ;
• Une bonne connaissance des règles et règlements financiers.

Gestion et Leadership :

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques ;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation ;
• Avoir une approche positive et constructive du travail ;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication ;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Compétences générales

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
• L’auto développement, la prise d’initiative ;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement ;
• Gestion des conflits ;
• Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. La Promotion de l’apprentissage et le partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel ;
• Informe et rend transparent les prises de décision.

Suivi du programme de Certification dans le domaine des Achats 

Required Skills and Experience

Education :

• Diplôme de niveau Bac ou équivalent.
• Un diplôme universitaire en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Comptabilité, Economie ou autres domaines apparentés est considéré comme un atout;
•  Le/La candidat(e) devra obtenir la certification « Achats » du PNUD.

Expérience :

• Avoir une expérience professionnelle  d’au moins 6 ans  au niveau national et/ou international dans le domaine des achats et de l’administration
• Avoir une expérience de gestion de contrats
• Avoir une bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook….)
• Avoir la connaissance du système « Atlas » (système de gestion intégré) est un atout mais non obligatoire au stade du recrutement – le candidat devra néanmoins s’assurer de suivre les formations requises s’il est retenu pour le poste.

Connaissances de langues :

• Maîtrise de la langue française;
• Une  bonne connaissance de l’Anglais constitue un atout.

Note :

• Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise;
• Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.