Background

Les Organismes du Système des Nations Unies en République Démocratique du Congo cherchent à recruter un Assistant à la Logistique. Le poste est localisé à Kinshasa, le financement pour le poste sera sur le budget local pour le partage des coûts de sécurité.

Duties and Responsibilities

L’Assistant Logistique assurera les fonctions suivantes:

Veiller à la supervision des chauffeurs du bureau de Kinshasa, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

• Etablir le planning mensuel d’utilisation des chauffeurs et des véhicules;
• Contrôler les mouvements des chauffeurs pendant les heures de service;
• Assurer l’accueil et le raccompagnement à l’Aéroport du personnel et des tiers autorisés.

Assurer le suivi d'une bonne utilisation des véhicules de l’UNDSS/RDC et à leur maintien en bon état de fonctionnement, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Vérifier quotidiennement les carnets de bord des véhicules du bureau de Kinshasa;
• Planifier les entretiens périodiques, la maintenance préventive et corrective des véhicules du bureau de Kinshasa pour qu’ils soient dans un bon état de fonctionnement et suggérer les réformes éventuelles;
• Centraliser mensuellement un rapport d'entretiens périodiques et de maintenance de tous les véhicules UNDSS/RDC;
• Réclamer auprès des garages les faiblesses enregistrées dans les entretiens et réparations des véhicules ainsi que préconiser les actions correctives appropriées;
• Contrôler les mouvements, les parcours (Kms) et les consommations de carburant des véhicules du bureau de Kinshasa.

Assurer la gestion administrative des dossiers de Transports, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Centraliser les car log history des véhicules UNDSS/RDC;
• Etablir le rapport consolidé de l’utilisation des véhicules par les staffs à des fins non officielles (Facturation);
• Classer les demandes d’utilisation des véhicules à des fins non officielles et garantir leur validité;
• Apporter un appui à la gestion du dossier des assurances automobiles et des sinistres;
• Contrôler les documents requis des chauffeurs et autre personne autorisée à conduire;
• Etablir le tableau mensuel sur la situation des véhicules de l’UNDSS (Véhicules affectés, en custody ou au garage);
• Préparer les bons d’entretien des véhicules à Kinshasa et certifier les factures des garages;
• Préparer les bons de carburant des véhicules;
• Centraliser les rapports périodiques de consommation de carburant de tous les véhicules UNDSS/RDC;
• Etablir et mettre à jour le calendrier de congé des chauffeurs du bureau de Kinshasa;
• Suggérer des sanctions et/ou des enquêtes pour des questions relatives aux exigences de performance ou de conformité aux règles et procédures du PNUD (écart de consommation, défectuosité d’un engin, accident, non-respect des instructions de service, etc.).

Appuyer la gestion des voyages, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• En articulation permanent avec la direction des opérations du PNUD  et les autres  bureaux UNDSS/RDC, donner un appui opérationnel et logistique a toutes les activités de UNDSS, spécialement formations, diverses mission de service et conférences;
• Etablir et faire signer les Ordres de missions du personnel du bureau;
• Apporter un appui à l’organisation efficace de tous les voyages à l’étranger et missions du bureau UNDSS à Kinshasa en préparant les documents nécessaires pour les vols de la MONUSCO, de UNHAS et des voyages internationaux;
• Obtenir auprès des agences de voyages avec lesquelles le PNUD a signé des LTAs, des réservations, les factures proforma et avec le Service Voyage du PNUD faire les évaluations nécessaires afin de faire des choix optimum de billets pour les voyageurs.

Appuyer la gestion des Assets (actifs) des bureaux UNDSS/RDC, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Préparer et soumettre les rapports périodiques sur les inventaires des immobilisations et stock de fourniture de tous les projets du bureau;
• Assurer un suivi et une maîtrise totale de tous les assets des bureaux UNDSS/RDC;
• Gérer quotidiennement les biens et immobilisations sous contrôle de l’UNDSS et s’assurer que tous les assets sont enregistrés et inventoriés dans un fichier excel mise à jour et correctement renseigné.

Contribuer au partage des connaissances et à la formation des chauffeurs UNDSS/RDC et des autres agences sur demande, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Programmer des activités de formation des chauffeurs en rapport avec leurs rôles;
• Sensibiliser les chauffeurs sur les notions de sécurité et les règles MORSS.

Résultats

Les résultats clefs ont un impact dans la rationalisation de l’utilisation des ressources du Bureau UNDSS, aussi bien humaines que matérielles, et doivent contribuer:

• A la satisfaction des clients et à la crédibilité d’UNDSS dans sa manière d’utiliser les ressources matérielles à sa disposition;
• Au maintien d’un bon moral au sein du personnel.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD/UNDSS;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

Gestion des connaissances et apprentissage:

• Travaille activement à l'apprentissage personnel continu et au développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises.

Le développement et l'efficacité opérationnelle:

• Capacité à exécuter une variété de tâches standard, spécialisés et non spécialisés;
• Capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels qui pourraient se poser;
• Capacité à effectuer des travaux  d’envergure et  si nécessaire de façon  confidentielle;
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs;
• Bonne connaissance de l’informatique;
• La  connaissance de l’outil de gestion Atlas serait un  atout;
• Aptitude à  s’adapter aux changements et restructurations.

Leadership et autonomie de gestion:

• Met l'accent sur le résultat pour le client et réagit positivement aux commentaires;
• Capacité de garder son sang-froid devant les situations difficiles  et de travailler sous  pression.

Required Skills and Experience

Education:

• Etre titulaire au minimum d’un diplôme secondaire ou équivalent;
• Un diplôme de graduat en sciences économiques, gestion administrative, logistique ou discipline similaire serait un avantage.

Expérience:

• Une expérience professionnelle de cinq ans et d’au moins 3 ans dans le domaine de la Logistique;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), connaissance du logiciel ATLAS serait un atout;
• Expérience dans la manipulation de l’internet et des messageries.

Langues requises:

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.