Jobs - 58527- Spécialiste Archiviste/Bibliothèque (2)

Spécialiste Archiviste/Bibliothèque (2)

Location :

Bujumbura, BURUNDI

Type of Contract :

UNV

Starting Date :

Application Deadline :

31-Aug-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

UNV

Duration of Initial Contract :

12 months

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

12 months

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Brève description du Projet :

Avant la creation de l’ONPRA (Office National pour la Protection des Refugies et Apatrides) en 2008 et son entree en fonction en 2009, il était du ressort exclusif de la PAFE (Police de l’Air des Frontieres et des Etrangers) de proceder a la reception/enregistrement des demandeurs d’asile au Burundi. Cette fonction a été assumee pendant des annees sans qu’un archivage et une mise a jour rigoureuse des dossiers physiques des demandeurs d’asile et refugies ne soient effectues. Depuis son entree en service, l’ONPRA a son tour a fait face a des difficultes de mise a jour des dossiers physiques des personnes relevant du mandat de protection internationale. L’une des consequences regrettables de cette situation est le retard dans l’execution des procedures de Determination du Statut de Refugie (DSR) et des divers vices qui entravent celles-ci.

En 2014 une equipe speciale a été montee afin de proceder a la recherche, copiage et classement de pres de 5600 dossiers physiques conserves dans les locaux de l’ONPRA. Ces dossiers ont été retenus prioritairement du fait de leurs liens avec des procedures d’asile ou de solutions durables en cours d’execution. Apres cette premiere phase, doit suivre la phase de numerisation de ces memes dossiers pour l’annee en cours.

Au 31/12/2014 plus de 5500 autres dossiers de DSR restent a traiter (photocopies/ mise en fardes/ classement/ numerisation). Un residu de dossiers physiques conserves a la PAFE (datant d’avant 2009) doit encore etre estime et traite de la meme facon.

Le Bureau pays du HCR dispose d’une bibliotheque dont l’organisation et le fonctionnement restent a mettre sur pied. Le classement des ouvrages et le suivi de la circulation de ces derniers feront l’objet d’une etude par le volontaire. Une fois la methodologie validee par la hierarchie, elle fera l’objet d’une mise en œuvre immediate.

Agence/Institution hôte : UNHCR

Contexte organisationnel :

L'Office du Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés a été créé le 14 décembre 1950 par l'Assemblée générale des Nations Unies. L'agence a pour mandat de diriger et de coordonner l'action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes de réfugiés dans le monde entier. Elle a pour but premier de sauvegarder les droits et le bien-être des réfugiés. Elle s'efforce de garantir que toute personne puisse exercer le droit de chercher asile et de trouver un refuge sûr dans un autre Etat, avec pour option de retourner chez elle de son plein gré, de s'intégrer sur place ou de se réinstaller dans un pays tiers. Elle a également pour mandat d'aider les apatrides. Durant plus de cinquante ans, l'agence a aidé des dizaines de millions de personnes à recommencer une vie nouvelle. Aujourd'hui, plus de 8 600 personnes réparties dans 126 pays continuent de fournir une assistance à quelque 33,9 millions de personnes.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Administrateur de Protection (veuillez compléter le titre fonctionnel du superviseur) le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

Faire le classement, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers ;
Préparer un inventaire des dossiers détaillé et fournir les outils qui permettent, dans un système de référence effective, une recherche facile des dossiers/documents, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers ;
Préparer un inventaire des dossiers physiques classés et en circulation ;
Contribuer à la mise en place d’un meilleur arrangement de l’espace de rangement et un inventaire des besoins selon les fichiers classés ;
Contribuer à la mise à jour du classement des dossiers physiques et à la réorganisation du classement dans l’ordre chronologique ;
Mettre a disposition les dossiers physiques et suivre leur circulation le cas echeant (circulation)
Vérifier et gérer les dossiers classés et en circulation ;
Préparer des copies des fichiers de la détermination du statut de réfugié qui ne se trouvent pas dans les archives ;
Assister avec l’archivage des dossiers clôturés et ceux à utiliser, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers ;
Scanner les dossiers et faire le classement électronique, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers ;
Assurer l’intégrité et la sécurité des dossiers ;

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont encouragés à :

Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre ;
Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil ;
Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles ;
Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc ;
Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ;
Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible ;

Résultats attendus :

Les dossiers physiques des refugies et demandeurs d’asile sont repertories et mis a jour ;
L’ONPRA et le HCR ont des archives similaires et mise a jour regulierement ;
L’ensemble des dossiers physiques est numerise et accessible via la base de donnees ProGres ;
La circulation et la gestion des dossiers est suivie selon les procedures operationnelles ;
La bibliotheque est fonctionnelle et les ouvrages traces dans leurs circulation ;
La bibliotheque fait l’objet d’une mise a jour reguliere ;
Les staffs sont briefes sur les modalites de circulation des dossiers ainsi que des ouvrages ;
Les volontaires agissant dans un contexte humanitaire doivent faire preuve d’engagement et de respect de la confidentialite des informations auxquelles ils auront acces ;
Il est attendu une implication actives des volontaires lors des activites et celebrations organisees tout au long de l’annee a l’attention des staffs et des beneficiaires ;
Les volontaires sont invités a suivre en ligne les diverses formations obligatoires et recommandees qui permettront un renforcement de leurs capacites.

Competencies

Connaissance des programmes d'ordinateur (MS Office- Word et Excel) ;
Connaissance d’utilisation de la base de données HCR (proGres) souhaitable.

Required Skills and Experience

Education:

Avoir terminé les études secondaires avec un certificat post secondaire ou équivalent.

Expérience

Un minimum de 2 ans d’expérience pertinente pour la fonction ;
Expérience à utiliser des systèmes de classement digital.

Langues :

Excellent français oral et écrit.

Conditions de vie :

Le deux volontaires seront basés à Bujumbura.

Conditions de Service :

Votre affectation est de 12 mois (veuillez indiquer la durée d’affectation); une indemnité mensuelle de subsistance de volontaire, sensée couvrir le logement, les besoins de base ainsi que les charges locatives (eau, électricité, etc.), équivalant à 556,634 FBu (veuillez compléter les informations requises) vous sera versée. Vous aurez droit à une indemnité d’installation (SIG) (si applicable); une assurance médicale, une assurance d’incapacité et une assurance vie. Un billet d’avion (si applicable) et une indemnité de réinstallation après service satisfaisant vous seront payés.

Le programme VNU est un programme qui promeut l'égalité des chances et encourage les candidatures de professionnels qualifiés. Le Programme VNU s’engage à assurer la diversité en termes de genre, de nationalités et de cultures.

Note : ce poste est ouvert uniquement aux nationaux.