Background

Le Conseil Exécutif du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique pour la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de s’adapter pour mieux faire face aux nouveaux défis de développement dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation s’est faite par le réalignement des Programmes de Pays et requiert une transformation de l'efficacité institutionnelle par l’amélioration du système de gestion des ressources aussi bien financières qu'humaines, aux fins d'atteindre les résultats durables dans les limites des flux de ressources prévues et mobilisées.

 A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d'Efficacité financière (FSE) qui permet de s'assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours de l’exercice biennal 2014-2015.

L'Assistant(e) aux Achats travaille en étroite collaboration, d'une part avec l'Equipe en charge des Passations de Marchés et des Services d'Appui Opérationnels, et d'autre part avec le personnel en charge de l'exécution des Programmes et des Projets du Bureau Pays et du Siège du PNUD, pour assurer une prestation optimale des services

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles et du plan d’approvisionnement
  • appuyer les processus d'Achats;
  • Assurer la mise en œuvre de la stratégie d'achat;
  • Assurer le contrôle des biens du Bureau Pays;
  • Contribuer à la prestation de services de logistique;
  • Contribuer à la soumission on-line et révision au CAP (« Contract Asset and Procurement Committee ») et de l’ACP (« Advisory Committee on Procurement »);
  • Contribuer au renforcement et au partage des connaissances ainsi qu'à leur diffusion.

Veiller à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en se focalisant sur l'atteinte des résultats ci-après:

  • Pleine conformité des activités d'Achats avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/et du PNUD;
  • Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels d'Achats du Bureau Pays Nations Unies/ PNUD et mise en œuvre des procédures d'utilisations internes (SOPs.) en passation des marchés et de logistique en collaboration avec le Superviseur direct et la direction du Bureau.

Aider dans les processus de passation des marches au profit du Bureau pays (CO), les  projets NEX/MIM et DEX/DIM, et sur demande des autres Agences, dans le but surtout de:

  • Contribuer effectivement à l'élaboration de plans d'Achats  pour le compte du Bureau;
  • Aider dans l'organisation des processus d'Achats  notamment la préparation des documents pour les demandes de cotations (RFQs), les invitations internationales à soumissionner (ITBs) ou les demandes de propositions (RFPs), la réception des devis, des soumissions ou des offres, leur évaluation primaire;
  • Préparation des Bons de Commande et des contrats aussi bien dans Atlas qu'en dehors d'Atlas,  préparation des Bons de Commande récurrents/permanents dans le cadre des contrats de services, la création de dossiers de fournisseurs dans Atlas, tenue du système de classement au niveau de l'Unité de Passation des Marchés/Achats. Assurer le rôle d'Acheteur ('Buyer') sous Atlas;
  • Mettre en œuvre le dispositif de contrôle interne permettant de s'assurer que les Bons de Commande sont préparés et partagés convenablement. Prendre des mesures correctives opportunes par rapport aux Bons de Commande comprenant la vérification des erreurs sur le budget ('budget check') et autres problèmes;
  • Fournir des informations en vue de la préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services d'achats que le PNUD fournit  aux autres Agences;
  • Préparation des Bons de Commande et des contrats aussi bien sous Atlas que hors Atlas et veiller à ce que la création des fichiers vendeurs ('vendors') dans les  petits bureaux soit effectuée par les Associés aux achats. Préparation des Bons de Commandes permanents/récurrents pour veiller à ce que la sous-traitance des services au niveau des Bureaux de taille moyenne et de grande taille soit assurée par les Assistants aux Ressources humaines. La Préparation des Bons de commande et des contrats sous Atlas ou hors Atlas dans les grands Bureaux disposant de Centres de Services ou de bureaux de projets peut être effectuée par les Administrateurs des Centres de Service et les Assistants Passation des Marchés des Bureaux de Projets.

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement, dans le but surtout de:

  • Mettre à jour le fichier fournisseurs.

Assurer le bon contrôle des Biens du Bureau Pays, dans le but surtout de:

  • Préparer les rapports d'inventaire;
  • Assurer des vérifications physiques et des contrôles d'inventaire au niveau du Bureau Pays  et des projets;
  • Les vérifications physiques peuvent être effectuées par d'autres membres du personnel, notamment avec le personnel des Finances et les assistants au Programme.

Assurer la fourniture de services logistiques, notamment:

  • L'achat de billets d'avion et la préparation des Bons de Commande, les arrangements relatifs aux envois, l'organisation de l'entretien des véhicules, les dispositions à prendre pour la tenue des conférences;
  • La conduite, en temps utile, de l'enquête sur l'indemnité journalière de subsistance (IJS), les Agences de Voyage, l'entretien des véhicules, les hôtels, et dispositions à prendre pour la tenue des conférences.

Aider dans le renforcement et le partage des connaissances ainsi qu'à leur diffusion au sein du Bureau Pays, dans le but surtout de:

  • Participer à la formation du personnel des Opérations/et des projets sur la Passation des marchés/ achats;
  • Contribuer efficacement aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur la gestion des services d'Achats du Bureau Pays notamment en termes de qualité et de la pertinence des travaux accomplis. La fourniture d'informations exactes contribue au renforcement des capacités du PNUD en matière de fourniture de services de passation de marchés.

Les dossiers de candidature doivent être composés:

  • D’une lettre de motivation signée par le candidat;
  • Le formulaire P11 dument rempli et signé par le candidat;
  • Les copies de diplômes.

Le dossier fusionné en un seul document (fichier) devra être soumis au site de recrutement du PNUD : http://jobs.undp.org

Les candidatures électroniques peuvent également être soumises à l’adresse : recrutement.mr@undp.org

Les candidats peuvent également soumettre des dossiers sous pli fermé avec la mention Candidature au poste d’ « Assistant aux Achats du PNUD Mauritanie» à l’adresse:

Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD)

Bureau du PNUD, 203, rue 42-133 – BP 620   Nouakchott, Mauritanie

Les offres physiques seront reçues les jours ouvrables à la réception du PNUD du Lundi au Jeudi de 15h à 17h et le vendredi de 10h à 12h

Competencies

Compétences relatives à la fonction:

Développement de Partenariats Stratégiques:
Tenue des données et des bases de données

  • Analyser les informations de référence et sélectionner  les documents pour appuyer les  initiatives de renforcement de partenariats, Promotion de l'Apprentissage et de la Diffusion des Connaissances au sein de l'Organisation, Recherche et analyse de base des données;
  • Recherche des bonnes pratiques et propose de nouvelles voies plus efficaces pour effectuer le travail.

Connaissance du Travail/Expertise Technique:
Connaissance de base des processus, méthodes et procédures

  • Comprendre les principaux processus et méthodes de travail liés au poste;
  • Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l'Organisation relatives au poste et les appliquer de façon cohérente dans l'exécution de ses tâches professionnelles;
  • S'efforcer de mettre à jour les connaissances du travail à l'aide de programmes de perfectionnement personnel et d'autres moyens d'apprentissage;
  • Avoir une bonne connaissance des technologies de l'information et les appliquer dans le cadre de l'exécution des tâches qui lui sont assignées.

Promotion du Changement et du Développement au sein de l'Organisation:
Présentation d'informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel

  • Aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions;
  • Conception et mise en œuvre de Systèmes de Gestion et Collecte de données;
  • Utiliser les données/bases de données/les autres systèmes de gestion;
  • Orientation-Client , Entretenir des bonnes relations avec la clientèle;
  • Rendre compte aux clients externes en temps utiles et de manière appropriées;
  • Organiser et prioriser le programme de travail pour tenir compte des besoins des clients et des échéances.

Promotion de la responsabilité et de la Gestion axée sur les Résultats: 

  • Collecter et diffuser les données sur les bonnes pratiques en matière de responsabilité et de systèmes de gestion axés sur les résultats.

Compétences relatives à l'Organisation:

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
  • Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Gestion et Apprentissage de la Connaissance:

  • Partager la connaissance et l’expérience;
  • Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu;
  • La capacité à fournir des services-conseils.

Développement et Efficacité Opérationnelle:

  • La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la gestion des achats, l’organisation et la conduite des procédures de passation des marchés, l’établissement de rapports, de contrôle des biens;
  • Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats; capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
  • Une bonne connaissance des règles et règlements financiers ;
  • Disposer d’une forte capacité relationnelle et de communication.

Gestion et Leadership:

  • Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
  • Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation.

Required Skills and Experience

Education:

  • Niveau secondaire avec spécialisation en Achats/Passation des Marchés;
  • Diplôme de niveau universitaire en Administration des Affaires ou en Administration Publique serait souhaité mais n'est pas une exigence;
  • Le/La candidat(e) devra obtenir la certification « Achats » du PNUD.

Expérience:

  • Au moins 5 ans d'expérience pertinente en administration au niveau national ou international;
  • Connaissances avérées en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel, etc.);
  • Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne;
  • La connaissance du système « Atlas » (système de gestion intégré) est un atout.

Langue:

  • Bonne maîtrise du français (écrit et parlé) et connaissance pratique de l'anglais.