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Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail clarification.tg@undp.org Le PNUD Togo enverra une copie écrite de la réponse à tous les candidat(e)s qui ont manifesté leur intérêt à cet avis d’appel à candidature sans mentionner la source de la requête.

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Contexte et justification

La Fédération des Femmes Entrepreneurs et Femmes d’Affaires du Togo (FEFA) est un regroupement de 33 organisations de femmes entrepreneurs qui se veut une force de proposition et d’action au service de la promotion de près de 4.000 femmes dans les activités à forte potentialité de revenu pour contribuer au développement économique et poursuivre l’atteinte des Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD). Pour ce faire, la FEFA a pour mandat la recherche et la promotion des projets générateurs d’emplois et de richesse sur la base des potentialités socio-économiques du pays en vue de lutter contre le chômage et de réduire la pauvreté des jeunes filles et des femmes. La FEFA, jeune fédération créée en 2011, est donc aujourd’hui la maxima représentativité de l’entreprenariat féminin au Togo.

Le secteur de l’entreprenariat féminin a connu un regain d’intérêt dû au rôle important et à la place qu’occupent les femmes dans la vie économique et sociale de notre pays. Le taux d’activité des femmes est élevé dans l’économie togolaise surtout dans l’économie informelle. Elles participent pour 46% au PIB, et elles assument 70% des activités du secteur informel. Dans les activités artisanales, elles représentent environ 54% de la population active et font preuve d’habileté et d’aptitudes alors que celles-ci ne représentent qu’environ 30% des actifs dans l’industrie manufacturière et 40% dans l’agro-industrie. Compte tenu de l’apport du potentiel humain féminin dans l’activité économique, la prise en compte du genre à tous les niveaux pourrait contribuer à une utilisation optimale des ressources humaines en vue de la réduction durable de la pauvreté. Ainsi, les mesures visant à faciliter leur plus grande insertion dans les secteurs publics et privés et appuyer leurs activités génératrices de revenus dans le secteur informel, doivent constituer une priorité.

Cependant les femmes rencontrent des difficultés et des contraintes pour la conduite de leurs affaires. Ainsi, plusieurs facteurs constatés, limitent leurs actions en matière d’entreprenariat : i) absence de garanties pour l’accès au crédit, le défaut de propriété de terre, le faible accès aux moyens de production (intrants, équipements modernes), les contraintes familiales, les pesanteurs socioculturelles ou le faible niveau de revenu des femmes. A ces facteurs peuvent s’ajouter l’analphabétisme, le faible niveau d’instruction et de qualification des femmes. Ce sont autant de facteurs qui, non seulement limitent la qualité des activités, mais contraignent surtout la formalisation des entreprises. Au regard de l’importance des contraintes auxquelles font face les femmes entrepreneures, des efforts doivent être faits pour accompagner les micros et petites réalisations du secteur privé des femmes.

Pour ce faire, la FEFA, en droite ligne avec la Stratégie de la CEDEAO sur le Développement du Secteur privé et des programmes relatifs à l’autonomisation économique des femmes en Afrique, et en étroite collaboration avec l’appui technique et financier du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), se propose de mettre en place un dispositif d’accompagnement à travers l’établissement d’un centre de promotion des affaires « Women Business Development Center » (WBDC). Ce dernier sera un centre d’incubation et de formation pour les entrepreneurs mettant en œuvre des projets innovants créateurs d’emplois et plus particulièrement pour les jeunes femmes entrepreneures. Pour s’assurer de la conduite effective de cette initiative de création d’incubateur(s), constituant une innovation au Togo en matière d’accompagnement à la création et au développement d’entreprises, une étude de faisabilité assortie d’un plans opérationnels a été réalisée.

Ainsi, la FEFA sollicite, l’appui du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) pour recruter un consultant national en vue d’établir un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable, qui constitue un prérequis pour la mobilisation des ressources, l’octroi et la gestion des ressources émanant des appels à projet des organisations internationales et régionales disposées à financer ce type de projet.

Objectif général

L’objectif général est de renforcer les capacités de la FEFA –Togo pour lui permettre de déposer une note de concept pour financement auprès des bailleurs de fonds potentiels et répondre aux appels à projet des organisations internationales et régionales selon les normes et règles applicables.

Objectifs spécifiques

L’objectif spécifique est d’appuyer la Fédération des Femmes Entrepreneurs et Femmes d’Affaires du Togo à élaborer un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable.

La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après:

• Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier conforme;
• aux principes d’organisation et de gestion généralement admis;
• aux dispositions des conventions de financement;
• à la législation en vigueur au Togo (décrets, loi, arrêtés etc.);
• Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives;
• Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des circuits d’information (circulation des documents).

 Le respect et l’application effective de ces procédures conditionnent l’efficacité du système de gestion qui doit se traduire pour le FEFA par des contrôles systématiques hiérarchiques d’une part, et d’autre part par des contrôles réguliers du service de contrôle  interne et des audits externes pour minimiser les différents risques qui peuvent résulter d’irrégularités ou de malversations, mais surtout de négligences, d’erreurs d’exécution, de jugement ou de compréhension.

Le présent manuel consacre  la séparation des fonctions d’ordonnateurs et de comptables.

De façon spécifique, il s’agit pour le/la consultant(e) recruté(e)de concevoir un manuel qui décrit:

• L’organisation, le rôle et les fiches de postes référencés dans l’organigramme de la FEFA;
• Les procédures et outils de gestion opérationnels et/ou administratifs, logistiques et/ou de gestion des ressources humaines;
• Les procédures et outils de gestions comptables et financières.

Le présent document sera progressivement révisé ou complété dans le cadre de l’évolution de la structure. De façon générale, la comptabilité de la FEFA est soumise à l’application du plan comptable SYSCOHADA, système comptable OHADA.

Ce manuel de procédures administratives, comptables et financières n’exclut pas l’utilisation des manuels de gestion exigés par les partenaires techniques et financiers. En cas de contradiction entre les procédures, celles décrites dans le document de projet s’appliquent prioritairement.

Duties and Responsibilities

Dans le cadre de leur mission, le/la consultant(e) aura à conduire les activités suivantes.

Le diagnostic visera à identifier et évaluer les procédures existantes et leur niveau d’application, identifier les problèmes en termes de procédures de gestion qui ont été relevés lors de la mise en œuvre des projets et des activités opérationnelles de la FEFA. Il portera sur les procédures administratives, financières, comptables et de gestion des ressources humaines. Le diagnostic se basera sur l’analyse de documents et sur des entretiens avec les acteurs clés, au sein de la FEFA et auprès d’éventuels partenaires. Le diagnostic doit être mené de façon participative avec les personnels de la FEFA pour des conclusions partagées.

Le/la consultant(e) devra définir et formaliser dans ce manuel, les procédures administratives comptables et financières de la FEFA. Le manuel couvrira les aspects suivants, sans que ceux-ci ne soient limitatifs:

Aspects de la gestion administrative: le manuel devra définir (i) l’organisation de la fonction et des règles administratives; (ii) les procédures de gestion des informations (sous forme électronique et papier); (iii) les procédures de gestion des ressources humaines; (iv) les procédures d’approvisionnement et de gestion du patrimoine et des biens de l’Agence; et (v) les procédures d’appel d’offres et de préparation des contrats. Chacune des procédures devra être accompagnée de propositions de documents de gestion à mettre en place.

Aspects comptables et financiers: le manuel devra définir (i) les procédures de comptabilisation assorties: des principes et normes comptables, du cadre comptable, du plan des comptes capable de cerner les fonds alloués par bailleur et les schémas comptables; (ii) le descriptif des travaux de fin d’exercice, de préparation des annexes des états financiers et l’établissement des états financiers; (iii) les procédures budgétaires incluant les procédures de comptabilisation du budget et d’analyse des écarts.

Aspects contrôle et sécurisation des actifs:

Le manuel devra définir: (i) les procédures de contrôle à mettre en place et à appliquer par la FEFA; (ii) les types de contrôles à effectuer; et (iii) la nature des supports de contrôle, leur périodicité et la destination (personnes) des rapports comptables et financiers

L’expert technique définira avec la FEFA le cadre de rédaction du manuel, et rédigera le manuel de procédures avec la participation et l’appui des personnels, pour assurer une appropriation optimale des procédures. Cette phase de la mission se terminera par une réunion technique de restitution puis une réunion de validation du manuel.

Résultats attendus de la mission

Résultat 1 : Un manuel de procédures administratives, comptables et financières est élaboré de façon participative.
Résultat 2 : Les nouvelles procédures sont appliquées par la FEFA.

Produits et livrables attendus

Le manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable de la FEFA est élaboré et comprend les composantes suivantes:

• Les documents descriptifs des tâches et des fiches de postes de l’organisation sont disponibles;
• Les documents et outils de gestion de procédures administratives, logistiques et/ou de gestion des ressources humaines sont disponibles;
• Les documents et outils de gestion des procédures de gestion comptables et financières sont disponibles.

Ainsi au cours de sa mission, le/la consultant(e) fournira selon le chronogramme de la mission les livrables suivants:

• Un (01) manuel de procédures en version provisoire;
• Une (01) présentation PPT du manuel;
• Un (01) manuel de procédures validé par les commanditaires.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook)

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Éducation:

• Avoir un diplôme de niveau de bac + 5 au moins en gestion, économie, audit et contrôle ou comptabilité ou dans un domaine connexe au champ d’étude équivalent.

Expérience:

• Avoir une expérience avérée d’au moins 4 ans et vérifiable dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures applicables aux associations et structures assimilables;
• Avoir des connaissances prouvées de la règlementation financière, administrative et comptable des associations répondant sous la loi de 1901 ou structures assimilables;
• Avoir une bonne connaissance des normes et procédures des bailleurs/partenaires internationaux;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (world, excel et powerpoint).

Langue:

• Avoir une parfaite maîtrise de la langue française, écrite et orale.

Durée de la mission

La mission se déroulera sur Lomé. La durée de la mission est de trente (30) jours ouvrables.

Le manuel de procédures sera remis:

• 23 jours (ouvrables) au plus tard après le début de la mission en version provisoire;
• 7 jours (ouvrables) au plus tard après la réunion de présentation et de validation du manuel en version finale (format papier et CD en trois exemplaires chacun).

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique (enveloppe/Fichier N°1):

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références.

P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse - http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).

L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Avoir un diplôme de niveau de bac + 5 au moins en gestion, économie, audit et contrôle ou comptabilité ou dans un domaine connexe au champ d’étude équivalent;
• Avoir une expérience avérée d’au moins 4 ans et vérifiable dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures applicables aux associations et structures assimilables.

Notation de l'offre technique (70 points):

• Expérience avérée et vérifiable dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures applicables aux associations et structures assimilables ; (20 pts);
• Avoir des connaissances prouvées de la règlementation financière, administrative et comptable des associations répondant sous la loi de 1901 ou structures assimilables ; (15 pts);
• Avoir une bonne connaissance des normes et procédures des bailleurs/partenaires internationaux ; (5 pts);
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et chronogramme/planning de la mission (30 pts).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org , ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Elaboration du manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable de la Fédération des Femmes Entrepreneurs et Femmes d’Affaires du Togo (FEFA) »  devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.