Background
L’Assistant/e Travel (voyages) est chargé/e de fournir des services de grande qualité pour les voyages et missions du personnel du Bureau et des Projets extérieurs du Bureau.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les membres du personnel des Programmes et des Projets extérieurs du Bureau et œuvre.
Il/Elle œuvre à promouvoir dans la prestation de services relatifs aux voyages et missions, une approche collaborative de qualité basée sur les résultats visant la satisfaction du client.
Duties and Responsibilities
Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
- Conformité strictes aux règles et règlements, politiques et stratégies relatifs à la gestion des voyages, et en vigueur dans le système des Nations Unies;
- Exécution des mesures retenues afin d’exiger des Agences de voyages l’application stricte des règles et règlements des Nations Unies et des directives en matière de voyages.
Assure un appui à l’organisation des voyages et missions, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
- Recherche d’itinéraires, en relation avec les coûts des voyages locaux et internationaux et soumission des différentes propositions au superviseur;
- Information sur les horaires et tarifs de voyage pour des itinéraires spécifiques;
- Préparation des PT8 et Ordre de mission;
- Collecte des documents à fournir par les voyageurs (passeport national, UNLP, carnet de vaccination) et vérification de leur validité;
- Emission des bons de commande pour les billets auprès des Agences de voyage;
- Initiation des demandes de visa au niveau des ambassades;
- Organisation de l’hébergement pour les voyageurs qui en expriment le besoin;
- Organisation des arrangements pour l’accueil à l’aéroport;
- Collecte d’informations en vue de l’établissement de LTA pour les services de voyage.
Assure la collecte des documents de remboursement lié aux voyages et missions, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:
- Compilation des dossiers de remboursement à l’attention des Finances pour traitement;
- Suivi du paiement des remboursements;
- Classement et archivage de toutes les demandes de remboursement;
- Informations sur l’état des remboursements en vue de l’élaboration du rapport du superviseur.
Competencies
- Intégrité;
- Respect de la diversité;
- Professionnalisme;
- Travail d’équipe;
- Orientation clients;
- Aptitude à la planification et à l’organisation;
- Volonté de perfectionnement.
Required Skills and Experience
Formation:
- Etudes secondaires, être titulaire du diplôme du baccalauréat;
- Diplôme universitaire en Commerce ou Marketing ou formation en voyages serait un atout.
Expérience:
- 5 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine du Voyage ou de l’Administration;
- Expérience professionnelle dans une organisation internationale ou une ONG serait un atout;
- Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, PPoint, etc.) et de logiciels de réservation et suivi passagers (Amadeus, Gaetan, etc).
Langues:
- Maîtrise parfaite du français.
Candidatures
Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante :
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.