Background

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail clarification.tg@undp.org Le PNUD Togo enverra une copie écrite de la réponse à tous les candidat(e)s qui ont manifesté leur intérêt à cet avis d’appel à candidature sans mentionner la source de la requête.

Contexte et justification

Le secteur de l’entrepreneuriat féminin a connu un regain d’intérêt ces dernières années dû au rôle important et à la place qu’occupent les femmes dans la vie économique et sociale de notre pays. Il est désormais reconnu mondialement qu’il ne peut y avoir de développement sans la pleine participation de la femme au processus économique. Ainsi, l’identification et la valorisation des niches de créneaux porteurs et la traçabilité de la chaîne de valeurs à travers la conception et la réalisation des projets constituent des étapes importantes et comptent parmi les défis à relever pour encourager l’entrepreneuriat féminin et répondre en partie aux besoins d’emplois décents pour les jeunes filles et les femmes.

Le chômage touche 8,1% des jeunes au Togo (contre 6,5% en moyenne nationale) et cette précarité est plus prononcée pour les femmes. Celles-ci rencontrent des difficultés et des contraintes pour la conduite de leurs affaires. Ainsi, plusieurs facteurs limitent leurs actions en matière d’entrepreneuriat : absence de garanties pour l’accès au crédit, le défaut de propriété  foncière, le faible accès aux moyens de production (intrants, équipements modernes, terre), les contraintes familiales, les pesanteurs socioculturelles, le faible niveau de revenu des femmes. A ces facteurs peuvent s’ajouter l’analphabétisme, le faible niveau d’instruction et de qualification professionnelle des femmes. Ce sont autant de facteurs qui, non seulement limitent la qualité des activités, mais contraignent surtout la formalisation des entreprises des femmes. Au regard de l’importance des contraintes auxquelles font face les femmes entrepreneuses, des efforts doivent être faits pour accompagner les micros et petites réalisations du secteur privé des femmes.

Pour ce faire, la FEFA, en droite ligne avec la Stratégie de la CEDEAO sur le développement du secteur privé et des programmes relatifs à l’autonomisation économique des femmes en Afrique, se propose de mettre en place un dispositif d’accompagnement à travers l’établissement d’un centre de promotion des affaires « Women Business Development Center » (WBDC). Ce dernier sera un centre d’incubation et de formation pour les entrepreneurs et plus particulièrement les jeunes femmes entrepreneuses.

Pour s’assurer de la conduite effective de cette initiative de création d’incubateur(s), constituant une innovation au Togo en matière d’accompagnement à la création et au développement d’entreprises, une étude de faisabilité a été entreprise en 2014 avec l’assistance technique du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). L’expertise mobilisée a permis d’établir l’étude de faisabilité assortie d’un plan d’actions opérationnel permettant ainsi de faciliter la mise en oeuvre du projet.

La FEFA, l'entite´ responsable de la mise en œuvre de ce projet envisage, en partenariat avec le PNUD, de recruter un consultant pour fournir l’assistance technique en vue de l’ope´rationnalisation du centre d’incubation « Women Business Development Center ».

Objectifs

L’objectif est d’assurer l’opérationnalisation d’un incubateur sous forme de centre de promotion des affaires, « Women Business Development Center », qui couvre initialement la zone urbaine et péri-urbaine de Lomé. Un incubateur d'entreprises est une structure d'accompagnement des pro-moteurs de projets de création d'entreprises. Il apporte aux promoteurs/trices de jeunes entreprises (start-up), un espace d’hébergement, de coaching, de formation pratique, de facilitation de réseautage avec les autres entreprises et d’accompagnement pour la recherche de financement. Les promoteurs ayant accès, sont prioritairement des porteurs de projets innovants et à fort poten-tiel de développement. Le centre d’incubation a pour ambition d’intégrer les meilleures pratiques appliquées à ce jour et de pouvoir constituer à terme une référence dans la promotion et l’innovation de l’entrepreneuriat féminin, tant au niveau local que régional.

Duties and Responsibilities

L’Expert(e) International(e) travaille sous la supervision hiérarchique de la Fédération des Femmes d’Affaires et Femmes entrepreneurs du Togo et sous la supervision technique du Représentant Résident adjoint du PNUD. L’expert(e) international(e) travaille en collaboration avec le Directeur technique du centre et l’équipe d’experts associés pour mettre en œuvre le plan opérationnel du nouveau centre a` court terme et assurer le lancement officiel des activités d’ici novembre 2015.

Responsabilité en matière de développement organisationnel et de gestion :

• Contribuer avec le Directeur technique du WBDC, a` l’organisation, la planification et l’exécution de l’ensemble des activités prévues pour atteindre les résultats et activités consignées dans la feuille de route;
• En collaboration avec le Directeur technique du WBDC, rédiger le plan d’actions pour le lancement du Centre en se basant sur la mission et vision retenues dans le document de projet et activités prioritaires de la feuille de route;
• Accompagner le Directeur technique dans la mise en œuvre le plan des ressources humaines et dans l’organisation des tâches et responsabilités du personnel d’encadrement et d’accompagnement du WBDC, en collaboration avec les acteurs concernés ;
• Fournir des apports techniques et assurer le contrôle qualité dans la rédaction du manuel de gestion et de procédures du WBDC;
• Fournir des apports techniques et assurer le contrôle qualité dans l’élaboration du plan de communication et de relations extérieures en vue d’assurer la visibilité´, la mobilisation des ressources et la gestion des connaissances en collaboration avec les acteurs concernés (notamment la réalisation du site web du WBDC);
• Fournir des apports techniques et assurer le contrôle qualité dans l’élaboration d’un plan de renforcement organisationnel et technique (pédagogique) a` moyen terme, en suscitant la création de liens et/ou de partenariat avec les autres institutions de formation à l’entrepreneuriat, et en créant des synergies entre les institutions partenaires au Togo;
• Appuyer a` travers l’expertise technique du fonctionnement de ce centre, le travail du Directeur technique et des prestataires de services contractualisés, pour assurer la mise en place d’un espace de travail et d’accueil répondant aux principes, valeurs et modalités fonctionnelles du WBDC;
• Organiser et conduire une réunion de concertation bimensuelle sur le suivi et la mise en œuvre du plan d’actions, avec l’ensemble du personnel du WBDC et les parties responsables du projet;
• Elaborer un rapport bimensuel sur l’état des lieux des activités prioritaires réalisées et du degré´ d’atteinte des résultats, selon les délais établis dans la feuille de route pour la mise en œuvre de l’incubateur;
• Contribuer a` la rédaction du rapport annuel de suivi et évaluation, pour ce qui concerne les formations, les prestations de service et la mise en œuvre du WBDC ;

Responsabilité en matière d’appui pédagogique et de renforcement des capacités :

• Superviser et contribuer à l’élaboration d’un plan de formation a` court terme du personnel encadrant les services et prestations fournies aux bénéficiaires en collaboration avec les acteurs concernés, y compris sur des thèmes spécifiques comme l’environnement juridique des affaires, l’accès aux marchés, l’équité´ de genre ou tout autre domaine jugé pertinent pour l’atteinte des résultats;
• Renforcer les capacités de l’équipe de gestion et du personnel du WBDC, via des formations et des outils appropriés, dans l’organisation pratique journalière du WBDC, l’organisation des formations et des services d’accompagnement (en collaboration avec le personnel du WBDC et le Directeur technique);
• Assurer la mise en place et l’appropriation d’un système d’information et de gestion intégré dédié au suivi des projets incubés et bénéficiaires des services du WBDC;
• Contribuer a` une stratégie de formation du personnel encadrant les services et prestations fournies aux bénéficiaires et promouvoir l’échange d’expertise didactique entre formateurs et intervenants du WBDC;
• Appuyer le Directeur technique dans le renforcement du système de suivi des indicateurs de performance qui alimentent une stratégie de contrôle de qualité´ technique et didactique du WBDC;

Responsabilité en matière de coordination sectorielle :

• Participer sous sollicitation du Directeur technique ou des entités responsables du projet, aux échanges au niveau du projet/programme relatif à l’entrepreneuriat des jeunes et des femmes;
• Participer  sous sollicitation du Directeur technique ou des entités responsables du projet, aux activités sectorielles, échanges, partage d’information, sur l’entrepreneuriat des jeunes et des femmes;

Résultats attendus de la mission

• Le plan d’actions pour le lancement des activités du Centre selon les priorités inscrites sur la feuille de route est disponible, endéans  dix (10) après la signature du contrat;
• Le plan de formation a` court terme du personnel encadrant les services et prestations fournies aux bénéficiaires est disponible endéans quarante (40) jours après la signature du contrat;
• Le système d’information et de gestion intégré des projets est disponible et fonctionnel;
• Les rapports bimensuels sur l’exécution des activités du plan d’actions sont disponibles.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.
• Professionnalisme:
• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook)

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Compétences fonctionnelles:

• Disposer d’une bonne connaissance du cadre normatif, international et/ou régional, relatif à la problématique de l’entrepreneuriat des femmes ;
• Compétence en consensus building et re´seautage aupre`s de nombreuses personnes et institutions afin de s’assurer que sa contribution soit appropriée et pérenne ;
• Familiarité avec les outils de mobilisation de ressources des partenaires potentiels du Togo intervenant sur la problématique de l’entrepreneuriat des jeunes et de l’autonomisation économiques des femmes ;
• Excellentes capacités de communication, de ne´gociation et de travail dans un environnement multiculturel ;
• Etre habitué a` travailler dans un environnement de travail intense et dans une exigence de re´sultats tangibles  à court terme ;
• Maîtrise des outils informatiques, dont les applications Microsoft (Word, Excel, Power Point)

Required Skills and Experience

Éducation:

• Un diplôme universitaire Bac+5 au moins en économie/gestion, en gestion de projet ou autre diplôme équivalant et présentant un intérêt avec le domaine de l’étude;
• Disposer d’un diplôme universitaire complémentaire en change, process ou performance management ou e´quivalent par expe´rience sera conside´re´ comme un atout;

Expériences :

• Justifier d’une expérience durant les dix dernières années dans la conceptualisation, la mise en œuvre technique et organisationnelle d’incubateurs en faveur de l’entrepreneuriat féminin ou des centres de formation dédiés à promouvoir la culture entrepreneuriale des femmes (start-up, plan d’affaires, centre d’affaires, promotion de l’entrepreneuriat féminin …);
• Justifier d’une expérience d’au moins 5 ans dans la mise en place et l’appropriation de systèmes d’information et de gestion intégré dédié au suivi des projets incubés d’entreprises et bénéficiaires des services;
• Expe´rience dans la re´daction et le suivi de plans strate´giques, opérationnels et de gestion (management d’un centre);
• Expe´rience de travail au Togo ou dans la re´gion sera conside´re´e comme un atout;

Langue :

• Maîtrise du Français comme langue de travail;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.

Durée de la mission :

Le nombre de jours de consultation est estimé à 60 jours ouvrables et s’e´tale ainsi sur une pe´riode de 3 mois pour effectuer l’ensemble des actions pre´vues dans les termes de référence. La mission se déroulera sur Lomé au Togo.

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en USD.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.
Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).

L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Diplôme universitaire Bac+5 au moins en économie/gestion, en gestion de projet ou autre diplôme équivalant et présentant un intérêt avec le domaine de l’étude.
• Expérience d’au moins 5 ans dans la mise en place et l’appropriation de systèmes d’information et de gestion intégrée dédié au suivi des projets incubés d’entreprises et bénéficiaires des services;

Notation de l'offre technique (70 points)

• Expérience durant les dix dernières années dans la conceptualisation, la mise en œuvre technique et organisationnelle d’incubateurs en faveur de l’entrepreneuriat féminin ou des centres de formation dédiés à promouvoir la culture entrepreneuriale des femmes (start-up, plan d’affaires, centre d’affaires, promotion de l’entrepreneuriat féminin …); (20 pts)
• Expérience dans la mise en place et l’appropriation de systèmes d’information et de gestion intégré dédié au suivi des projets incubés d’entreprises et bénéficiaires des services; (10 pts)
• Expérience dans la rédaction et le suivi de plans stratégiques, opérationnels et de gestion (management d’un centre); (10 pts)
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TdR, Planning de travail/calendrier de la mission (30 pts)

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org , ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention « Expert à l’opérationnalisation d’un incubateur pour la promotion de l’entrepreneuriat féminin »  devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.