Background

En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de las mujeres. Las principales funciones de ONU Mujeres son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales sobre igualdad de género, 2) Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, brindando, cuando sea necesario, el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y 3) promover la coordinación y la rendición de cuentas de la ONU sobre sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema.

Las acciones y programas de ONU Mujeres en Colombia se enmarcan en la estrategia de ONU Mujeres en los niveles regional y global, integrando los elementos particulares que se consideran necesarios para un mayor nivel de eficacia  de acuerdo con el contexto, las necesidades e intereses de las mujeres y situación de igualdad de género en el país.

Con base en un análisis de la situación de género en el país y de los compromisos adquiridos por el Estado colombiano en sus políticas públicas, ONU Mujeres Colombia se ha propuesto contribuir a fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencia, tanto en el contexto del conflicto, como fuera de este, como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres aspira a apoyar a Colombia tanto a que se restituyan los derechos de las víctimas, como a transformar estructuralmente la dinámica de la exclusión y patriarcado en la sociedad, para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia. Bajo este enfoque, ONU Mujeres en Colombia trabaja en los ámbitos de empoderamiento político, empoderamiento económico, violencias basadas en género, paz y seguridad. Para ello la oficina en el país pone en marcha cuatro estrategias transversales: a) La gestión del conocimiento, seguimiento y evaluación; b) Innovación y comunicación para la transformación cultural,  c) la coordinación de las Naciones Unidas y d) apoyo a procesos intergubernamentales.

En ese sentido, y teniendo en cuenta para el cumplimiento de los objetivos de la oficina de ONU Mujeres en Colombia, se hace necesaria la existencia de un apoyo operativo y administrativo para la oficina.

Duties and Responsibilities

Apoyar operativamente la oficina de ONU Mujeres en Colombia y sus diferentes programas en la gestión administrativa, de manera que contribuya a agilizar la ejecución de las acciones del área y por lo tanto a la implementación y logro de resultados.

 En tal sentido sus funciones principales serán:

Apoyo en la Gestión Documental.

1. Seguimiento y supervisión al correcto desempeño de la gestión de archivo
2. Realización de informes en relación con la información contenida en el Archivo Central que permita conocer existencias y faltantes documentales, así como la actualización de información que contribuya al seguimiento y monitoreo especialmente en:
   • Contratos
   • NGO`S
   • Proyectos
   • Planes de Viaje e Informes de Misión
3. Apoyar en la elaboración de cuadros y registro de información que facilite la labor de monitoreo.
4. Mantener y actualizar la Librería de ONU Mujeres de manera que contribuya a la gestión de conocimiento, siguiendo las indicaciones y requerimientos dados para tal fin.
5. Apoyar y facilitar la búsqueda y ubicación de documentos e información de la oficina
6. Realizar la capacitación de archivo al personal que ingrese a la oficina haciéndoles conocer sus responsabilidades en torno a este
7. Coordinar las restricciones al Archivo Central de manera conjunta con el asociado ICT
8. Actualización de inventario de archivo inactivo y envío de documentación a la entidad contratada para tal fin cuando se requiera.2.

Apoyo Administrativo.

1. Gestión del trámite de recuperación de IVA ante PNUD, haciendo la recopilación de vouchers, copia de las facturas y registro en Intranet para el debido proceso.
2. Apoyo en la solicitud de cotizaciones y realización de cuadros comparativos para las adquisiciones menores que así lo requieran.
3. Apoyo en realización de llamadas para citación a entrevistas, cuando se requiera.
4. Apoyo y control de los suministros de papelería de la oficina y los programas, así como solicitar las cotizaciones para la adquisición de los mismos.
5. Apoyo y control del inventario de los insumos de aseo y cafetería, así como realizar las solicitudes mensuales con el proveedor.

Apoyo Logístico y Asistencial.

1. Apoyo en la recepción de la oficina: Atención de llamadas telefónicas, visitantes y en la labor secretarial que requiera la oficina incluyendo la elaboración de notas, documentos o cartas en las que se requiera su apoyo.
2. Punto focal para la oficina en la distribución y envíos de correspondencia.
3. Apoyo en la reserva de la sala de juntas de acuerdo a las necesidades de la oficina. 
4. Escaneo y copiado de documentos que sean requeridos
5. Apoyo logístico en lo necesario para los eventos que requieran.
6. Participar de las reuniones con el área de operaciones para la revisión y actualización de procesos cuando sea requerido.
7. Apoyar al equipo administrativo y financiero en funciones relacionadas con el cargo según requerimiento de el/la Coordinador (a) de Operaciones.

Impacto de Resultados

Los principales resultados impactan en la gestión eficaz de los procesos administrativos y operativos que garantizan la implementación y el logro de los resultados previstos por la oficina

Competencies

CompetenciasCorporativas:

1. Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de  Naciones Unidas y de ONU Mujeres.
2. Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial.
3. Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.
4. Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidad.
5. Buen entendimiento y manejo de gestión para resultados y de las herramientas de planificación, seguimiento y evaluación de ONU Mujeres en Colombia.

Competencias Funcionales:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

1. Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.
2. Promueve la gestión del conocimiento en ONU MUJERES y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.
3. Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad

Liderazgo y Auto Gestión

1. Habilidad y experiencia reconocida en trabajo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y entidades internacionales.
2. Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.
3. Habilidad y experiencia en el trabajo.
4. Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.
5. Capacidad de liderazgo y manejo de equipos.
6. Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
7. Demuestra una actitud positiva y constructiva.
8. Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
9. Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
10. Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
11. Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acorde con esto.

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

1. Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
2. Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
3. Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
4. Habilidad para formular y manejar presupuestos.
5. Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint

Required Skills and Experience

Educación

Estudios técnicos en ciencias administrativas, sociales o afines.

Experiencia

Experiencia demostrable mínima de 3 años en temas administrativos/logísticos, de atención al cliente, recepción, inventarios y responsabilidades operativas.

Experiencia mínima de 2 años en Archivo y gestión de documentos e información, asi mismo alta responsabilidad en cuanto manejo, control, ingreso y confidencialidad de los mismos.

Conocimiento

Experiencia en uso de computadores y paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc).

Idiomas

Manejo de inglés hablado y escrito (deseable)

Importante

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad