Background

Le Programme d’Appui au Cycle Electoral au Tchad (PACET) se situe dans le cadre de l’objectif global du PNUD qui vise à favoriser une gouvernance démocratique. Il fait suite à une demande du Gouvernement tchadien en vue de l’assister sur les plans techniques et opérationnels dans les préparatifs et l’organisation des élections présidentielles, législatives et locales prévues en 2016.

Faisant suite à cette requête qui témoigne d’un besoin de renforcement des capacités de la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI), du Bureau Permanent des Elections et des autres institutions impliquées dans l’organisation de ces élections (Conseil Constitutionnel, Cour Suprême, Haut Conseil de la Communication…),  le PNUD, avec l’appui des autres partenaires au développement du Tchad, a lancé la mise en œuvre du PACET.

L’objectif global de ce programme est de contribuer au renforcement de la démocratie pluraliste et de l’Etat de droit au Tchad. Tirant les leçons des précédentes assistances électorales ainsi que des recommandations de la mission d’évaluation des besoins d’assistance électorale conduite par le Département des Affaires Politiques des Nations Unies,  le document de programme met l’accent sur deux axes : l’appui au cycle électoral en cours, d’une part, et, les réformes nécessaires pour la consolidation des acquis et le renforcement de la démocratie, d’autre part.

De manière spécifique, les interventions prévues devraient permettre une crédibilisation des élections à travers : i) les réformes du cadre juridique et institutionnel ; ii) le renforcement des capacités nationales en matière de planification et d’organisation des processus électoraux ; iii) l’accroissement du taux de participation des populations grâce à des actions de sensibilisation/éducation civique ; iv) l’accompagnement du recensement biométrique pour plus de transparence et de fiabilité des scrutins ; v) et  la mobilisation des ressources financières et matérielles requises, tant sur le Plan interne (Gouvernement), qu’externe (au niveau des Partenaires).

C’est dans le cadre de la mise en œuvre de ce programme qu’il est prévu, entre autres, le recrutement d’un (e) Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e).

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité du Conseiller Technique Principal du Projet, et sous la supervision opérationnelle directe du Spécialiste Financier, l’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) assume les responsabilités et fonctions suivantes :

• Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD; Participer à l’élaboration et à la formulation du budget du projet;
• Assurer le suivi financier du projet;
• Gérer les véhicules et les fournitures de bureau.

Dans ce cadre, le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes:

• S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD;
• Mettre en œuvre les recommandations des audits;
• Mettre en place un cadre de contrôle interne efficace;
• Collecter les données détaillées pour le Plan de Travail Annuel;
• Présenter des informations pertinentes en vue de l’élaboration du budget en s’assurant de la conformité aux objectifs du Programme;
• Préparer les demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre du Projet, assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises;
• S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques;
• préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds;
• S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation;
• Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués;
• Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements;
• S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO;
• Initier les écritures de correction (régularisation dans le journal comptable) ainsi que les écritures de correction des paiements;
• S’assurer du renouvellement de l’assurance des véhicules et de leur entretien régulier et procéder à la vérification de l’enregistrement des déplacements;
• Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau et du carburant comprenant la mise à jour des fiches de stocks;
• Classer et archiver les documents y compris financiers;
• Assurer la gestion des absences de tout le personnel de projet en qualité de leave monitor;
• Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du Conseiller Technique Principal du Projet ou du Spécialiste Financier.

Impact des Résultats

La diligence dans la préparation des budgets facilitera la planification financière du projet. L’application des procédures financières du PNUD assurera une gestion transparente des fonds du projet. Le respect des échéanciers pour le paiement des fournisseurs et dans la production des rapports financiers contribuera à l’atteinte des objectifs du projet.

Competencies

Compétences fonctionnelles:

Construction de partenariats:

Partage et Maintien des informations

• Démontre la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires;
• Prépare et fournit les rapports financiers des ressources utilisées sur demande du superviseur dans l’optique de renforcer le partenariat;
• Veille au renforcement des capacités en suivi et gestion financière des partenaires d’exécution.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances:
Recherche fondamentale et analyse

• Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage.

Promotion des changements et du développement organisationnels:
Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

• Est Apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Compétences professionnelles/Expertises techniques:
Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et les applique de façon constante dans le travail;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien;
• Est apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail;
• Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité;
• Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier;
• Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.
• A de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:
Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion;
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation vers le Client:
Entretien de bonnes relations avec les clients

• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais;
• Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun;
• Répond rapidement aux besoins des clients.

Promotion de la recevabilité et de la gestion basée sur les résultats:
Collecte et diffusion des informations

• Met en place et entretient les bases de données;
• Assure la préparation à temps des informations pour l`élaboration des différents rapports financiers.

Compétences générales:

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
• L’auto développement, la prise d’initiative;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
• Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
• Une bonne capacité interpersonnelle;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme des études secondaires ou techniques en Comptabilité et/ou en Finances ou tout autre domaine apparenté. Diplôme universitaire en Gestion ou autres domaines connexes serait un atout.

Expérience:

• Au moins 6 ans d’expérience dans le domaine de l’administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes sont requis;
• Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données;
• Expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence PeopleSoft serait un atout;
• Connaissance des règles et procédures du Système des Nations Unies serait un avantage;
• Expérience en gestion des fonds fiduciaires fortement souhaitable;
• Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain;
• Une connaissance d’IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable.

Langue:

• Connaissance parfaite du Français;
• Bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.