Background

Dans le cadre du processus électoral du Mali la Représentation du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) a mis en place une équipe d’assistance électorale conformément aux recommandations de la NAM. A la suite de la tenue des élections présidentielle et législatives 2013, de l’exécution des travaux d’achèvement du RAVEC et des préparatifs des élections communales et régionales, le PAPEM a été audité avec des recommandations ayant très au suivi des acquisitions réalisées, conformément aux règles et procédures.  Dans le but de l’exécution des recommandations et de répondre aux engagements afin de rendre compte aux PTF contributeurs, l’équipe du projet sollicite un appui pour le renforcement de son unité des opérations et Procurement en raison de la charge des travaux à exécuter.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité du Directeur Pays et en liaison avec le Conseiller Technique Principal, l’Expert en suivi et procurement, au cours de sa mission aura à apporter son appui dans les tâches/ou missions suivantes:

• Revisiter le plan/achat du Projet en lien avec les règles et procédures ainsi que les urgences opérationnelles exprimées par la partie nationale;
• Faire le l’assurance qualité de toutes les acquisitions;
• Contribuer à la mise en œuvre des recommandations de la mission d’Audit;
• Apporter un appui  à  l’Unité Administration et Finances du Projet afin de suivre  la conformité des pièces justificatives relatives aux opérations financières effectuées sur le compte du projet;
• S’assurer que chaque Voucher soit accompagné des pièces justificatives correspondantes;
• Faire la réconciliation entre les acquisitions, les bordereaux de livraison et montants engagés par le Projet;
• Faire le suivi de tous achats du Projet : les biens, équipements non livrés (Motos…);
• Vérifier  la conformité du processus des acquisitions en lien avec les recommandations de la mission d’Audit du Projet et faire des propositions au Management du Projet;
• Contribuer à la rédaction de la documentation relative aux acquisitions nécessaires pour les besoins de l’évaluation du projet et de l’audit du fonds commun,  et à l’examen des comptes ;
• Contribuer à la rédaction des Rapports d’activités et de gestion du Projet 2014-2015;
• Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’UGP;

Aptitudes:

• Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d'initiative, de dynamisme et de pro activité;
• Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel;
• Solides capacités d'expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées;
• Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués;
• Ouverture d'esprit et volonté de faire preuve d'adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs;
• Pédagogie et désir de s'inscrire dans un cadre de transfert de compétences;
• Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et à coordonner les activités d'un groupe de travail ;
• Etre en mesure de travailler sous pression ;
• Capacité à planifier et à organiser les tâches ;
• Savoir conduire un véhicule et disposer d’un permis catégorie B.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:  

Professionnalisme:

• Capacité à développer des outils de collectes de données;
• Capacité à faire preuve de discernement dans les tâches assignées et capacité de travailler sous pression quelque fois dans un environnement très stressant (par exemple les troubles civils, les catastrophes naturelles et la souffrance humaine);
• Fierté des résultats obtenus et aptitude à respecter les délais établis pour les différentes tâches.

Communication:

• Parle et écrit avec clarté;
• Capacité d’écoute développée;
• Interprète correctement les messages des autres et réagit de façon appropriée;
• Pose des questions pour obtenir des éclaircissements;
• Adapte le langage, le ton et la présentation à l’audience cible;
• Adopte une aptitude à partager facilitant le partage de l’information avec les collègues et les partenaires.

Planification et Organisation:

• Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies du bureau;
• Identifie les activités et tâches prioritaires;
• Modifie les priorités selon les besoins en accord avec la Responsable de l’Unité;
• Prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener ses tâches en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification;
• Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

Leadership et Organisation:

• Collabore avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs du bureau;
• Sollicite l’avis des collègues et partenaires si nécessaire et valorise leurs idées et leurs compétences;
• Met en avant l’intérêt de l’équipe avant son intérêt personnel;
• soutient et agit en conformité avec la décision du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position;
• Partage les réussites de l’équipe et accepte la responsabilité de ses échecs.

Souci du client:

• Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients »et tient compte des demandes des clients en information;
• Etablit et maintien des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect;
• Identifie les besoins des clients et leur trouve des solutions appropriées;
• Se tient régulièrement informé pour anticiper sur les besoins en information humanitaire.

Compétences corporatives:

• Faire preuve d’intégrité en suivant les valeurs et éthiques standard des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Montrer une capacité d’adaptation et de sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge;
• Traiter tous les gens de manière équitable et sans favoritisme.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme de second cycle universitaire en administration publique, en Finance, en gestion et planification, sciences sociales, en Statistique ou équivalent.

Experience:

• Expérience avérée d’au moins 7 ans en matière de gestion des processus électoraux et particulièrement dans le domaine des opérations et de la logistique;
• Avoir une bonne connaissance de la problématique électorale de sortie de crise;
• Disposer d’une bonne expérience et connaissance de l’administration publique de la région de l’Afrique de l’Ouest.

Language:

• Maitrise du français;
• Bonne connaissance de l'anglais.