Background

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail clarification.tg@undp.org Le PNUD Togo enverra une copie écrite de la réponse à tous les candidat(e)s qui ont manifesté leur intérêt à cet avis d’appel à candidature sans mentionner la source de la requête.

Contexte et justification

Depuis les années 1990, le cadre institutionnel du secteur de la microfinance togolais est en pleine mutation avec la création de plusieurs institutions de microfinance (IMF). Les décennies 1990 et 2000 sont marquées par une surveillance accrue des autorités sous la coupole du Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) avec l’implication de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO). Les premières mesures de promotion du secteur de la Microfinance sont intervenues durant la seconde moitié des années 2000, à travers la Stratégie Nationale de la Microfinance (SNMF) mis en œuvre dans le cadre du Programme d’Appui à la Stratégie Nationale de la Microfinance (PASNAM) et dont les actions ont contribué à la lutte contre la pauvreté et l’exclusion financière, avec l’appui Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD). Le PASNAM s’est achevé en décembre 2013 et a fortement recommandé la création de deux institutions nationales de promotion en vue de soutenir durablement la promotion de la finance inclusive dans le pays. Ces deux institutions sont d’une part, une Direction et d’autre part un Fonds National de Promotion de l’Inclusion Financière.

Après plus de deux décennies d’intervention dans le secteur, force est de constater que l’inclusion financière au Togo a encore de nombreux défis à relever. Cette situation a conduit le gouvernement à intensifier les actions de promotion en impliquant le Ministère chargé du Développement à la Base (MDB). Ainsi, depuis 2008, le MDB, dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets et programmes, accompagne les populations à la base en matière de microfinancement. A partir de 2013, il est apparu nécessaire de créer deux cadres d’appui au secteur de la microfinance : le volet surveillance sous la supervision du Ministre chargé des Finances, et le volet promotion attribué au MDB. Dans cette optique et pour coupler ces mutations avec la problématique de l’inclusion financière, le MDB a créé en décembre 2013, le Fonds National de la Finance Inclusive (FNFI), qui devra, à terme, être un cadre fédérateur de tous les fonds. En février 2015, la Direction de la Promotion de la Finance Inclusive (DPFI) est créée.

La DPFI a pour attributions de:

• Mettre en place un cadre d’appui à une stratégie nationale de finance inclusive en vue de la réduction de la pauvreté et de la promotion du développement économique et social;
• Assurer la promotion et le développement du secteur de la finance inclusive;
• Assurer la coordination de la politique gouvernementale en matière de promotion de l’accès des populations vulnérables aux services financiers de base;
• Elaborer et promouvoir les outils techniques d’analyse, de planification et d’intégration de la finance inclusive aux politiques, plans, programmes, projets et activités du développement national;
• Accompagner le Fonds National de la Finance Inclusive dans sa mission.

Il est envisagé une organisation de la direction en deux (2) départements:

• (i) Promotion et développement (pour la promotion de l’inclusion financière et les relations avec les partenaires); et
• (ii) Études et suivi (pour les études et recherches, et le système d’informations).

Justification

Conformément au plan de travail 2015, la DPFI doit être fonctionnelle et se doter de moyens humains, matériels, techniques, et financiers nécessaires à sa construction institutionnelle et l’application de ses attributions, dont l’élaboration de la Stratégie Nationale d’Inclusion Financière (SNIF).

Dans cette optique, la DPFI compte se doter d’un manuel pour l’exécution de ses opérations et activités. Pour ce faire, il est envisagé le recrutement d’un(e) consultant(e) pour l’élaboration dudit manuel.

Objectifs

L’objectif est d’élaborer un manuel des opérations et activités de la DPFI.

De façon spécifique, il s’agit de :

• Préciser l’articulation organisationnelle et fonctionnelle de la DPFI au sein du ministère de tutelle et par rapport aux autres structures nationales travaillant dans l’inclusion financière;
• Définir les modalités (étapes, procédures, activités, etc.) de mise en œuvre des attributions de la direction;
• Préciser, pour chaque fonction et/ou poste, les activités/tâches successives à exécuter, les personnes ou structures responsables, la période/périodicité, les outils/instruments/documents à utiliser, etc.);
• Déterminer les modalités et procédures de sélection des Prestataires de Services Financiers (PSF) à accompagner ou renforcer;
• Définir la nature et les caractéristiques d’appuis techniques et/ou financiers à apporter au secteur en général et à un ou plusieurs Prestataires de Services Financiers (PSF) de façon spécifique;
• Fournir les modalités et outils de sélection, d’évaluation du coût des interventions;
• Déterminer les modalités de sélection des Prestataires de Services Techniques (PST);
• Délimiter les périmètres d’intervention des structures impliquées ;
• Proposer les conventions-types à signer avec les PSF, le cas échant;
• Former le personnel sur l’utilisation du manuel.

Duties and Responsibilities

Les services objet de la présente consultation incluent:

• La revue documentaire des activités des institutions et programmes concernés par l’entrepreneuriat féminin;
• Des échanges avec les différentes parties prenantes (ministère du développement à la Base, ministère de l’agriculture de l’élevage et de l’hydraulique, ministère du commerce, ministère de l’action sociale, de la promotion de la femme et de l’alphabétisation, programme national pour l’entrepreneuriat féminin inclusif et autres services impliquées dans l’entrepreneuriat féminin, opérateurs économiques du secteur, société civile, associations de consommateurs…);
• Des missions de terrain et des entretiens avec les micros, petites et moyennes entreprises de femmes intervenant sur les filières concernées.

Résultats attendus de la mission

Les résultats attendus sont les suivants:

• L’articulation organisationnelle et fonctionnelle de la DPFI au sein du ministère de tutelle et par rapport aux autres structures nationales travaillant dans l’inclusion financière est analysée et précisée;
• Les modalités (étapes, procédures, activités, etc.) de mise en œuvre des attributions de la direction sont définies;
• Pour chaque fonction et/ou poste, les activités/tâches successives à exécuter, les personnes ou structures responsables, la période/périodicité, les outils/instruments/documents à utiliser, etc.) sont précisés;
• Les modalités et procédures de sélection des Prestataires de Services Financiers (PSF) à accompagner ou renforcer sont déterminées;
• La nature et les caractéristiques des opérations à mettre en œuvre au profit de l’ensemble du secteur d’une part et d’un ou certains PSF spécifiques d’autre part, sont connus et documentés;
• Les modalités et outils d’évaluation du coût des interventions sont disponibles;
• Les périmètres d’intervention des structures impliquées sont délimitées notamment avec le Fonds National de la Finance Inclusive (FNFI), l’Association Professionnelle des Institutions de Microfinance du Togo (APIM-TOGO), la Cellule d’Appui et de Suivi des Institutions Mutualistes ou Coopératives d’Epargne et de Crédit (CAS-IMEC), l’Association Professionnelle des Banques et Etablissements Financiers (APBEF), la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO), les Prestataires de Services Techniques (PST), etc.
• Les conventions-types de partenariat sont disponibles;
• Le personnel sur l’utilisation du manuel est formé;
• Le manuel des opérations est disponible.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Compétences Fonctionnelles:

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement;
• Avoir des qualités en termes d’analyse et de synthèse et de très bonne capacité rédactionnelle et de communication.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook);
• Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique.

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux;
• Etre capable de travailler sous pression.

Required Skills and Experience

Éducation:

• Avoir au moins un bac+5 en économie, gestion, administration ou dans un domaine connexe ou équivalent ;

Expériences:

• Justifier d’au moins dix (10) ans d’expérience cumulée dans les domaines de l’agronomie et de l’agro-industrie incluant les domaines spécifiques de l’entrepreneuriat féminin et l’analyse des filières agricoles;
• Avoir réalisé au moins deux (2) missions d’évaluation institutionnelle des PSF au cours des 5 dernières années;
• Avoir élaboré au moins deux (2) manuels de procédures stratégiques et opérationnels durant les cinq (5) dernières années;
• Avoir une bonne connaissance du secteur de la microfinance, de la finance inclusive et de la problématique du financement des populations à la base;
• Disposer des qualités intrinsèques avec un bon sens de l’analyse, d’objectivité, d’intégrité, de rigueur, de bonne moralité, de dynamisme, de capacité relationnelle et de sens du contact humain;
• Maîtriser les outils informatiques et les logiciels usuels (tableur, texte, présentation, etc.) et la messagerie électronique.

Langue:

• Maîtrise du Français comme langue de travail;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.

Durée de la mission:

• L’étude a lieu à Lomé pour une période maximale de 25 jours ouvrables, y compris 5 jours réservés à la prise en compte des observations de la DPFI.

Approche méthodologique

Le consultant doit adopter une approche participative en impliquant toutes les structures concernées ou impliquées.

Une séance de cadrage méthodologique aura lieu avec la Direction générale de la DPFI avant le démarrage de la mission. Cette séance permet notamment d’échanger sur les modalités et modes opératoires (documentation, outils de collecte de données, timing, structures à visiter, etc.) et de définir un contenu minimum acceptable (CMA) des éléments de l’offre et des rapports.

Le consultant doit prendre connaissance des documents sur le secteur et la DPFI, analyser et comprendre son organisation et fonctionnement, mener des discussions avec toutes les parties concernées pour recueillir leurs préoccupations et besoins (FNFI, DEP/MDBAJEJ, APIM-TOGO, APBEF, CAS-IMEC, BCEAO, DEP/MDBAJEJ, DAF/MDBAJEJ, Service juridique/MDBAJEJ, etc.).
Livrables.

Le consultant doit produire:

• Un rapport provisoire en cinq (5) exemplaires sur support papier et un fichier Word et PowerPoint, dans les 25 jours suivant le début de la mission;
• Les observations sur le rapport provisoire sont transmises au consultant dans les 15 jours suivants, après validation;
• Un rapport définitif est remis par le consultant en cinq (5) exemplaires ainsi qu’une copie en fichier Word et PowerPoint, dans les 5 jours suivant la transmission des observations.

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).

L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection:

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Avoir au moins un bac+5 en économie, gestion, administration ou dans un domaine connexe ou équivalent;
• Justifier d’au moins dix (10) ans d’expérience cumulée dans les domaines de l’agronomie et de l’agro-industrie incluant les domaines spécifiques de l’entrepreneuriat féminin et l’analyse des filières agricoles.

Notation de l'offre technique (70 points):

• Avoir réalisé au moins deux (2) missions d’évaluation institutionnelle des PSF au cours des 5 dernières années - (10 pts)
• Avoir élaboré au moins deux (2) manuels de procédures stratégiques et opérationnels durant les cinq (5) dernières années (10 pts);
• Avoir une bonne connaissance du secteur de la microfinance, de la finance inclusive et de la problématique du financement des populations à la base -  (10 pts);
• Méthodologie (40 points).

Compréhension des TDR et apports (10 points)
Approche ou démarche (20 points)
Planning des activités (10 points)

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org , ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Consultant pour l’appui à l’élaboration d’un manuel des opérations de la DPFI»  devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.