UNV Jobs - 60587- Assistant/e de programme / Unité de terrain du pro

Assistant/e de programme / Unité de terrain du programme de Volontaires des Nations Unies (VNU)

Advertised on behalf of

UNV

Location :

Port-au-Prince, HAITI

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

Application Deadline :

08-Oct-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-5

Duration of Initial Contract :

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

1 an renouvelable (après évaluation)

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Basé(e) au sein du Bureau Pays du PNUD, l’unité de terrain du programme VNU se compose généralement d'un(e) Chargé(e) de programme VNU (Volontaire de FONU international(e)) et d'un(e) Assistant(e)/ Associé(e) au programme VNU. Dans certains cas, l’Unité de terrain est compos seulement d’un(e) assistant(e) au programme VNU ou un(e) associe(e) du Programme VNU. L'unité de terrain est partie intégrante de l’équipe de Portfolio pays basée au siège du VNU. L'unité de terrain VNU est responsable de la gestion au quotidien des volontaires des Nations Unies, de la gestion des programmes et des initiatives du programme VNU, en répondant aux demandes locales et en promouvant des nouvelles opportunités pour le programme VNU.

En tant que membre de l’unité de terrain du programme VNU, l’assistant(e) au programme VNU est rattache(e) au Bureau Pays du PNUD pour travailler avec son/sa superviseur aux activités du programme VNU dans le pays. L’Assistant(e) au programme VNU soutien son/sa superviseur dans certaines activités du programme VNU, et est responsable de l’accomplissement des tâches administratives liées aux affectations et aux contributions du programme VNU.

Le Programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargé de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires de l’ONU contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plus part des cultures, le volontariat est profondément ancre et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les volontaires prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation les Volontaires de l’ONU font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d'accueil. Ceci rend le temps qu'ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

Le programme VNU a recruté 7.155 volontaires de l’ONU en 2011. Avec une moyenne d'âge de 38 ans, des compétences professionnelles requises et une expérience de 5 à 10 ans, les Volontaires de l’ONU issus de 158 pays, ont travaillé dans 132 pays en 2011, La majorité, 79 pourcent, venait de pays en développement. Un tiers des Volontaires de l’ONU étaient volontaire dans leur propre pays, les autres étant affecté(e)s à l’étranger. De plus, de par son rôle de point focal des Nations Unies pour l’année International du volontariat +10 (AIV+10), le programme VNU a été très actif durant les célébrations pour la décennie de l’année, dont les objectifs clés sont la reconnaissance, la facilitation, le resautage et la promotion du volontariat.

Placée au sein des Divisions Paix et Développement, l’équipe de Portfolio pays est responsable de la réalisation de la Stratégie programme du programme VNU incluant la gestion des volontaires au niveau global, régional et local. L’équipe est responsable du suivi des tâches suivantes: exécution de la planification stratégique et la programmation des projets conformément a la Stratégie Programme, développement et renforcement des relations avec les partenaires principaux au sein du système de FONU ainsi qu’avec les partenaires extérieurs dans les domaines de la gestion et de la programmation, maintien des communications entre le siège du programme VNU et les Volontaires de l’ONU sur le terrain pour assurer la qualité de la programmation et de la gestion des volontaires, suivi de la mise en œuvre de la programmation et la gestion des volontaires au niveau macro, appui substantiels dans le domaine d'intervention du programme VNU et appui aux initiatives de l’organisation impliquant d’autres unités en lien direct avec la programmation et les activités de gestion des volontaires.

Sous la responsabilité de l’équipe de Portfolio pays du siège du programme VNU, l’Assistante(e) au programme VNU travaille sous la supervision directe du/de la Chargé(e) de programme VNU ou, en son absence, du/de la Chargé(e) des opérations du PNUD. Afin de garantir l’efficacité dans l’accomplissement de ses tâches, il est essentiel pour l’assistant/e au programme VNU de maintenir des relations de travail étroites avec le personnel du Bureau Pays du PNUD, à la fois avec les divisions des opérations et du programme, et de s'intégrer à l'équipe du PNUD.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales :

Appui au programme
Appui aux volontaires
Appui administratif et logistique

Assure un appui effectif à la gestion des programmes, visant les résultats suivants:

Appui, si nécessaire, le superviseur dans la gestion et le suivi des projets VNU;
Maintien les informations financières sur les dépenses en assistant son superviseur dans la réparation du budget des projets et des révisions finales;
Suivi des affectations VNU avec les agences partenaires, en particulier la soumission en temps et en heure de la description de l'affectation, confirmation du financement, validation des candidats etc.;
Appui le superviseur dans les activités liées au volontariat, y compris pour la Journée International du Volontariat.

Assure le soutien effectif des volontaires, visant aux résultats suivants :

Gère les dossiers des volontaires de l'ONU affectés dans le pays, s'assure que toutes les correspondances et rapports périodiques (en-ligne) sont bien complètes/sauvegardés, et que les points requérant action sont portés à l'attention de son superviseur.
Maintien et suit les enregistrements sur ATLAS des statuts contractuel de tous les volontaires en service et signale à son superviseur les actions de suivi nécessaires pour les renouvellements d'affectations, rapatriements et remplacements.
Garde à jour les dossiers de congés des volontaires et s'assure que tous les volontaires de I'ONU ont soumis leur demande de congés bien à l'avance au bureau du PNUD (attention particulière donnée aux droits de fin de contrat); transmet au siège du Programme VNU les copies des dossiers de congés pour les rapatriements des volontaires de I'ONU;
Met à jour les contacts de tous les volontaires de I'ONU, y compris les personnes à leurs charges;
S'assure que les effets personnels des volontaires de l'ONU soient répertoriés, mis à jour et envoyés au siège du Programme VNU dans les délais, conformément aux dispositions des Conditions de Service VNU
Collabore avec le siège du Programme VNU et/ou bureaux de recrutement pour l'organisation relative aux voyages d'affectation des volontaires de ;
ONU et les personnes à leurs charges.
Facilite les autorisations et obtient les visas d’entrée des nouveaux volontaires de I'ONU et des personnes à leurs charges.
Entreprend les tâches permettant d’assurer que tous les volontaires de l'ONU qui arrivent dans le pays soient attendus et que les dispositions avant l’arrivée soient prises. Assure le paiement rapide de la prime d'installation des volontaires de l'ONU.
Assiste si nécessaire les volontaires de l'ONU pour l’ouverture d’un compte bancaire ainsi que pour compléter les formulaires requis pour obtenir le permis de résidence, permis de conduire, etc.
Prépare, en consultation avec le superviseur, les autorisations de voyage des volontaires de l'ONU en relation avec leur fonction dans le pays.
Répond et assiste tous les volontaires de l'ONU sur les questions financières et administratives.
Prend en charge les tâches de gestion globale des volontaires de l'ONU et les personnes à leur charge dans le pays.
Gère le paiement des indemnités mensuelles des volontaires de l'ONU.
Apporte, si besoin, en consultation avec le superviseur, l'appui nécessaire au volontaire de l'ONU en cas de maladie grave, évacuation médicale, évacuation pour raison de sécurité ou décès du/de la volontaire de I'ONU.
S'assure que toutes les conditions soient remplies avant de procéder au paiement des prestations finales des volontaires de l’ONU la fin de leur affectation.
Apporte orientation et conseil sur les conditions de service et l’administration, en coordination avec équipe de portfolio pays du siège du Programme VNU.
Participe au processus de sélection des candidats nationaux pour un poste de VNU.

Assure l'appui administratif et logistique visant aux résultats suivants:

Gère l'inventaire des équipements de propriété du programme VNU, et des biens ;
Achètes par les projets du programme VNU, en assurant la soumission au siège ;
Accomplit les fonctions liées à la réalisation d'enquête sur le logement et les services publics utiles pour le Programme VNU et s'assure que les résultats sont communiqués au siège du Programme VNU.
Rédige les correspondances y compris des mémorandums et des notes pour le dossier ;
Gère les dossiers et sauvegarde les informations et les documents de référence pour un accès facile ;
Exécute d’autres tâches administratives telles que photocopies, collecte et distribution du courrier entrant, le dispatching de courrier sortant, la recherche des dossiers, etc. ;
Assure les tâches en ATLAS HCM liées à la gestion du contrat, la validation du paiement, les gains et les prélèvements, la gestion des congés, les fins de contrat, etc. ;
Prépare les réquisitions, bons de commando et les reçus de tous les paiements des VNU dans ATLAS et corrige dans les délais les réquisitions, bons de commando et reçus ;
Donne un appui administratif dans la mise à jour et la gestion de la base de données des candidats au volontariat de l’ONU et du recrutement des Volontaires de l’ONU.

Impact sur le resultat

L'accomplissement des résultats principaux à un impact sur les compétences et l'efficacité de l'unité programme VNU, et renforce la capacité du bureau pour promouvoir l'image du programme VNU / PNUD comme contributeur efficace au développement du pays.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

Promotion de la Formation et Partage des Connaissances

Recherche de base et analyse

Documents de stratégies innovantes et nouvelles approches ;
Identifié et communique sur les opportunités de promouvoir l’apprentissage et le partage de connaissances ;
Développe un savoir des différents apprentissages interne/externe et les ressources de partage de connaissances.

Compétences/Expertises

Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail ;
Identifie les nouvelles approches et les meilleures puis les intègre au travail ;
S'attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;
Démontre une bonne connaissance de la technologie d'information et l’applique dans sa mission.

Promotion des changements organisationnels et du Développement

Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels.

Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions ;
Elabore un processus pour appuyer les initiatives de changement.

Alignement stratégique des pratiques de gestion (HQ & RSCs)

Collecte d’information, identification des meilleures pratiques

Comprend la structure organisationnelle, connait les principaux domaines fonctionnels et opérationnels des unités et fournit des apports pour la mise en place de systèmes de gestion et de services.

Conception et Mise en œuvre de Systèmes de Gestion

Maintient efficace des relations client

Utilise les informations/bases de données /autres systèmes de gestion.

Orientation Client

Maintient efficace des relations client

Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais ;
Répond rapidement aux besoins des clients.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats

Rassembler et diffuser les informations

Prépare à temps les données pour les rapports ;
Gère les bases de données.

Compétences Générales:

Démontre/préserve des valeurs d’éthique et d'intégrité ;
Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
L'auto-développement, la prise d'initiative ;
Esprit d'équipe et facilite le travail d'équipe ;
Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement ;
Crée des synergies à travers la maitrise de soi ;
Gère les conflits ;
Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres ;
Informe et rend transparent les prises de décision.

Required Skills and Experience

Formation:

Etudes secondaires, Diplôme, de préférence en administration, comptabilité ou finances.

Expériences:

5 années d'expériences dans l'administration et/ou un service d'appui au programme;
Excellente maîtrise des logiciels bureautiques (ERP, MS Word, Excel , Pwower Point, etc.);
Une bonne maîtrise du système internet est fortement préférable.

Langues requises:

Français et Anglais courant; et
Langue nationale du lieu de la mission.