Background

Dans le cadre de son plan stratégique 2015-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé  « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux  dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays.

Il comporte 5 composantes:

• (i) Genre et gouvernance - leadership accru des femmes et participation à la résolution du conflit;
• (ii) Autonomisation économique des femmes rurales et des opératrices économiques dans le contexte de l’insécurité alimentaire et du changement climatique;
• (iii) Promotion des droits des femmes/filles affectées par le conflit et lutte contre les violences basées sur le Genre/Viols;
• (iv)  Assistance psychosociale et économique aux femmes et filles déplacées;
• (v) Prise en compte du Genre dans les programmes, politiques et budgets nationaux et dans l’action humanitaire.

Pour apporter une assistance à l’Unité des Opérations durant la mise en œuvre de ce programme,  ONU Femmes Mali cherche un personnel qualifié, disposant de solides compétences dans les domaines pre-cités. Il est ouvert à cet effet un poste d’Associé(e) aux Finances.

L’Associé(e) aux Finances travaillera étroitement avec la Directrice des Opérations du Bureau Pays ainsi qu’avec les équipes des Opérations, de programmes/projets au niveau du Siège et Régional pour résoudre des questions complexes de finances et pour l’échange d’information.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions:

• Appui à l’administration et la mise en œuvre des stratégies programmatiques et
• Opérationnelles;
• Appui à la gestion du Programme Pays, du budget et du système de recouvrement des
• Couts administratif;
• Appui à la comptabilité;
• Facilitation de la gestion et partage de connaissances.

Appui à l’administration et la mise en oeuvre des stratégies programmatiques et opérationnelles:

• Examiner et vérifier les transactions financières / activités / documentation pour leur exactitude, pertinence et exhaustivité et assurer la conformité complète de services financiers et des transactions avec les règles, règlements, politiques et systèmes
• d'enregistrement et de notification de ONU Femmes;
• Certifier les transactions pour l'exactitude et la régularité avant leur soumission au superviseur pour approbation et/ou action.
• Analyser / interpréter les règles et règlements financiers, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières;
• Examiner les projets de partage des coûts et les accords du Fonds d'affectation spéciale y compris les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources;
• Suivi des contributions dans le cadre des actions de mobilisation des ressources du Bureau;
• Faire le suivi et mettre en œuvre du fonctionnement efficace et approprié du système de gestion des ressources financières;
• Faire la gestion des processus financiers de l’environnement des affaires et élaborer le contenu des Procédures Opérationnelles Standards Internes en matière de Finances en consultation avec le superviseur;
• Faire le suivi de la situation financière et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour la gestion / le développement de projets et informer les partenaires et les clients pour la prise des actions/décisions à temps;
• Faire la revue des rapports de progrès pour le contrôle qualité;
• Recommander et/ou mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau;
• Faire le suivi des rapports financiers « exceptionnelles » pour les activités/transactions inhabituelles;
• Investiguer les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport sur les conclusions superviseur et / ou de présenter des recommandations pour des actions/décisions;
• Faire le suivi et/ou prendre des mesures sur les recommandations de l'audit afin d'assurer la mise en œuvre des actions correctives;
• Appuyer la revue des rapports d'audit sur les projets exécutés par les ONG et les appuyer dans l’établissement des plans de suivi des recommandations;
• Superviser et guider le personnel sous son/sa responsabilité;
• Apporter une assistance technique et faire le suivi de la performance pour assurer l’atteinte des résultats selon les
• plans et les normes de redevabilité et de performance;

Appui à la gestion du Programme Pays, du budget et du système de recouvrement des couts administratif:

• Collecter, vérifier et présenter les informations des recherches et de données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d'exécution;
• Enregistrer des données dans Atlas liée aux nouvelles subventions sous la forme de plans de travail annuels (PTA) et faire le suivi de leur statut; Informer les partenaires et les clients pour action/décision;
• Contribuer à la planification et la préparation du budget de bureau, y compris des rapports d’analyse de la situation financière du Bureau (les dépenses versus les allocations budgétaires);
• Fournir des informations/orientations aux partenaires de mise en œuvre sur la mise en œuvre des projets. Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières;
• Vérifier les rapports de progrès des partenaires et prendre les mesures appropriées pour
• assurer l'exactitude de l'information;
• Fournir des informations pour l’audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d'audit;
• Mettre en place un mécanisme de contrôle des projets à travers le suivi de l’élaboration /modification des budgets ainsi que la situation budgétaire;
• Faire le suivi et rapportage sur les ressources financières des programmes et opérations;
• Préparer les rapports financiers aux bailleurs de fonds et d'autres clients et partenaires;
• Préparer les documents de recouvrement des coûts pour les services fournis par ONU Femme et/ou préparer des factures pour les services fournis à d'autres organisations pour remboursement;
• Elaborer et mettre en œuvre un système de suivi des revenus et du recouvrement des coûts;

Appui à la comptabilité:

• Maintenir des systèmes internes de contrôle des dépenses afin d'assurer que les vouchers sont traités correctement, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans Atlas, que les salaires sont dûment traités ainsi que les demandes de voyages et d’autres demandes;
• Examiner les comptes des projets de ONU Femmes et faire un suivi avec les Chargés de programmes et la section des finances au Siège sur les cotisations, la création de dépôts dans Atlas;
• Mettre à jour de façon régulière les informations dans Atlas et prendre des mesures correctives au besoin;
• Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, et faire l'examen de leurs rapports financiers avec les Chargés de programmes;
• Elaborer les rapports financiers pour les bailleurs de fonds en conformité avec les exigences des donateurs, les procédures ONU Femmes et en collaboration avec les Chargés de Programmes;
• Associer les revenus et les dépenses dans l’engagement de contrôle pour les projets;
• Gérer le niveau d'avances de trésorerie y compris la petite caisse et autres comptes de grands Livres, garantissant la précision et la transparence dans l'utilisation et le rapportage;
• Entreprendre des actions correctives sur les vouchers non postés, y compris les vouchers avec les erreurs de contrôle du budget, et vouchers non approuvés;
• Donner une réponse rapide aux demandes du Siège pour résoudre les problèmes financiers;
• Préparer les remboursements de TVA avec les supports de documentation adéquate;
• Faire un classement rigoureux de tous les documents de support des transactions financières;
• Faire la coordination et la révision de la clôture des comptes;
• Facilitation de la gestion et partage de connaissances;
• Contribuer aux initiatives de formation sur les processus financiers en donnant des cours de renforcements de capacités ou en organisant des cours pour le personnel du projet;
• Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion financière et de services. Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances;
• Concevoir et/ou introduire des innovations dans les pratiques financières, opérationnelles et de gestion;
• Faire des contributions de qualité aux réseaux de connaissances et communautés de pratique.

Impacts des résultats:

• Les résultats clés auront un impact sur l’efficience globale du Bureau Pays, en particulier en ce qui concerne la gestion des ressources financières et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• L’analyse précise et la présentation des informations financières renforcent la crédibilité d’ONU-Femmes pour l’utilisation des ressources financières et la gestion correcte des processus financiers. Les informations fournies facilitent la prise de décision par le management.

Competencies

Compétences de Base:

Ethique et Valeurs:

• Démonstration/ Sauvegarde de l’Ethique et de l’intégrité.

Connaissance de l’organisation:

• Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement;
• Développer et renforcer l’équipe / Coaching and Mentorat : auto développement, prise d’initiatives et coaching du personnel de l’équipe.

Travail en équipe:

• Construire et promouvoir des équipes efficaces

Communiquer l’information et les idées:

• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe, communiquer efficacement;

Auto-gestion et intelligence émotionnelle:

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi;
• Gestion des conflits / Négocier et résoudre les désaccords;
• Partage de la connaissance / Apprentissage continue;
• Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Compétences Fonctionnelles:

• Très bonne capacité d’analyse et portée sur les résultats;
• Approche orientée client dans le travail;
• Capacité de gérer les relations et de communiquer;
• Connaissance approfondie des procédures et règles de comptabilité financière;
• Excellente connaissance et application des technologies informatiques et systèmes de gestion;
• Capacité à faire des inputs dans les processus de gestion, d’adaptation et de mise en place de nouveaux systèmes.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau de fin d’étude secondaire (Baccalauréat) en gestion, finances, comptabilité ou équivalent;
• License et/ou Maîtrise de Gestion, Comptabilité, Administration ou tout autre diplôme équivalent dans le domaine est un atout, mais n’est pas obligatoire.

Expériences:

• Une expérience avérée de 7 ans au moins dans la gestion financière et administrative dans une grande entreprise ou organisation;
• Expérience dans l’usage des programmes et outils informatiques (MS Word, Excel, etc.);
• Expérience de l’utilisation d’un logiciel de gestion intégré : ATLAS constitue un avantage.

Langue:

• Maitrise orale et écrite du Français;
• Maitrise de l’anglais constitue un atout.