Background

Sous la supervision directe du Spécialiste de la coordination responsable de l’UAC et sous la responsabilité générale du Coordonnateur Résident (CR),  l’assistant (e) à la coordination fournit une assistance à l’exécution des services au sein de l’UAC pour le traitement des données, la préparation des correspondances  adressées aux agences des Nations Unies ou aux institutions nationales et fournit tout l’appui administratif nécessaire à la mise en œuvre des activités menées par les Nations Unies. L’assistant (e) à la coordination promeut une approche mettant en avant l’atteinte des résultats et la satisfaction des clients de l’UAC.

L’assistant (e) à la coordination travaille en étroite collaboration avec les Comités Programme, Opérations, Information et Communication et UN cares de l’Equipe Pays des Nations Unies pour promouvoir une approche intégrée et l’échange d’informations relatives aux activités des programmes et des projets des agences de l’ONU et avec le personnel du Bureau du Groupe des Nations Unies pour le développement pour résoudre des questions complexes liées aux programmes de l’ONU. L’assistant (e) à la coordination peut être appelé(e) à remplacer l’assistante du Représentant résident du PNUD et Coordonnateur résident (CR). 

Duties and Responsibilities

Assurer un appui efficace à la préparation et à la mise en œuvre des études et analyses de situation et des plans-cadres des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), connus aussi sous le sigle UNDAF, en mettant l’accent sur les résultats suivants  et selon les orientations reçues du Spécialiste de la coordination, UAC:

• Collecte et présentation des informations de référence pour la préparation de l’UNDAF et des programmes des agences des Nations Unies;
• Mise au point et tenue à jour de diverses bases de données sur l’UNDAF et des programmes des agences des Nations Unies;
• Fourniture d’une assistance aux comités programme, opérations, information et communication et UN cares de l’Equipe Pays des Nations Unies et aux groupes de travail UNDAF.

Appuie la préparation et la mise en œuvre du Programme de travail du Coordonnateur résident (CR), en mettant l’accent sur les résultats suivants :

• Préparation des contributions au programme de travail / rapports du CR;
• Contrôle adéquat des documents à l’appui du paiement sur les fonds du système d’appui aux coordonnateurs résidents et d’autres fonds pour les activités liées à l’équipe de coordination des Nations Unies;
• Examen des dépenses effectuées à partir des fonds du CR et obligation de rendre compte au supérieur direct. Préparation des projets de révision du budget nécessaires;
• Sur délégation de responsabilité, préparation de bons d’achat et de requêtes dans Atlas, et saisie des informations de contact des fournisseurs;
• Préparation du compte rendu des réunions mensuelles de l’Equipe Pays des Nations Unies et suivi de la mise en oeuvre de leurs recommandations;
• Fourniture d’un appui pour l’organisation et le soutien logistique aux missions des agences sans représentation dans le pays;
• Synthèse des meilleures pratiques et enseignements tirés sur la coordination à l’occasion des rapports annuels et des revues à mi-parcours du plan de travail de l’Equipe Pays des Nations Unies.

Apporte un appui au Comité Information et Communication pour mener des activités de sensibilisation vigoureuses des activités menées par les Nations Unies, en consultation étroite avec le Centre d'information des Nations Unies et les points de contact en matière d’informations et de communications du système des Nations Unies, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

• Tenue à jour des informations sur les activités du système de CR. Tenue à jour du site web des Nations Unies;
• Préparation de supports d’information publique sur demande.

Fournit un appui à la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

• Collecte et présentation d’informations sur les bailleurs de fonds et tenue à jour d’une base de données sur les bailleurs de fonds selon les orientations fournies par le Spécialiste à la Coordination, UAC;
• Suivi et établissement de rapports sur les ressources mobilisées pour la mise en œuvre des PNUAD.

Impact des résultats

Les principaux résultats du titulaire du poste ont un impact sur l’efficacité de l’ensemble des résultats des programmes des Nations Unies. L’efficacité de l’analyse, de la saisie des données et de la présentation des informations assure une mise en œuvre adéquate des programmes des Nations Unies. Les informations fournies facilitent la prise de décision de l’Equipe Pays des Nations Unies et du CR.

Competencies

Compétences fonctionnelles :  

Promotion d’un programme destiné à la prise de décision politique (Pour la coordination des Nations Unies)

Appui à la préparation des informations à des fins de sensibilisation

• Identifie les informations pertinentes à des fins de sensibilisation pour une variété de publics;
• Effectue des recherches de contacts dans les médias, le gouvernement, le secteur privé, les bailleurs de fonds, d’autres organismes, les organisations de la société civile et d’autres parties prenantes pour appuyer les efforts de plaidoyer des Nations Unies.

Élaboration et gestion de programmes axés sur des résultats (Pour la coordination des Nations Unies)

Contribuer aux résultats en fournissant des informations

• Fournit des informations et de la documentation sur des phases spécifiques de la mise en œuvre de projets/programmes;
• Fournit des retours d’information pour cerner les possibilités d’élaboration de projets et aide à rédiger des propositions.

Mise en place de partenariats stratégiques (Pour la coordination des Nations Unies)

Tenir à jour des informations et des bases de données

• Analyse des informations générales et  identifier des documents pour appuyer  les initiatives de création et de renforcement de partenariats;
• Tient à jour des bases de données sur les informations de contact des bailleurs de fonds;
• Assure le suivi et établit des rapports sur les ressources mobilisées.

Innovation et nouvelles approches en matière de marketing (Pour la coordination des Nations Unies)

Mise en œuvre de processus et utilisation des produits

• Répond de manière positive à de nouvelles approches.

Mobilisation de ressources (Pour la coordination des Nations Unies)

Fourniture d’informations et de documentation sur la mobilisation des ressources

• Tient à jour des registres sur les contributions / financements provenant des bailleurs de fonds, en temps utile et de façon organisée et accessible.

Promouvoir l’apprentissage et le partage des connaissances au niveau de l’Organisation (Pour la coordination des Nations Unies)

Analyse et recherches de base

• Recherche des pratiques optimales et présente de nouvelles façons, plus efficaces, de faire les choses;
• Informe sur des stratégies novatrices et de nouvelles approches.

Connaissance de la fonction / expertise technique (Pour la coordination du PNUD et des Nations Unies)

Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

• Comprend les principales procédures et méthodes de travail concernant la position;
• Possède des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de façon systématique dans les tâches;
• S’efforce de tenir à jour ses connaissances de la fonction par des moyens personnels de renforcement des capacités et d’autres moyens;
• A une bonne maîtrise de l’outil informatique qu’il applique dans son travail;
• Possède une connaissance approfondie des directives et outils de gestion de projets appliqués, et les utilise régulièrement dans ses tâches.

Renforcer les initiatives à l'échelle mondiale et l'action de sensibilisation aux objectifs du PNUD (Pour la coordination des Nations Unies)

Recherche et analyse

• Repère les informations pertinentes pour sensibiliser toute une variété de publics aux objectifs des Nations Unies;
• Entretient un réseau de contacts dans les médias et la société civile, pour les utiliser dans le cadre des efforts de sensibilisation de Nations Unies;
• Contribue à cerner les possibilités de sensibiliser à la mission des Nations Unies.

Orientation client

Entretient des relations efficaces avec les clients

• Communique avec les clients internes et externes en temps opportun et de façon appropriée;
• Organise le programme de travail en hiérarchisant les priorités pour répondre aux besoins des clients, dans le respect des délais;
• Établit, consolide et entretient des relations efficaces avec l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
• Répond sans tarder aux besoins des clients.

Compétence de base :

• Fait preuve d’éthique et d’intégrité;
• A une connaissance avérée de l’organisation et fait preuve de discernement;
• Assure son développement personnel et fait preuve d’initiative;
• Agit en tant que membre d’une équipe et facilite le travail d’équipe;
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique de façon efficace;
• Crée des synergies en sachant faire preuve de retenue;
• Sait gérer les conflits;
• Renforce ses capacités et partage ses connaissances et encourage les autres à renforcer leurs capacités. Encourage le renforcement des capacités et la gestion/ le partage des connaissances comme une responsabilité qui incombe à chaque membre du personnel;
• Prend des décisions de façon éclairée et transparente.

Required Skills and Experience

Éducation :

• Etre titulaire d’un diplôme d’études secondaires dans le domaine du secrétariat ou équivalent;
• Un diplôme universitaire BAC + deux années en économie, gestion, sicences sociales, relations internationales, sciences politiques, secrétariat de Direction, communication ou dans une discipline connexe sera un atout et mais n'est pas une exigence.

Expérience :    

• Au moins 6 ans d’expérience avec prise de responsabilité progressive dans le domaine administratif, de la gestion de programmes ou du secrétariat de direction  sont exigés au niveau national ou international;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et bonne connaissance des tableurs et des bases de données ; et expérience des systèmes de gestion via le Web;
• L’expérience d’au moins trois années dans les fonctions ci-dessus au sein du Système des Nations Unies est exigée.

Langues :        

• Maîtrise du français parlé et écrit ;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.