Background

Dans le cadre de son plan stratégique 2014-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé  « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux  dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays.

Il comporte 5 composantes : (i) Genre et gouvernance : leadership accru des femmes et participation à la résolution du conflit ; (ii) Autonomisation économique des femmes rurales et des opératrices économiques dans le contexte de l’insécurité alimentaire et du changement climatique ; (iii) Promotion des droits des femmes/filles affectées par le conflit et lutte contre les violences basées sur le Genre/Viols ; (iv)  Assistance psychosociale et économique aux femmes et filles déplacées ; (v) Prise en compte du Genre dans les programmes, politiques et budgets nationaux et dans l’action humanitaire.

Pour apporter une assistance au Représentant Résident durant la mise en œuvre de ce programme,  ONU Femmes Mali cherche un personnel qualifié, disposant de solides compétences dans les domaines pre-cités. Il est ouvert à cet effet un poste d’Assistant(e) Exécutif/ve.

Sous la supervision directe du Représentant Résident de ONUFEMMES au Mali, l’Assistant(e) exécutif/ve travaillera étroitement avec l’Unité des Opérations ainsi qu’avec le Programme du Bureau Pays.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions:

Appui Administratif

• Gérer l’agenda du Représentant de ONU Femmes avec rigueur, tact et diligence;
• Recevoir les visiteurs de marque,
• Filtrer les communications téléphoniques avec tact et discrétion;
• Préparer les voyages, la documentation, le paiement des DSAs du Représentant de ONU Femmes et de son Adjoint;(Préparer les autorisations de voyage, Visas);
• En charge du protocole du Représentant de ONU Femmes pour les réunions avec  des Hautes Personnalités et l’organisation des réceptions officielles données par lui.

Appui à l’organisation, au suivi des recommandations

• Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations;
• Préparer, recevoir et analyser les correspondances de la  Représentante de ONU Femmes et en assurer le suivi, le classement et le partage si nécessaire;
• Elaborer des synthèses à partir de diverses sources documentaires et prendre l'initiative de rechercher toute information utile.
• Coordonner le secrétariat avec les Assistant(e )s des bureaux des autres agences du SNU, et des bureaux ONU Femmes de la sous-région;
• Tenir à jour un répertoire avec les noms, fonctions et contacts des Ministres et autres Hautes Personnalités gouvernementales, du Corps diplomatique, etc.
• Organiser les voyages de la Représentante de ONU Femmes et entretenir le lien avec les autres Chefs d’Agences et Représentants dans d’autres pays ainsi que leurs assistantes;
• Tenir à jour la Table de délégation d’Autorité du bureau lors des absences des managers;
• Tenir à jour « le mission and leave plan » du  bureau Pays;
• Apporter un appui aux staffs nécessitant un visa d’entrée dans un pays en vue d’une mission en rapport avec l’Associé Administratif;
• Apporter un appui à la cartographie des processus administratifs et la mise en œuvre des procédures internes de fonctionnement;
• Coordonner et / ou de gérer tous les services administratifs pour les événements et ateliers, y compris réservation, lieu de voyage et d'hôtel;
• Collecter, vérifier et organiser l'information nécessaire pour la formulation des plans de travail et budgets de projet;
• Préparer les réquisitions dans Atlas et assurer son suivi;
• Assumer toutes autres fonctions demandées par le bureau relativement à l’assistance opérationnelle.

Facilitation de la gestion et partage de connaissances

• Contribuer aux initiatives de formation sur les procédures administratives et protocolaires en donnant des cours de renforcements de capacités ou en organisant des cours pour le personnel du bureau;
• Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion administratives;
• Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances.

Competencies

Compétences et Facteurs Critiques de Réussite:

• Démontrer son attachement à la mission, à la vision et aux valeurs de ONU FEMMES;
• Faire preuve de sa faculté d'adaptation et de sa sensibilité à la culture, au genre, à la religion, la race, la nationalité et à l’âge.

Compétences fonctionnelles et opérationnelles:   

• Bonne maîtrise des logiciels informatiques de traitement de texte (Word, Excel, PowerPoint, etc.) dans l’optique de l’utilisateur et d’analyse des données (SPSS, Epi-Info, etc.);
• Excellente capacité de négociation et de recherche de consensus avec les autres;
• Esprit d’équipe et une bonne communication;
• Capacité à effectuer une grande gamme d’activités spécialisées liées  au suivi-évaluation.

Gestion et Leadership:

• Aborder systématiquement le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
• Faire preuve de son habilité pour la communication orale et écrite;
• Rester calme, de bonne humeur et se contrôler même sous pression;
• Faire preuve d’ouverture au changement et d’habilité à gérer des complexités;
• Réagir positivement au feed-back critique et aux points de vue différents.

Compétences Corporatives:

Valeurs/Ethique:

• Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité des Nations Unies/ONU FEMMES et des standards éthiques;
• Prend des actions appropriées au contexte religieux et culturel, et montre du respect, du tact et de la considération pour les différentes cultures;
• Traite les populations sans favoritisme.

Gestion des relations:

• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
• Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps;
• Etablit des objectifs et normes de performance clairs et des responsabilités, et assure la gestion;
• Favorise un environnement d’apprentissage ;
• Facilite le développement des compétences personnelles et collectives;
• Fournit l’information orale et écrite d’une façon opportune, efficace et facilement compréhensible;
• Participe activement aux réunions et aux discussions de groupes en écoutant et en partageant l’information;
• Exprime ses idées dans l’intention de résoudre les problèmes, prend en considération les interventions des autres et est ouvert à la critique;
• Documente les bonnes pratiques et les leçons apprises;
• S’assure que le processus de suivi-évaluation est en place pour la diffusion des bonnes pratiques;
• Organise des sessions de formation pour le personnel d’ONUFEMMES, les partenaires et autres acteurs en planification/ Suivi et Evaluation.

Leadership personnel et efficacité:

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques à l’intérieur comme à l’extérieur d’ ONU FEMMES;
• Prévoit et donne satisfaction aux besoins d’informations de l’équipe et des autres partenaires;
• Fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence;
• Pose des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation considérée et persiste jusqu’au succès final;
• Prend des décisions opportunes et appropriées en tenant compte des enjeux variés et complexes et se tient responsable de l’impact de ces décisions.

Required Skills and Experience

Éducation:

• Diplôme niveau BTS ou niveau Licence en administration générale, science sociale, gestion ou équivalent.

Expériences professionnelles:

• Avoir au moins trois(3) ans d’expérience au poste d’Assistant Exécutif ou  poste similaire de coordination ou secrétariat;
• Expérience prouvée dans le domaine de la planification, de la gestion des projets/programmes, des cadres de suivi-évaluation et des techniques de collecte et d’analyse des données socio-économiques;
• Maîtrise de l’outil informatique et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et expérience dans le maniement des systèmes de gestion accessibles sur le web;
• Avoir une bonne connaissance du Système des Nations Unies serait un atout.

Language:

• Excellentes capacités de communication et de rédaction en français et en anglais.