Background

Contexte et Objectif :

Le projet « Gouvernance, politiques de gestion des ressources marines et réduction de la pauvreté dans l’Ecorégion WAMER »  a pour but de contribuer à la réduction de la pauvreté et au renforcement de la sécurité alimentaire des communautés côtières de l’écorégion WAMER, à travers l'amélioration de la gouvernance, la promotion et de l’adoption de bonnes pratiques en matière d'utilisation durable des ressources marines et côtières dans l'écorégion WAMER WAMER  (Mauritanie, Sénégal, Gambie, Guinée-Bissau, Guinée, et Cap-Vert). 
Dans le but  d’assurer la mise en œuvre efficace du projet, le PNUD sollicite, le service d’un(e) Assistant (e) Administratif et Financier.

L’Assistant/e Administratif et Financier assure l’exécution effective des services administratifs et processus financiers dans le Bureau, et l’utilisation transparente des ressources financières.
Il/Elle promeut une éthique de services axée sur la satisfaction du client, en conformité avec les règles et règlements des Nations Unies.
Il/Elle collabore étroitement avec les autres membres du personnel de l’Unité des Finances, avec le personnel des Opérations, Programmes et Projets extérieurs du Bureau, ainsi qu’avec le personnel du Siège pour la résolution de problèmes relatifs aux finances et le partage de l’information.

Duties and Responsibilities

Fonctions et responsabilités :

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Conformité totale des activités financières, des systèmes d’enregistrement, de préparation de rapports financiers ainsi que du suivi des audits avec les règles et règlements, politiques et stratégies des Nations Unies ;
• Mise en œuvre du contrôle interne et efficace;
• Développement de processus opérationnels financiers et élaboration du contenu des Procédures Opérationnelles Standards dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur et la direction du Bureau;
• Préparation d’accords sur le partage des coûts et les « trust funds », suivi des contributions dans le cadre des efforts du Bureau pour la mobilisation des ressources.

Assure la gestion des budgets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Préparation et révision des budgets, suivi avec le bureau sur les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les Projets administratifs;
• Présentation d’information pour la planification et le statut des ressources financières;
• Envoi du budget de Projet, si autorisé par la direction du Bureau, et cela sur la base de la présentation des documents de projets et budgets de projets signés;
• Préparation dans les temps dans ATLAS (ou tout autre progiciel de gestion) des factures pour recouvrement des coûts des services fournis par l’organisation;
• Mise en place d’un système de suivi des revenus et suivi du recouvrement des coûts.

Apporte l’appui comptable et administratif à l’Unité des Finances et effectue les fonctions liées au paiement des salaires au niveau global, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants:

• Contrôle approprié des documents justificatifs pour paiements et rapports financiers;
• Exécution du cycle de paiement;
• Appui à l’exécution et mise en œuvre des budgets, audits et formations;
• Paiements effectifs pour le compte d’autres Agences;
• Préparation des rapports financiers de l’organisation, ainsi que ceux des partenaires du Gouvernement;
• Maintien du système de contrôle des dépenses internes pour assurer que les bordereaux sont correctement complétés de manière contradictoire, les transactions sont correctement enregistrées et postées dans le progiciel de gestion en vigueur, les salaires dûment préparés et payés, les demandes de remboursement pour les voyages et autres droits dûment payés;
• Clôture des comptes dans les temps;
•  Correction dans les temps des bordereaux non postés, y compris les bordereaux comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de concordance, des bordereaux non approuvés;
• Réponse dans les temps aux requêtes du Siège pour résoudre des problèmes de données financières;
• Maintien des comptes débiteurs pour les projets et  programmes de l’organisation, et suivi avec les partenaires sur les contributions, création de dépôts dans le progiciel de gestion, et l’exécution de leur application sur les postes en cours;
• Exécution dans le progiciel de gestion des paiements de salaires au niveau global, y inclus le paiement des salaires pour les Contrats de Services (SC) et les SSA;
• Préparation des rapports mensuels pour les Agences;
•  Conseils au personnel international, experts et consultants sur les bénéfices, avances sur salaire et autres questions liées aux finances.

Assure la gestion adéquate de la trésorerie, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Revue dans les temps de la situation de la trésorerie pour les comptes locaux afin d’assurer la disponibilité de fonds suffisants pour couvrir les décaissements;
• Identification et enregistrement dans les délais des reçus pour l’application des revenus;
• Revue quotidienne des comptes bancaires à zéro-balance dans le progiciel de gestion pour contrôler le niveau des avances;
• Identification et enregistrement des contributions;
• Initialisation des transactions et des oppositions aux paiements sur le système bancaire Internet;
• Préparation et soumission du rapport mensuel sur le taux de change;
• Préparation adéquate dans les temps des réconciliations bancaires;
• Préparation dans les temps des prévisions mensuelles en trésorerie pour le superviseur;
• Contacts avec les Agences des Nations Unies pour obtenir l’estimation de leurs besoins en trésorerie;
• Initiation dans le progiciel de gestion des transferts bancaires et deals.

Assure le partage et le renforcement des connaissances dans le Bureau, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Organisation de formations dans le domaine des finances pour le personnel des Opérations/Projets;
•  Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances;
•  Contributions de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques.

Livrables :

• Les rapports financiers aux donateurs ;
• Tout autre document requis par le PNUD (rapports d’avancement financiers du projet, Compte rendus, etc.).

Competencies

Compétences fonctionnelles :

• Maîtrise de l’outil informatique comptable, incluant la maîtrise d’un logiciel intégré de gestion financière de projet type TOMPRO, SAGE (100), ou autres.
• Connaissance des procédures contractuelles et financières applicables aux projets financés par le PNUD et/ou l’UE,
• Maîtrise d’Excel, notamment au niveau du transfert de données avec le logiciel de gestion comptable dans un sens, ou dans l’autre.

Compétences Corporatives:

•  Intégrité;
•  Respect de la diversité;
•  Professionnalisme;
• Travail d’équipe;
• Orientation clients;
• Aptitude à la communication;
• Créativité, sens de l’initiative.

Required Skills and Experience

Formation :

•  Etudes secondaires, diplôme du Baccalauréat;
•  Formation spécialisée en Comptabilité, Finances;
• Diplôme universitaire en Comptabilité, Finances, Gestion ou Administration publique serait un atout.

Expérience :

•  6 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine des Finances, de la Comptabilité, de la gestion et de l’Administration, avec des responsabilités croissantes;
• Utilisation avérée (au moins 2 ans) de logiciel financier permettant un traitement à la fois en comptabilité générale, en analytique, en gestion budgétaire, en traitement des clôtures annuelles, pour l’ensemble du projet et pour chacun de ses composantes ; multi sites, permettant le suivi de toutes les lignes de financement, multidevises.
•  Bien connaitre les procédures du PNUD et/ou de l’UE ;
• Avoir de bonnes connaissances dans le domaine informatique

Langues requises

• Excellente connaissance du français et/ou de l'anglais (écrit et parlé).