Background

Sous la supervision globale  du Spécialiste aux Achats et la supervision directe de l’Analyste aux Achats, l'Associé aux Achats effectuera l'exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d'obtenir le meilleur rapport qualité/prix. L'Associé aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d'achats. L'objectif fondamental est de contribuer de façon pérenne à l'efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

• Assurer un suivi journalier et efficace des achats en collaboration avec les clients;
• Gérer et guider le processus des achats auprès des clients ;
• S'assurer de la bonne mise en œuvre des stratégies et outils d'E-Procurement;
• S'assurer du développement et du partage des connaissances techniques;
• Disposer d'une forte capacité relationnelle et de communication;
• Assurer un compte rendu régulier sur la soumission et révision au CAP (« Contract Asset and Procurement Committee ») et de l'ACP (« Advisory Committee on Procurement »).

Appui à l'élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats pour atteindre les résultats suivants:

• Mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies du PNUD;
• Mise en œuvre efficace du contrôle interne;
• Procéder à une cartographie du processus des achats;
• Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard en matière de procurement en consultation avec le superviseur direct.

Assiste dans l'organisation des procédures de passation des marchés pour les clients pour atteindre les résultats suivants:

• Apppuyer la préparation des plans d'achats des clients et le suivi de leur exécution;
• Organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des   propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements du PNUD;
• Préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d'Atlas, préparation de commandes pour l'achat de services, création des vendor dans Atlas;
• Préparation des soumissions de contrat pour le Comité des Achats (CAP) et le Comité consultatif sur les achats (ACP);
• Mise en œuvre du système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (Pos) sont dament préparés et expédiés;
• Prendre des mesures correctives sur les P0, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes.

Garanti la mise en œuvre de la stratégie et outils d'E-Procurement pour atteindre les résultats suivants:

• Développement et mise à jour d'une base de données des fournisseurs, mise en œuvre du processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.

Appui à la mise en œuvre des processus de passation de marchés communs pour les agences des Nations Unies en conformité avec la réforme de l'ONU

Assure le partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats suivants:

• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats;
• Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’exécution de l’ensemble des services du Bureau Pays dans le domaine des Achats et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. Une analyse et une présentation pointues des informations en matière d’achat ainsi que des processus dûment organisés pour les achats assurent la satisfaction du client et l’exécution des programmes et projets du PNUD dans les délais.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Compétences Fonctionnelles:

Gestion et Apprentissage de la Connaissance:

• Partager la connaissance et l'expérience;
• Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu;
• La capacité à fournir des services-conseils.

Développement et Efficacité Opérationnelle:

• La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l'élaboration des contrats, la gestion des achats, l'organisation et la conduite des procédures de passation des marchés, l'établissement de rapports, de contrôle des biens;
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats;
• Capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
• Une bonne connaissance des règles et règlements financiers.

Gestion et Leadership:

• Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’études secondaire avec une formation spécialisée en matière d’achats;
• Un diplôme d’étude supérieure en Administration des Affaires, Administration Publique, Finances, Economies ou équivalent est souhaitable;
• Le/la candidat(e) devrait obtenir la certification « Achats » du PNUD dans les 6 mois de son recrutement.

Expérience:

• Expérience professionnelle de 6 ans au niveau national ou international dans le domaine des achats et de l’administration;
• Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook….);
• La connaissance du système « Atlas » (système de gestion intégré) est un atout;

Langues:

• Parfaite maîtrise du Français;
• Bonne connaissance de l’Anglais sera considérée comme un atout