UNDP Jobs - 62205- Commis à l'Administration

Commis à l'Administration

Location :

Kinshasa, CONGO

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

01-Jan-2016

Application Deadline :

13-Dec-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-3

Duration of Initial Contract :

1 an ( avec possibilité de renouvellement)

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sous la supervision du Chargé d’Administration, le Commis à l’Administration apporte un soutien à l’exécution des tâches administratives relevant de l’Unité d’Administration générale.

Le Commis à l’Administration promeut une approche orientée vers la satisfaction de la clientèle, à travers la délivrance des services rapides et de qualité délivrés juste à temps.

Duties and Responsibilities

Assurer, sur une base de recouvrement des coûts, la gestion centralisée des fournitures de bureau, recommander les renouvellements éventuels des stocks ainsi que la mise en rebut des stocks obsolètes ;
Mettre en place un système d’alerte pour éviter les ruptures des stocks ainsi que la constitution des stocks expirés ;
Réaliser les travaux de reprographie du Bureau dans l’optique de recouvrement des coûts ;
Participer aux inventaires périodiques des stocks et d’actifs capitalisés du Bureau ;
Participer à la réception physique des fournitures du bureau en s’assurant de la conformité de la livraison par rapport à la commande, tant en quantité qu’en qualité des biens livrés ;
Procéder à la collecte des devis et factures pro forma pour les acquisitions des biens et services inférieurs à 2500 USD (à l’exception des fournitures de bureau) ;
Apporter un appui dans la distribution des dossiers de travail au sein de l’Unité d’Administration générale, en gérant le flux particulier des documents sortant du bureau du Chargé d’Administration générale ;
Contribuer activement à la préparation des certifications trimestrielles des stocks par la production des données fiables et complètes sur les entrées, les sorties des stocks et la valorisation FIFO du stock final ainsi que par la mise à disposition de toute la documentation de support sur la gestion des stocks ;
Produire mensuellement les rapports sur la consommation des stocks dans le cadre de la sensibilisation à l’écologisation du Bureau (consommation des papiers, etc.) et à la diminution des coûts de fonctionnement du bureau.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution des tâches administratives du Bureau en termes de qualité et d'exactitude du travail accompli.
L’existence des données précises, la disponibilité de l'information et l'approche axée sur le client renforcent la capacité du Bureau dans l’exécution des tâches administratives.

Competencies

Compétences Fondamentales :

Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
Démontrer un engagement à la vision, à la mission et aux valeurs du PNUD ;
Démontrer une sensibilité et une adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

Planification et organisation

Faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser le travail.

Communication

Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Travail en groupe

Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Développement et l'efficacité opérationnelle

Capacité d'accomplir une variété de tâches et de fonctions répétitives et routinières;
Capacité à travailler sous pression, à gérer un grand volume de travail et sous des contraintes de temps.

Required Skills and Experience

Education :

Diplôme de fin d'étude sécondaire (Diplôme d’Etat).

Expérience :

Minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine d’administration;
Avoir des connaissances informatiques en Word, Excel, Access et courrier électronique.

Langues requises :

Une maîtrise de la langue française est exigée;
Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.