UNDP Jobs - 63171- Finance Assistant

Finance Assistant

Location :

Djibouti, DJIBOUTI

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Mar-2016

Application Deadline :

06-Feb-16 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

1 an

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

1 an

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le PNUD est un partenaire clé pour le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, d' autant plus qu’il est l’agence de l'ONU, qui assume le rôle de bénéficiaire principal dans l' ensemble des subventions, la tuberculose, le VIH à Djibouti.Dans son rôle de bénéficiaire principal, le PNUD est responsable de la gestion financière et programmatique des subventions financées par le FMstp, ainsi que des acquisitions des produits, pharmaceutiques.

Dans tous les domaines de la mise en œuvre, le PNUD fournit des services de renforcement des capacités pour les institutions concernées, les sous -bénéficiaires et les partenaires d'exécution.

Pour la mise en œuvre des deux programmes financés par le FMstp, le PNUD a créé une unité de gestion du programme (PMU) qui va coordonner la mise en œuvre des projets.

Pour assurer une gestion transparente et efficace desdits projets, le PNUD a établi une unité de gestion de projet, avec un coordinateur de Projet qui supervise trois sous unités, notamment Suivi et Evaluation, Approvisionnement et Finance. Actuellement, le PNUD envisage le recrutement d’un Assistant Financier.

Sous la supervision directe du Spécialiste Financier, l’Assistant Financier appuie la gestion financière des deux Subventions, une axée sur le VIH/Tb et une axée sur le Paludisme, financées par le Fonds Mondial. L’Assistant Financier travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion des projets Fonds Mondial afin d’appuyer la bonne exécution des projets.

Duties and Responsibilities

Veiller à l’administration des budgets et au fonctionnement du système de recouvrement des coûts, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

Assurer la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds Mondial et du PNUD;
Veiller au respect strict du système de contrôle interne;
Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes;
Assurer le suivi de la gestion des comptes bancaires des Sous Bénéficiaires, si applicable ;
Procéder à la préparation des rapports trimestriels d’exécution financière et à la mise a jour des dépenses de chaque ligne budgétaire du plan de travail des Sous Bénéficiaires;
Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation;
Assurer le paiement des prises en charge des participants lors des activités/formations organisées par le Bénéficiaire Principal et appuyer lors des paiements directs des Sous Bénéficiaires.

Fournir un appui comptable et administratif au Département des finances, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

Vérifier le calcul des heures supplémentaires préparées par l’Assistant au Programme et ceci selon les règles et procédures du PNUD;
Classer les pièces justificatives des dépenses du PR (copies des vouchers créés, F10, et autres documents) et des Sous Bénéficiaires dont il a la charge;
Participer aux formations en finance du personnel et des comptables des Sous Bénéficiaires;
Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés;
Assurer à la mise à jour régulière du tableau de suivi financier des Sous Bénéficiaires;
Participer a la préparation du PUDR des projets du Fonds Mondial;
Assurer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de finances des Sous Bénéficiaires;
Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés;
Assurer un bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers des projets NEX;
Prendre les mesures correctives en temps opportun avec contrôle du budget des erreurs, des exceptions de match, les bons non approuvés ;
Présentation de l'information sur l'état des ressources financières nécessaires;
Assurer la bonne gestion des encaissements et de la petite caisse;
Assurer la maintenance du système de classement approprié pour les dossiers et documents financiers.

Participer au renforcement des capacités et au partage des connaissances:

Participer aux formations pour le staff des opérations/projet dans le domaine des finances;
Contribution aux différents réseaux de connaissance PNUD, notamment au partage des bonnes pratiques et expérience;
Appuyer le Chargé des Finances dans la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités dans le domaine de son intervention.

Competencies

Responsabilité Globale et travail d’Equipe:

Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD;
Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps;
Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
Respecte les règles établies et les normes de conduite professionnelle en toutes circonstances.

Aptitudes Interactive:

Reconnaît et réagit de façon appropriée aux idées, aux intérêts et aux préoccupations des autres en témoignant d’une grande sensibilité pour la différence;
Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau:

Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats:

Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement:

Contribue avec des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles;
S’efforce de fournir des services de qualité centrés sur le client.

Communication:

Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.

Connaissance du travail et Expertise:

Exécute les tâches quotidiennes de façon ordonnée, efficace et systématique en s’adaptant à la charge travail lorsqu’elle fluctue;
Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Required Skills and Experience

Education:

Niveau d'enseignement secondaire avec la certification spécialisé en comptabilité et finance;
Diplôme universitaire en finances, des affaires ou de l'administration publique sera souhaitable.

Expérience:

5 ans d'expérience en Finance au niveau national ou international est nécessaire;
Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc);
Expérience avec la finance ERP, de préférence PeopleSoft, souhaitable;
Connaissance des normes IPSAS et / ou IFRS souhaitable;
Knowledge of IPSAS and/or IFRS desirable.

Langues:

Maîtrise du français et bonne connaisance de l'anglais.