Background

Sous les conseils et la supervision directe du Coordonnateur de Programme National de l’ONUDC, l’assistant Administratif  est charge du  service administratif de l’ONUDC à  Bamako et appuie si besoin le  Bureau régional de l’ONUDC à Dakar et fournit un travail de haute qualité et un service précis, ponctuel et convenablement enregistré/documenté.

L’Assistant Administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant Administratif travaille en étroite collaboration  avec le personnel Administratif et Financier du Bureau Régional de l’ONUDC à  Dakar ainsi que  le personnel des Opérations du PNUD Bamako : Ressources Humaines, Achat et Finance ; afin d’assurer la cohérence des services offerts.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions essentielles:

• Soutien administratif et logistique  au bureau de Bamako  et Bureau Régional à Dakar (Personnel inclus ainsi que tout membre de mission venant de l’étranger;
• Appui Logistique durant les rencontres, réunions et formations;
• Appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs;

Appui au renforcement et au partage des connaissances: 

Offre un appui administratif et logistique, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants

• Réception et enregistrement du courrier de l’ONUDC;
• Organisation logistique des Missions et réservations d’hôtel;
• S’Assurer des transactions su UMOJA (réquisitions et requêtes …).

Avec l’aide du Chauffeur Clerk  si besoin, collecte des Factures Pro Formas nécessaires pour l’organisation d’évènements pour le Bureau de Bamako ou du bureau Régional:

• Appui aux membres du personnel de l’ONUDC de Bamako ou du Bureau Régional pour tout aide administratif conformément  aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national;
• Appui administratif et logistique à l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunion;
• Préparation de correspondance si nécessaire;
• Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de sources diverses;
• Appui à la gestion des stocks  des fournitures du bureau de Bamako, de même de ceux destinés aux formations ceux en appui et des stocks et inventaires du matériel;
• Faire le suivi des règlements  Fournisseurs avec le bureau Régional à Dakar ainsi qu’avec le PNUD;
• Ainsi que tout autre tâche donnée  par le Coordonnateur de Programme National.

Fournit un appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants:

• Appui à la collecte d’informations sur la gestion des actifs, tenue des dossiers et de documents sur la gestion des actifs.
• Conservation des dossiers et des documents ayant un rapport avec la gestion du bureau.

Fournit un appui au renforcement et au partage des connaissances dans le Bureau  en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:

• Participation à la formation en gestion du personnel affecté aux opérations/projets;
• Contribution aux réseaux et aux communautés d’expertise;

Impact des résultats

Les résultats principaux auront un effet sur la mise en œuvre du programme de l’ONUDC au Mali. Ainsi qu’à l’image de l’ONUDC vis-à-vis des partenaires extérieurs  en ce qui concerne la qualité et la précision du travail réalisé. La saisie précise des données, le traitement des dossiers et les échanges avec les acteurs extérieurs dans une approche axée sur le client renforcent ‘la crédibilité du Bureau.

Competencies

Compétences pertinentes pour l’organisation:

• Manifeste un engagement envers la mission de l’ONUDC;
• Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

Capacités fonctionnelles:

Gestion et apprentissage des connaissances:

• S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines ( en occurrence UMOJA);
• agit sur le plan d’apprentissage et applique ses connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle:

• Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l’organisation de réunions, la gestion du bureau ainsi que des activités administratives générales;
• Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts;
• Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité;
• Bonne connaissance des règles administratives;
• Fortes compétences en TI.

Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion:

• Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail;
• Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme et une attitude favorable et constructive;
• Reste calme, maître de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.

Required Skills and Experience

Éducation:

•  Études secondaires. 

Expérience:

• Avoir 2 à 3 ans d’expérience pertinente en administration;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.);
• Epérience dans l'utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web;
• Connaissance du système  UMOJA Désirable.

Langues requises:

• Parfaite maitrise de la langue Française;
• Notions en Anglais.