Background

Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.

Afin d’aider à une meilleure opérationnalisation de ses projets et programmes, et  d’aborder la phase de la consolidation des acquis liés à la transition et à la préparation du nouveau UNDAF, le PNUD a besoin de se positionner de façon stratégique. Le recrutement d’un Associé(e) Administratif(ive) s’inscrit dans cette perspective.

Sous l’autorité du Directeur Pays Adjoint Opérations et la supervision directe de l’Associée Administrative Senior, l’Associé (e) Administratif(ive) assiste dans la gestion des services administratifs et Achats et exécute les processus et transactions en s’assurant de la grande qualité et la précision du travail.

L’Associé(e) Administratif(ive) fait la promotion d’une approche orientée sur la clientèle, la qualité et les résultats.

L’Associé(e) administratif(ive) travaille en étroite collaboration avec les opérations, le programme et le personnel des projets dans le bureau de pays et dans les autres agences onusiennes pour échanger l’information et s’assurer de la cohérence dans la prestation de services.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales:

• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• Assistance logistique et administrative effective et efficace;
• Appui à la mise en œuvre des processus d’achats pour le Bureau Pays, les projets NEX/DEX et à la demande des Agences;
• Appui à la gestion du carburant et de la flotte automobile du Bureau Pays;
• Appui au suivi et au contrôle des dépenses opérationnelles du budget administratif;
• Appui au partage et renforcement de la connaissance.

S’assurer que la mise en œuvre des stratégies opérationnelles avec un accent mis sur l’atteinte des résultats suivants :

• Respect des règlements, politiques, stratégies des NU et du PNUD relatifs aux activités administratives;
• Contribution au mapping du processus de gestion administrative du bureau de pays et à la mise en œuvre du manuel des procédures internes (SOP);
• Contribution à la préparation du plan de travail oriente sur les résultats de l’Unité PSS.

Assistance logistique et administrative effective et efficace, notamment dans la gestion des services communs en vue d’atteindre les résultats suivants:

• Suivi des activités liées au dédouanement des équipements;
• Administration et suivi des exonérations fiscales et aux questions relatives à la TVA;
• Fournir un appui pour les questions protocolaires, l’enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales sur les espaces et autres questions administratives;
• Gestion des locaux et maintien des équipements;
• Gestion des communications téléphoniques du bureau relatives aux téléphones fixes et aux portables, gestion du recouvrement des couts relatif à la logistique pour les appels téléphoniques, colis, courrier, autorisations, etc.;
• Rapports mensuels relatifs à la logistique et a l’administration: recherche et récupération de données statistiques de sources internes et externes; préparation des tables et graphiques statistiques et rapports pour améliorer les procédés de gestion, le contrôle des couts et produire des gains d’efficacité.

Fournir un appui à la mise en œuvre des processus d’achats pour le Bureau Pays, les projets NIM/DIM et à la demande des Agences afin d’atteindre les résultats suivants :

• Préparation des plans d’achats pour le bureau et les projets et le suivi de leur mise en œuvre;
• Mise en œuvre du plan d’achat consolidé pour les gains de productivité;
• Organisations des processus d’achats, y compris la préparation et la conduite des RFQ, ITB ou RFP, réception descotations, soumissions et propositions, leur évaluation, négociation de certaines conditions des contrats en accord avec les règles et procédures du PNUD;
• Préparation des bons de commandes et contrats dans et hors Atlas. Assurer le profil acheteur dans Atlas;
• Préparation des rapports de qualités à transmettre au CAP et ACP; Mise en œuvre d’un système pour le cadre de contrôle interne qui assure que les bons de commande sont préparés et transmis. Actions réparatrices sur les PO qui contiennent des erreurs lors de la vérification budgétaire et autres problèmes;
• Suivi du dashboard des achats du bureau de pays;
• Suivi des IC pour publications, TDR, contrats, PO préparation et suivi des contrats;
• Présentation de rapports trimestriels et statistiques sur les achats du bureau de pays. Montants cumulatifs de PO, nombre de soumissionnaires, taille des contrats, etc.;
• Préparation des factures de recouvrements de couts dans Atlas pour les services d’achats fournis par le PNUD aux autres agences;
• Mise en œuvre des processus conjoints d’achats pour les agences onusiennes en lien avec la réforme des NU;
• Développement et actualisation du fichier des fournisseurs, mise en œuvre de la sélection et l’évaluation des fournisseurs.

Fournir un appui à la gestion du carburant et à la gestion de la flotte automobile du bureau pays en vue d’atteindre les résultats suivants:

• Gestion du carburant, suivi des consommations, rapports périodiques et contrôles de couts;
• Effectuer l’accueil des officiels de haut rang à l’aéroport et apporter un appui à l’Organisation d’ateliers, conférences et retraites;
• Gestion de la flotte de véhicules;
• Organisation des missions par véhicules, entretien des véhicules;
• Coordination des services de transport, révisions régulières des véhicules et des assurances;
• Vérification et certification des entrées et sorties des véhicules et de la consommation de carburant, actualisation et maintenance des cahiers de bord des véhicules;
• Elaboration de rapports ponctuels et enquête des cas d’accidents de véhicules, dégâts, pertes ou vols d’effets; actualisation et maintenance du cahier de bord des véhicules.

Fournir un appui pour un contrôle administratif et financier efficace en vue d’atteindre les résultats suivants:

• Effectuer le suivi des dépenses opérationnelles et le budget annuel administratif pour le contrôle des couts et les gains d’efficacité;
• Archiver les documents de contrôles administratifs tels que les engagements et les dépenses;
• S’assurer de l’intégrité des données dans les bases de données administrative et logistiques; analyse des résultats et initiations des mesures correctives si nécessaire;
• Assurer le recouvrement des couts pour les services et locaux communs; Préparation de la documentation nécessaire à la préparation des audits.

Appuyer le partage et le renforcement de la connaissance en vue d’atteindre les résultats suivants:

• Formation du personnel sur les procédures administratives;
• Briefing/débriefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail;
• Contributions pertinentes aux réseaux de connaissances.

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité de l’unité. L’analyse précise et la présentation des informations, minutieusement recherchées et le travail entièrement documenté renforce les capacités du bureau et facilite les actions à prendre par le superviseur. Les initiatives du titulaire du poste sont importantes dans les résultats et la finalisation opportune des taches.

Competencies

Compétences relatives à l’organisation:

• Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies;
• Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race à la nationalité et à l’âge.

Compétences relatives à la fonction:

Gestion du savoir et Apprentissage

• Partage du savoir et de l’expérience et conseille les autres membres du personnel du bureau;
• Capacité à développer des systèmes pour la structure, codification et accès à l’information et au savoir.

Développement et Efficacité de l’Opération:

• Capacité à appuyer les services IT y compris le matériel informatique, l’appui ERP, autres appuis IT, suivi et gestion de la conception du web;
• Bonne connaissance des systèmes opérationnels PC/LAN, Microsoft Windows, sécurité ICT de l’organisation et des systèmes de protection de virus, connaissance de la conception de web, gestion du web, connaissance de Microsoft Windows et réseaux d’administration;
• Capacité à contribuer a la mise en place de système et procédés pour l’organisation et l’élaboration de nouveaux systèmes.

Autogestion et Leadership:

• Se focalise sur les résultats pour la clientèle et répond positivement au feedback;
• Approche le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
• Fait preuve d’ouverture face au changement et de capacité à gérer des situations complexes.

Required Skills and Experience

Formation:

• Etre titulaire d’un diplôme de niveau secondaire;
• Une certification en Administration est désirable;
• Diplôme universitaire de niveau Licence en Gestion ou Administration Publique désirable mais pas un pré-requis;
• Certificat de Procurement.

Expérience:

• 6 années d’expérience en administration ou services de support du programme;
• Expérience dans l’usage de l’ordinateur et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
• Expérience de bases de données et des systèmes de gestion sur internet;
• Une connaissance des règles et procédures du système  des nations Unies en général et du PNUD en particulier serait considérée comme un atout.   

Niveau de langues requis:

• Excellente connaissance du Français;
• Bonne pratique de l'Anglais.