Background

Le Bureau Pays du PNUD au Tchad est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (GFATM) et joue le rôle de Récipiendaire Principal des nouvelles subventions sous le nouveau modèle de financement au Tchad. Dans son rôle de Récipiendaire Principal, le Bureau Pays est responsable de la gestion financière et programmatique de la subvention du Fonds mondial ainsi que des achats de produits pharmaceutiques. Dans tous les domaines de mise en œuvre du projet, le Bureau Pays fournit des services de développement des capacités aux institutions compétentes, sous-bénéficiaires et partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre du programme Fonds mondial, le PNUD Tchad met en place une unité de gestion de programme (UGP) qui coordonnera la mise en œuvre des projets et fournira des directives générales sur les règles et procédures du Fonds mondial à tous les sous-récipiendaires participant à la mise en œuvre du projet.

En vue d’accompagner ce processus, le bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad recrute un(e) l’Assistant(e) Financier (e) pour le Projet Fonds Mondial de Lutte contre le Paludisme.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Spécialiste Financier, l’Assistant(e)  Financier(ère) appuie la gestion financière du projet Lutte contre le Paludisme financé par le NFM du Fonds Mondial. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet Fonds Mondial et aura à assumer les responsabilités et fonctions suivantes:

• Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD;
• Participer à l’élaboration et à la formulation des budgets du projet;
• Assurer directement le suivi financier.

Dans ce cadre, le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes:

• Assurer la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du PNUD;
• S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
• Appuyer la mise en œuvre des recommandations des audits et du cadre de contrôle interne;
• Collecter les données détaillées pour le Plan de Travail Annuel et ldes informations pertinentes en vue de l’élaboration des budgets en s’assurant de la conformité aux objectifs du Projet;
• Mettre en œuvre le système de suivi des décaissements et des dépenses des Sous bénéficiaires ;
• Procéder à la préparation et/ou au remboursement des DSA, selon les règles et procédures du PNUD;
• Préparer les demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des Projets, assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises;
• Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation;
• Assurer le paiement des prises en charge des participants lors des formations organisées par lesBénéficiaires Secondaires ;
• Analyser les requêtes de fonds de tous les sous récipiendaires, les fournisseurs, les ONG et autres structures de mise en œuvre afin de s’assurer que les dépenses effectuées ont suivi les normes du Fonds Mondial et sont bien codifiées par sous rubrique du plan de travail;
• Participer à l’établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds;
• S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
• Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués;
• Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires des fournisseurs, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements;
• S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO;
• Initier et saisir des projets dans Atlas en s’assurant que les frais de gestion des projets (General Management Services, GMS) sont correctement pris en compte ; préparer les révisions budgétaires requises et initier toute action dans Atlas relevant de son profil;
• Initier les écritures de correction (régularisation dans le journal comptable) ainsi que les écritures de correction des paiements;
• Préparer les rapports consolidés de dépenses (Combined Delivery Reports, CDRs) pour leur certification trimestrielle et annuelle;
• Assurer un contrôle et un archivage adéquats de tous les documents financiers;
• Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur.

 Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du projet, aussi bien dans la gestion des ressources financières que dans le succès de la mise en œuvre du projet. 

La bonne saisie des données, la bonne analyse et présentation des informations financières contribuent à la création d’un bon système de gestion financière du projet.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

Construction de partenariats:

• Démontre la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires;
• Prépare et fournit les rapports financiers des ressources utilisées sur demande du superviseur dans l’optique de renforcer le partenariat;
• Veille au renforcement des capacités en suivi et gestion financière des partenaires d’exécution.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances:

• Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage.

Promotion des changements et du développement organisationnels:

• Est Apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Compétences professionnelles/Expertises techniques:

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et les applique de façon constante dans le travail;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien;
• Est apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail;
• Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Financeset du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité;
• Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier;
• Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité;
• A de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion; 
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation vers le Client:

• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais;
• Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun;
• Répond rapidement aux besoins des clients.

Promotion de la recevabilité et de la gestion basée sur les résultats:

• Met en place et entretient les bases de données;
• Assure la préparation à temps des informations pour l`élaboration des différents rapports financiers.

Compétences Générales:

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
• L’auto développement, la prise d’initiative;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
• une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
• une bonne capacité interpersonnelle;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme de niveau baccalauréat ou équivalent en finances, comptabilité, commerce ou tout autre domaine apparenté;
• La détention d’un BTS dans ces mêmes domaines constitue un atout.

Expérience:

• Un minimum de 5 ans d’expérience en comptabilité et gestion financière;
• Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence PeopleSoft;
• Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain;
• Une connaissance des IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable.
• Une certification en finances serait un atout

Langues Requises:

• Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.

Note:

• Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité tchadienne;
• Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.