UNDP Jobs - 63600- Assistant(e) Administratif (ve)

Assistant(e) Administratif (ve) - Ouvert Uniquement aux Candidats de Nationalité Tchadienne

Location :

N'djamena, CHAD

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

10-Feb-16 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

1 year

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le Bureau Pays du PNUD au Tchad est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (GFATM) et joue le rôle de Récipiendaire Principal des nouvelles subventions sous le nouveau modèle de financement au Tchad. Dans son rôle de Récipiendaire Principal, le Bureau Pays est responsable de la gestion financière et programmatique de la subvention du Fonds mondial ainsi que des achats de produits pharmaceutiques. Dans tous les domaines de mise en œuvre du projet, le Bureau Pays fournit des services de développement des capacités aux institutions compétentes, sous-bénéficiaires et partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre du programme Fonds mondial, le PNUD Tchad met en place une unité de gestion de programme (UGP) qui coordonnera la mise en œuvre des projets et fournira des directives générales sur les règles et procédures du Fonds mondial à tous les sous-récipiendaires participant à la mise en œuvre du projet.

En vue d’accompagner ce processus, le bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour l’Equipe de Gestion du Projet Fonds Mondial de Lutte contre le Paludisme.

Duties and Responsibilities

Sous la direction du Coordonnateur du Projet Fonds Mondial, l’Assistant(e) Administratif (ve) appuie avec efficacité et qualité les activités du projet Lutte contre le Paludisme financé par le Fonds Mondial de Lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme.

L’Assistant(e) Administratif travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet Fonds Mondial et aura à assumer les responsabilités suivantes:

Appui au fonctionnement efficace et efficient du projet;
Appui aux services administratifs et logistiques;
Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.

Assure le fonctionnement efficace et efficient du projet en assurant la réalisation des résultats suivants:

Crée les réquisitions pour le compte du projet;
Organise les réunions internes et externes du projet (participants, salle, pause-café, équipements de réunion) et rédige les comptes-rendus;
Assure les correspondances relatives aux activités du projet;
Rédige les correspondances;
Traduit les rapports en français/anglais selon less besoin;
Répond aux demandes d’informations du Siège et du Fonds Mondial;
Assure la dissémination régulière des documents et des informations au niveau des Bénéficiaires Secondaires et des partenaires du projet;
Assure la coordination de la circulation des informations entre le projet et le PNUD;
Assure la gestion des appels téléphoniques entrant et sortant;
Prépare les missions du personnel, les retraites et autres visites;
Produit les drafts de correspondance sur demande des superviseurs, mise en forme de documents;
Assure l’entretien du système d’archivage et de classement des documents;
Assure un système efficient de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrant et sortant et des autres dossiers du projet en veillant à la confidentialité des informations.

Fournit l'appui administratif et logistique efficace, en assurant la réalisation des résultats suivants:

Assure le suivi de l’entretien régulier des véhicules du projet;
Vérifie les déplacements des véhicules et la consommation quotidienne de carburant;
Assure la gestion des stocks des fournitures de bureau et du carburant;
Assure la coordination des inventaires du projet et transmission périodique des informations à l’Unité Procurement du PNUD;
Assure le suivi de la maintenance des systèmes bureautique et informatique du projet, en collaboration avec les unités des services généraux et des technologies de l’information du PNUD;
Assure la gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor;
Assure toute autre tâche selon les besoins et sur demande du supervisuer.

Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances:

Participe aux formations destinées au personnel du projet ;
Contribue aux réseaux de partage de connaissance et de pratiques.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du projet:

Gestion optimale des relations avec les clients;
Gestion efficace de la logistique et du transport;
Archivage de la mémoire administrative pour capitalisation des acquis.

Competencies

Compétences Générales:

Démontre un engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD;
Fait preuve d’adaptabilité et d’aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Compétences Fonctionnelles:

Gestion des connaissances et de l’apprentissage:

Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience;
Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continu, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle:

Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, y inclus la collecte et la vérification des données sur les programmes/projets, l’entrée des données en ATLAS, la préparation des révisions, le classement et la fourniture d’informations;
Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l’information.

Gestion et Leadership:

Orienté sur les résultats et répond positivement aux critiques;
Travaille de manière dynamique et constructive;
Aptitude à travailler sous la pression des délais et des résultats.

Required Skills and Experience

Formation:

Etre titulaire d’un baccalauréat ou équivalent en Gestion administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparenté.

Expérience Professionnelle:

5 ans d’expérience au niveau local ou international dans le domaine de l’administration ou du secrétariat administratif sont requis;
Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d’Internet;
La connaissance du logiciel Atlas serait un atout.

Langues requises:

Excellente maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais.

Note:

Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité tchadienne;
Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.