Background

En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. Ce faisant, les États Membres ont pris des dispositions historiques pour accélérer les objectifs de l’Organisation liés à l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre de la réforme de l’ONU qui vise à regrouper les ressources et les mandats pour en accentuer l’impact. ONU Femmes est le résultat de la fusion de quatre composantes distinctes du système des Nations Unies dédiées exclusivement à l’égalité des sexes et à l’autonomisation des femmes et dont l’important travail sert de base à la nouvelle entité.

Le Programme d’ONUFEMMES au Niger a ouvert son bureau du NIGER EN 2011 et est placé sous la direction de la COORDINATRICE des programmes et assure un appui technique aux différents partenaires gouvernementaux, société civile et agences des Nations Unies dans la mise en œuvre des toutes les conventions et protocoles relatives à l’égalité des sexes et à l’autonomisation de la Femme.

Cependant, pour renforcer sa capacité dans la mise de ce portefeuille, plus particulièrement dans la gestion de son fonctionnement et le suivi régulier de ces partenaires, ONUFEMMES veut recruter un (e) Associé (e) Opérations / Finances.

L’Associé (e) aux suivis et au fonctionnement est sous la supervision directe de la Coordonnatrice Programme et Il est responsable de la gestion et de la supervision d’une variété de services suivi et processus administratifs. Il/elle veille à l’utilisation à temps, au suivi régulier des activités sur le terrain, assure la gestion administrative du bureau et l’offre de service en respectant les règles financières, politiques et procédures de l’organisation et les allocations approuvées. L’Associé(e) aux suivis et fonctionnement promeut une approche axée sur le partenaire et en conformité avec les règles, pratiques standards et lignes Directrices de ONU Femmes.

L’Associé(e) aux suivi et fonctionnement travaillera étroitement avec tous les membres de l’Unité Coordination du Bureau de la Coordonnatrice, les Chargés des Opérations et Finances du PNUD NIGER et du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre à DAKAR ainsi que les partenaires de mise en œuvre du projet afin de résoudre des questions complexes et pour l’échange d’information.

Duties and Responsibilities

Appui au suivi des programmes du Bureau:

• Suivre la mise œuvre des projets sur le terrain;
• Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets;
• Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières;
• Vérifier l'exactitude des rapports de mise en œuvre du Programme et des rapports financiers;
• Prendre les mesures appropriées pour assurer l'exactitude de l'information;
• Préparation des protocoles et des contrats de sous-traitance avec les partenaires  de mise en œuvre;
• Investiguer  les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport  sur les conclusions superviseur et / ou de présenter des recommandations pour des actions/décisions;
• Analyse des demandes de financement et vérification de leur conformité en rapport avec le projet, les accords de partenariat et les procédures de ONU FEMMES;
• Fournir des informations pour l’audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d'audit;
• Mettre en place un mécanisme de contrôle des projets à travers le suivi de l’élaboration /modification des budgets ainsi que la situation budgétaire;
• Faire le suivi et rapportage sur les ressources financières des programmes et opérations;
• Fournir des revues mensuelles de la situation financière des projets;
• Programmer et organiser les réunions techniques avec les agences d’exécution;
• Associer les revenus et les dépenses dans l’engagement de contrôle concernant les projets.

Assurer le fonctionnement du bureau (administratif, comptable et logistique): 

• Recevoir les factures;
• Rédiger les mémorandums;
• Assurer la transmission des documents au Bureau Régional;
• Suivre le paiement des factures du fonctionnement, des partenaires  prestataires;
• S’assurer que les paiements des salaires des Consultants et des SCA sont préparés à temps et que les réclamations de voyage et les autres paiements sont traités à temps;
• Servir de liaison avec le service des Opérations du Bureau Régional ONUFEMMES pour l’accélération des déboursements de fonds;
• Préparation des commandes pour les équipements, les fournitures de bureau et suivi des livraisons ainsi que les paiements y afférents;
• Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions;
• Collaboration avec le service administratif et finances du PNUD NIGER pour l’approbation des requêtes financières et/ou toute tâche administrative;
• Examiner et vérifier l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements et préparer des rapports financiers;
• Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, et faire l'examen de leurs rapports financiers avec la Coordonnatrice Pays et  ne faire le prochain paiement que si ces rapports sont validés;
• Facilitation de la gestion et partage de connaissances;
• Contribuer aux initiatives du bureau sur les processus de gestion internes et internes;
• Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion financière et de services;
• Diffuser auprès le personnel et partenaires les informations en vue de renforcer les capacités et connaissances.

Competencies

Ethique:

Intégrité:

• Faire preuve d’intégrité dans la défense et la promotion des valeurs de ONU Femmes dans les actions et les décisions, en lien avec le Code de Conduite des Nations Unies.

Sensibilité culturelle/Valorisation de la diversité:

• Faire montre de son appréciation de la nature multiculturelle de l’organisation et de la diversité culturelle du personnel;
• Avoir une vue internationale, apprécier les différences de valeurs et apprendre de la diversité culturelle.

Connaissance de l’organisation:

• Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement.

Développer et renforcer l’équipe / Coaching and Mentorat:

• Auto développement, prise d’initiatives et coaching du personnel de l’équipe.

Travail en équipe:

• Construire et promouvoir des équipes efficaces.

Communiquer l’information et les idées:

• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe, communiqué efficacement.

Auto-gestion et intelligence émotionnelle:

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi;
• Gestion des conflits / Négocier et résoudre les désaccords.

Partage de la connaissance / Apprentissage continue:

• Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Functional Competencies:

• Très bonne capacité d’analyse et portée sur les résultats;
• Approche orientée client dans le travail. 

Capacité de gérer les relations et de communiquer:

• Connaissance approfondie des procédures et règles de comptabilité financière;
• Excellente connaissance et application des technologies informatiques et systèmes de gestion;
• Capacité à faire des inputs dans les processus de gestion, d’adaptation et de mise en place de nouveaux systèmes.

Required Skills and Experience

Education:

• Licence et/ou Maîtrise en droit, en administration.

Experience:

• Minimum de 1  an d’expérience dans l’administration d’une grande société ou organisation est exigée;
• Expérience  dans  l’utilisation  des  ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance bien développée de l’Excel et une bonne gestion  de base de données;
• Bonne connaissance des procédures de gestion administrative et financière des Nations Unies.

Langue:

• Maitrise orale et écrite du Français;
• Maitrise de l’anglais constitue un atout.