Background

En febrero 2016, se establece el Fondo Multidonante de las Naciones Unidas para el Posconflicto para financiar una respuesta coordinada de estabilización, alistamiento e implementación temprana de los acuerdos de paz. Enmarcado en los lineamientos establecidos por el Documento CONPES 3850, el Fondo atenderá prioridades temáticas y territoriales establecidas por el Consejo Interinstitucional del Posconflicto, a través de la Junta Directiva de Colombia en Paz, y tendrá los siguientes propósitos:

• Proporcionar un instrumento financiero responsable, transparente y basado en resultados que movilice y canalice fondos de socios internacionales al Gobierno, las Naciones Unidas, y organizaciones no gubernamentales para responder a prioridades inmediatas y de mediano plazo en el posconflicto;
• Asegurar la apropiación nacional, así como la coordinación y alineación de las acciones de las Naciones Unidas con las prioridades nacionales definidas por el Gobierno de Colombia en el marco de los acuerdos de paz;
• Poner a disposición del Gobierno la capacidad y el trabajo existente de las Naciones Unidas para la construcción de paz, incluyendo su presencia territorial, mecanismos y socios de implementación, y alianzas con actores nacionales y locales.

El Fondo está gobernado por un Comité de Dirección, co-presidido por el Ministro Consejero para el Posconflicto y el Coordinador Residente de las Naciones Unidas, apoyado por una Secretaría Técnica y administrado por la Oficina de Fondos de Participación Múltiple (MPTF).

El Fondo tendrá entidades implementadoras estatales, de las Naciones Unidas y de la sociedad civil/sector privado. Esto permitirá la coordinación y alineación de acciones nacionales e internacionales para responder a las prioridades establecidas por Colombia en Paz. El Fondo tiene tres ventanas operacionales para canalizar la asistencia, permitiendo una asignación directa de recursos a los actores clave que se requieran en cada momento determinado:

• Ventana Nacional: La financiación se canaliza directamente a las entidades
• Ventana de las Naciones Unidas: Agencias del Sistema de Naciones Unidas (SNU) son elegibles para recibir financiación del Fondo.
• Ventana No-Gubernamental: La financiación se canaliza a entidades implementadoras no- gubernamentales a través de un agente de gestión

La Secretaría Técnica es la entidad encargada del funcionamiento operativo del Fondo y está anclada en el Despacho del Ministro Consejero de Posconflicto, Derechos Humanos y Seguridad (“Minposconflicto”) del Gobierno. La Secretaría proporciona apoyo técnico y administrativo al Comité de Dirección y a los Comités Técnicos y se encarga de organizar los procesos de evaluación de proyectos, del monitoreo, evaluación y reportes del Fondo, así como de la gestión de riesgos. La Secretaría está compuesta por un Gestor del Fondo, un Oficial de Reporte y un Asistente de Coordinación.

Las funciones principales de la Secretaría son:

• Asesorar al Comité de Dirección sobre las prioridades estratégicas y las asignaciones programáticas y financieras;
• Acompañar la estructuración de los proyectos en los Comités Técnicos para asegurar coherencia, manejo de riesgo y calidad y supervisar la aplicación de los enfoques transversales del Fondo (Ver Anexo 4);
• Facilitar la colaboración y la comunicación entre las entidades implementadoras;
• Solicitar la transferencia de fondos al Agente Administrativo, según las decisiones tomadas por el Comité de Dirección;
• Monitoreo del Fondo, en coordinación  con  base en el monitoreo llevado a cabo por el MinPosconflicto y utilizando en la medida de lo posible el sistema RBM del Gateway;
• Análisis y gestión de conocimientos del Fondo, incluyendo sistematización de conocimientos, generación de buenas prácticas y lecciones aprendidas y propuestas de recomendaciones;
• Asegurar el monitoreo y control de los riesgos operativos;
• Consolidar los informes narrativos anuales y finales proporcionados por las entidades de ejecución y presentar el informe consolidado al Comité de Dirección para su aprobación;
• Consolidar los informes financieros presentados por las entidades implementadoras de la Ventana Nacional;
• Preparar y circular el calendario y agenda de las reuniones del Comité de Dirección;
• Documentar las decisiones del Comité de Dirección a través de actas de las reuniones;
• Desarrollar una estrategia de comunicación del Fondo;
• Desarrollar conjuntamente con el Gobierno Nacional la estrategia de movilización de recursos del Fondo, de acuerdo a lo estipulado en el Documento CONPES.

Duties and Responsibilities

OBJETO DEL CONTRATO:

De conformidad con los lineamientos de los Términos de Referencia del Fondo y bajo la supervisión del Gestor del Fondo, el/la Asistente de la Secretaría Técnica desempeñará las siguientes funciones principales y las demás requeridas para el adecuado cumplimiento de las funciones de la Secretaría Técnica del Fondo:

1.Proporciona apoyo administrativo eficaz a la gestión del Fondo enfocándose en el logro de las siguientes tareas:

• Orientación administrativa y procedimental en la implementación del Fondo;
• Apoya el Fondo en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de la implementación. Esto incluye (organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros) según sea requerido;
• Apoyar al funcionamiento del Comité de Dirección y de los Comités Técnicos
• Participar en las reuniones de seguimiento periódicas;
• Revisa y tramita solicitudes del programa: pagos, contratos, compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, entre otros;
• Apoya los procesos de compras y adquisiciones realizados por el Fondo de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos;
• Seguimiento a los contratos en el marco de la ejecución del Fondo (laborales, proveedores);
• Participa en la elaboración de los Planes de Adquisiciones y garantiza que el inventario del Fondo;
• Manejo administrativo de la sede donde funciona el Fondo.2.

2.Presta apoyo financiero al Fondo centrándose en el logro de las siguientes tareas:

• Garantiza la adecuada gestión financiera de los recursos y presupuestos, elevando las alertas previas necesarias relacionadas con vigencia de acuerdos, disponibilidad de recursos, saldos por ejecutar, depósitos pendientes de donantes, reservas de GMS, entre otros;
• Apoya en la gestión de las propuestas en cuanto a la elaboración de los presupuestos, realizar el seguimiento de los mismos;
• Apoya en la preparación de las revisiones presupuestales necesarias y ajustes presupuestales, incluyendo reversos y solicitudes que garanticen un buen manejo del presupuesto;
• Bajo la normatividad financiera establecida revisar la elegibilidad de los gastos que deben procesarse en el Fondo y llevar control contable y financiero de cada uno realizados por el Fondo;
• Ingresar los registros en el sistema financiero/contable y realizar la verificación de la documentación soporte de cada pago;
• Apoyar el seguimiento y monitoreo periódico de los proyectos financiados por el Fondo;
• Elabora informes financieros de los convenios y acuerdos de contribución, así como informes a donantes con la periodicidad indicada en los acuerdos, así como informes de contrapartida;
• Seguimiento de fechas y plazos de acuerdos y reportes a donantes y socios;
• Asegura el flujo de información actualizada sobre disponibilidad de fondos entre las diferentes instancias de implementación.

3. Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores prácticas del Fondo, centrándose en el logro de las siguientes tareas:

• Apoyar y facilitar el desarrollo del trabajo de la Secretaría Técnica del Fondo en lo relacionado con su planeación, preparación, revisión y ejecución;
• Facilita la comprensión de los procesos y procedimientos del Fondo de manera que los asociados estén familiarizados con su implementación
• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos y financieros de los proyectos asignados.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos y financieros bajo las normatividades y políticas financieras establecidas
• Promueve la sistematización de lecciones aprendidas y las mejores prácticas. Esto incluye la participación en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Fondo

Impacto de Resultados

Los objetivos principales del Fondo son la movilización y canalización de recursos para el alistamiento para la implementación de los acuerdos de paz; la Estrategia de Respuesta Rápida para el posconflicto inmediato y la implementación temprana de los acuerdos de paz. El/la Asistente fortalecerá las capacidades institucionales de la Secretaría Técnica del Fondo en temas relacionados con administración y coordinación, en particular en el cumplimiento de todos los procesos y procedimientos determinados por el Comité de Dirección del Fondo de manera oportuna y eficiente.

Competencies

Required Skills and Experience