Background

La maladie à virus Ebola était un tout nouveau phénomène en Afrique de l'Ouest. Il a placé un lourd fardeau sur les trois pays touchés (Guinée, Libéria et Sierra Leone) depuis son apparition en 2014. L'impact socio-économique de l'épidémie sur les trois pays d'Afrique de l'Ouest et la région a été énorme. L’épidémie a mis à mal la performance socio-économique impressionnante atteinte par ces pays ont au cours des dix dernières années. Comme souligné dans le rapport d’Evaluation pour le Relèvement sur l’Ebola « Ebola a gravement affecté la vie des populations, les moyens de subsistance, la cohésion sociale, la santé, les économies de la région Afrique de l'Ouest en général, et dans les trois pays en particulier, conduisant ainsi à une catastrophe humanitaire et constituant une menace pour la paix et la sécurité. Beaucoup de personnes ont perdu leurs emplois. Les activités agricoles ont été abandonnées dans les zones rurales les plus touchées. Les moyens de subsistance des ménages et des communautés se sont détériorés. L'éducation de quelque 5 millions d'enfants et des jeunes a été mise à mal. Les écoles ont fermées. La maladie à virus Ebola a créé des tensions de trésorerie des gouvernements affectés. Des dépenses imprévues et supplémentaires ont été effectuées en vue de contenir la crise. Les déficits dans les recettes intérieures des pays affectés  ont augmenté».

En outre, les rapports et analyses publiés ont souligné que l'épidémie a également perturbé les progrès sur les Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD), réduisant la capacité des gouvernements des trois pays à recouvrer les impôts, à investir dans les infrastructures et les services sociaux et améliorer la vie de leurs citoyens. "Il y a eu des pertes importantes en termes de croissance économique pour les pays touchés par Ebola (...) à moyen terme (2014 à 2017), les gains de la croissance économique de la dernière décennie semblent avoir été inversés. La perte varie d'une moyenne annuelle de 4,9 pour cent à 9,6 pour cent pour la Guinée, de 13,7 à 18,7 pour cent pour le Libéria, 6,0 à 8,0 pour cent pour la Sierra Leone. La perte réelle du PIB pour le scénario bas Ebola est le plus élevé en Sierra Leone (US $ 219 millions), suivie par le Libéria (US $ 188 millions) et la Guinée (US $ 184 millions). Pour le scénario haut, il va de US $ 315 millions (Guinée) à 245 millions de US $ (Liberia), tandis que la Sierra Leone pourrait perdre jusqu'à une moyenne annuelle de l'ordre de 7,1 pour cent entre 2014 et 2017. La perte de revenu par habitant est le plus élevé au Libéria ".

L'épidémie a gravement affecté les infrastructures de prestation de services et les capacités des pays touchés, en particulier dans le secteur de la santé et les secteurs sociaux. Les hôpitaux et cliniques ne n’étaient pas équipés et préparés à gérer les situations d'urgence de maladie de cette nature et d’une ampleur qui n’était jusqu'à présent pas connue. Les capacités techniques inadéquates, couplées avec les mécanismes de prestation de services faibles au niveau local ont ralenti le soutien et la réponse à l'épidémie. De plus, le manque de coordination entre les pays touchés a accéléré la propagation au-delà des frontières.

La réponse des Nations Unies dans la lutte contre la maladie à virus Ebola dans la sous-région a été coordonnée à travers une collaboration interinstitutionnelle depuis la fermeture officielle de la Mission des Nations Unies pour les Interventions d'Urgence Ebola (UNMEER), le 31 Juillet 2015. Le PNUD, en tant qu'organe des Nations Unies responsable de l’aspect relèvement post-Ebola a été à la pointe dans les réponses et des initiatives pour faire face aux besoins des populations contre la maladie. Ceci en collaboration avec les partenaires nationaux, régionaux et internationaux et à travers le système des Nations Unies afin de provoquer un changement d'approche en direction du renforcement de la résilience en abordant les aspects humanitaires d’une part et l'intégration du développement de la crise dans d’autre part et de manière coordonnée au niveau régional ainsi qu’à l'échelle nationale.

Suite à la Conférence Internationale sur Ebola qui s’est les  9 et 10 juillet 2015 sur la mobilisation des ressources, le gouvernement du Japon a approuvé un projet régional post-Ebola "Soutenir et renforcer la surveillance médicale sous régional post-Ebola et l’appui aux initiatives socio-économiques de relèvement en Afrique de l'Ouest". Il vise à accompagner les initiatives régionales ainsi que des initiatives au niveau local dans les quatre pays de l'UFM (Côte d'Ivoire, Guinée, Libéria et Sierra Leone). L'objectif global du projet est de soutenir et de renforcer les capacités de surveillance médicale post-Ebola des pays au-delà des frontières des pays touchés Ebola et appuyer des initiatives de relèvement et de résilience. Le projet renforcera les capacités opérationnelles et de coordination des institutions régionales telles que la CEDEAO, l'Organisation Africaine de la Santé de l'Ouest (OOAS), l'Union du fleuve Mano et d'autres institutions spécialisées des pays africains et aider les communautés, les autorités locales et la société civile avec les moyens appropriés et offrir les possibilités économiques pour la promotion d'un développement local rapide, le renforcement de la paix et de la cohésion sociale. Il est à noter que les interventions prévues de ce projet sont liés au Plan stratégique du PNUD 2014 -2017 et à son Programme Régional pour l'Afrique.
 
A cet effet, le PNUD recrute un(e) Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) en vue d’appuyer la mise en œuvre du projet. Sous la supervision du Conseiller Régional en Prévention des Conflits et Relèvement, l'Assistant(e) aux projets/programmes appuie l’équipe de projet dans la réalisation des tâches de gestion programmatique, administrative, de gestion financière, et de suivi évaluation des activités du projet.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Conseiller Régional en Prévention des Conflits et Relèvement, l'Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) aux projets/programmes appuie l’équipe de projet dans la réalisation des principales fonctions suivantes: 
Principales fonctions: 

•  Gestion administrative;
•  Gestion financière;
• Gestion des équipements et de la logistique;
• Organisation des ateliers et rencontres;
• Reporting.

Gestion Administrative

Aspects relatifs à la gestion des missions et activités

• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet et des consultants recrutés par s-ci, incluant la préparation des demandes d'autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ; 
• Assister l’équipe de projet et les structures sous régionales impliquées dans la mise en œuvre du projet dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
• Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ; 
• Gérer les fichiers de voyages par membre de l’équipe, y compris les copies des cartes d'embarquement, des demandes et des autorisations de voyage, des formulaires de réclamation F10 ; 
• Actualiser le planning d’activités et assurer la mise à jour régulière du fichier des interventions de  l’équipe de projet (missions de terrain, etc,) ; 
• Assurer la complétude des fiches de présence des membres des équipes (leave monitoring, etc) ; 
• Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes de la Plate-forme/Centre de Services Régional (CSR), Bureau Pays et du siège). 

Aspects relatifs aux contrats

• Assister l’équipe de projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation des cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution.
• Correspondance, documentation et bases de données 
•  Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais suite à des instructions orales des équipes et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ; 
• Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ; 
• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs; 
• Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire. 

Gestion financière

• Assurer l’interface entre d’une part l’équipe du projet et d’autre part avec les services des Opérations/Finances de la Plateforme/CSR, du Bureau Pays et du siège ; 
• Elaborer le projet de budget annuel et/ou la révision sous la supervision du superviseur de l’équipe de projet; 
• Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations du PNUD, mettre à jour les comptes ATLAS des équipes de projet avec les Sections des Approvisionnements et des Finances (en conformité avec les normes IPSAS) et assurer le suivi de ces dépenses ; 
• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;
• S’assurer de la réception des rapports trimestriels d’exécution programmatique et financière auprès des 4 bureaux pays du PNUD (Côte d’Ivoire, Guinée, Libéria et Sierra Léone) et des structures sous régionales impliquées dans la mise en œuvre du projet;
• Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les points focaux des bureaux pays et des structures sous régionales. 

Gestion des équipements et de la logistique

• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels du projet;
• Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures de bureau. 

Organisation des ateliers et réunions

• Assurer la préparation des réunions, ateliers et conférences auxquels l’équipe de projet participe et/ou qu’il organise, en prenant les contacts nécessaires avec les bureaux pays de la région ; 
• Gestion des calendriers et organisations des rendez-vous, et assurer la préparation logistique, prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;  
• Appuyer les recherches documentaires effectuées pour la préparation des missions ou pour d’autres travaux de l’équipe de projet. 

Reporting 

• Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels (narratifs et financiers) des activités de l’équipe de sous la conduite du superviseur; 
• Préparer des tableaux de bord de suivi en lien avec les besoins de l’équipe de projet ; 
• Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet.

Impact of results

Les résultats ont un impact à trois niveaux: sur les organisations régionales Ouest Africaines, les communautés locales et frontalières des pays affectés par le Maladie à Virus Ebola et le Centre de Service Régional pour l’Afrique (CSRA). Le poste renforce considérablement la capacité et l’habilité du CSRA et de la plateforme à appuyer ces organisations régionales, à assister les communautés locales et frontalières des pays de l’Union du Fleuve Mano affectés. Il renforcera la coordination au sein de la Plateforme dans la gestion quotidienne administrative et financière du projet. De plus, Il aura un impact sur la qualité et services projet ainsi que sur l’ensemble des programmes du CSRA et la performance. Il permettra le bon fonctionnement de l’unité de projet avec un impact sur la réputation et le succès de l’équipe.

Competencies

Corporate Competencies:

• Témoigne de l’engagement quant à la mission du PNUD, à sa vision et à ses valeurs 
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel 

Functional Competencies:

Analyse, reporting et suivi du projet

• Esprit d’analyse et capacité de synthèse;
• Bonne maîtrise du traitement de l’information statistique ;
• Très bon niveau rédactionnel en français et en anglais ;
• Maîtrise de la gestion des projets/programmes 

Efficacité opérationnelle

• Capacité à effectuer une variété de tâches standards spécialisées et non spécialisées, ainsi que des processus de travail entièrement documentés, étudiés, enregistrés et déclarés. 
• Capacité à examiner des données diverses, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels.
• Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail.
• Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives.
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financières du PNUD. 
• Solides compétences en Technologie de l’Information.
• Connaissance des outils de gestion financière et de ressources humaines (une connaissance du système ATLAS). 
• Volonté de se former et de renforcer ses capacités. 
• Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management. 

Sens de la responsabilité et de l’autonomie

• Met l'accent sur l’atteinte des résultats de l’équipe et réagit positivement aux commentaires. 
• Fait montre d’une approche au travail alliant l’énergie et une attitude positive et constructive. 
• Capacité à travailler en équipe et sous pression avec des délais courts nécessitant une certaine flexibilité dans les heures de travail. 
• Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui à l’équipe de projet.

Required Skills and Experience

Education:

• Education secondaire (BAC);
•  Un diplôme de BAC + 4 en gestion administrative et financière ou domaine équivalent vivement souhaité mais pas exigé.

Experience:

• Au minimum de 7 années d'expérience appropriée en administration et gestion financière ou/et en services d'appuis aux projets/programmes similaires d’organisations du système des nations unies. 
• Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc.  
• Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière 

Language requirements:

• Français et Anglais.