Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations en République Démocratique du Congo (UNOCHA) a ouvert, dans le cadre de sa stratégie de coordination décentralisée et de proximité, des sous bureaux et antennes humanitaires pour une durée limitée, dans des zones nouvellement accessibles, oubliées ou dans lesquelles des nouvelles dynamiques appellent un renforcement de la coordination et du plaidoyer humanitaire. Ces structures servent de lieux d’échanges entre les ONG, les agences Onusiennes et les autorités, de relais de coordination humanitaire et couvrent une zone géographique déterminée.

Les présents postes, initialement basés dans les localités ci – haut citées,  peuvent être transférés dans d’autres localités à l’avenir, suivant les besoins opérationnels de l’organisation.

Le titulaire du poste est responsable de l’exécution des tâches administratives dans le bureau et offre un appui important dans le service de protocole, entre autre la réception de tous les visiteurs, les partenaires, le courrier …

Dans l’exercice de ses fonctions, il(e) doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion. Ainsi, le (la) commis de bureau est chargé(e) de promouvoir un environnement sain axé sur le client et conforme à la réglementation en la matière dans les bureaux de OCHA.

Ce poste est sous la responsabilité directe du Chargé des Affaires Humanitaires/ Chef du Sous Bureau, la supervision technique du Chargé de l’Administration et des Finances OCHA RDC et la supervision générale du Chef de Bureau OCHA RDC

Duties and Responsibilities

• Tenir un registre de tous les courriers entrants;
• Vérifier le courrier reçu et en assurer la transmission à qui de droit;
• Faire accompagner le fond de dossier si nécessaire et en assurer le suivi;
• Assurer le classement ordonné de tous les documents entrants et sortants;
• Répondre aux demandes concernant les dossiers, correspondances et les références;
• Préparer et distribuer le courrier officiel auprès des partenaires.
• Exécuter les tâches administratives afférentes au fonctionnement du bureau :
• Assurer le suivi des ordres de mission et leur classement ;
• Elaborer et maintenir le tableau de mouvement du personnel OCHA (missions, congés et déplacements internes) ;
• Organiser et maintenir le mouvement Logistique  OCHA (missions,  déplacement internes, etc…) ; 
• Actualiser le répertoire interne OCHA en collaboration avec la section IMU ;
• Apporter un soutien administratif  aux ateliers et séminaires organisés par OCHA ;
• Faire office de « leave monitor » pour tout le personnel ; 
• Faire office de « Time Sheet » pour tout le personnel (au bureau et au terrain) ;  
• Assurer le service de protocole dans le bureau OCHA
• Assurer l’accueil des visiteurs ;
• Orienter les visiteurs vers le personnel OCHA concerné ;
• S’assurer de la commodité de la salle de réunion avant la tenue des réunions.
• Entreprendre les préparatifs des voyages du staff, par exemple, réservation des voyages  l’obtention des visas de sécurité, la réservation de place…, bref, veiller à la précision de l’information avant la soumission d’un document au superviseur pour signature ;
• Opérer l’inventaire physique;
• Assurer la distribution et la bonne gestion des fournitures du bureau et des consommables divers, en vérifier hebdomadairement les cartes de stock en vue de l’approvisionnement au moment opportun;
• s’assurer que le formulaire de demande des fournitures soit bien rempli avant toute distribution des fournitures et soumettre à la Section Administration et Finances des rapports  trimestriels de stocks;
• Etre la personne-ressource pour les factures pro forma relatives aux différents achats effectués par le bureau en conformité avec les directives des Nations Unies en matière d’approvisionnement;
• Faire le suivi des remboursements des frais de communication privés en collaboration avec l’Administration/Kinshasa et tout autre paiement en souffrance;Veiller à la bonne utilisation des véhicules par le biais de la bonne tenue des carnets de bord;
• Veiller à l’entretien et à la maintenance du véhicule affecté au bureau ;
• Assister et faciliter le transfert des biens et personnes au niveau du dépôt et de la récupération des biens et personnes auprès des douanes, immigration et autorités ;
• En collaboration avec le chauffeur, veiller à l’existence de tous les documents et fournitures requis, en particulier l’assurance, la liste de téléphone du bureau, la trousse de secours,…
• Assurer la gestion de la Petite Caisse (PC) et des mises à disposition de fonds (MAD) en étroite collaboration avec le Chef du sous bureau et tenir toutes les pièces justificatives à jour afin de rendre compte à la Section Administration et Finances dans les moindres détails et délais;
• Exécuter toute autre tâche connexe ne dépassant pas ses aptitudes et ses compétences  assignées par le Superviseur

Competencies

Professionnalisme:

• Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes.
• Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant;
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés;
• Savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles.
• Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
• Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes;
• Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication:

• Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit;
• Aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient;
• Savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue;
• Aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
• Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe:

• Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation;
• Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun;
• Etre disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel;
• Aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre;
• Aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser:

• Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins;
• Aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien;
• Aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification;
• Aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu;
• Aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client:

• Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue;
• Aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect;
• Aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre;
• Aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes;
• Aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets;
• aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services;
• La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.  

Autres aptitudes:

• Bonne aptitude Analytique;Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication;Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels et applications de gestion (Ms Excel, Ms Word, Windows) et de l’outil Internet.

Required Skills and Experience

Education :    

• Minimum un diplôme d’études secondaires exigé.
• Une formation complémentaire ou un diplôme universitaire en secrétariat, administration et/ finances ou tout autre domaine apparenté souhaité.

Expérience :   

• Une expérience professionnelle progressive d’au moins 4 ans acquise dans le domaine de l’Administration, de secrétariat, et des Finances.
• Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationales humanitaires, de préférence dans le lieu d’affectation, est un atout.

Connaissances linguistiques:

• Maîtrise parfaite du Français ;
• Aptitude à écrire et parler l’Anglais est un atout.

Comment postuler:

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site: jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire  http://rdc.humanitarianresponse.info)
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages);
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
• Les copies des diplômes;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
• Copies des deux dernières évaluations pour les candidats internes;
• A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer ; 
• Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.
• Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.
• Les Hard copies ne seront pas acceptées
• Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.
• Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.
• OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.