Background

Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique 1 qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédente. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.

A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d’Efficacité financière (FSE) qui permet de s’assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015.

Sous la direction globale et la supervision directe du DCD–Opérations (DCD–O), l’Associé(e) aux Opérations participe activement à la gestion et à la conduite journalières de l’Unité des Opérations dans le cadre de l’exécution des différentes activités opérationnelles et celles connexes pour s’assurer de la bonne qualité et de l’exactitude des tâches menées. L’Associé(e) aux Opérations doit favoriser une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Associé(e) aux Opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des Opérations, celui chargé de la mise en œuvre du Programme et celui chargé de l’exécution des projets du Bureau Pays, pour échanger des informations avec eux et garantir une prestation uniforme des services.

Duties and Responsibilities

Résumé des Fonctions clés:

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles; 
  • Contribuer au fonctionnement effectif et efficace de l’Unité des Opérations; 
  • Aider dans le cadre des services de gestion administrative et financière; 
  • Aider dans le cadre de la gestion effective des activités de vérification/des audits; 
  • Aider dans le cadre du renforcement des connaissances et de la diffusion des connaissances.

Garantir la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/du PNUD; 
  • Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels administratifs du Bureau Pays et mise en œuvre des procédures d’utilisation (SOPs); 
  • Participation effective à l’élaboration de plans de travail annuels axés sur les résultats (Plan de Travail Intégré –  IWP ou le Plan de Travail annuel pour les Opérations – AOW);
  • Fournir régulièrement au DCD–O et au personnel chargé des Opérations des comptes rendus sur l’état de mise en œuvre de l’AOW; 
  • Servir de point focal pour la diffusion et la mise en œuvre des initiatives de l’Organisation.

Apporter une assistance effective et efficace au DCD–O pour assurer le bon fonctionnement de l’Unité des Opérations, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Contacts avec les visiteurs et les membres du personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, assurer les services d’interprète le cas échéant et/ou assurer la rédaction des procès-verbaux à l’intention du DCD–O; 
  • Prendre part aux réunions de l’Equipe de Gestion des Opérations (OMT) en qualité de preneur de notes à l’intention du DCD–O; 
  • Apporter de l’assistance au DCD–O en étroite collaboration avec l’Unité RH dans le cadre de toutes les initiatives RH, dont notamment les enquêtes inter-villes, les enquêtes globales sur les traitements salariaux, les revues DSA, etc.; 
  • Prendre part aux différentes réunions de l’Unité des Opérations en qualité de preneur de notes et faire des comptes rendus au DCD–O pour garantir des synergies dans les mesures prises par les différentes unités.

Apporter une assistance effective en matière de gestion administrative et financière, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Performance du secrétariat technique dans le cadre des différentes activités de suivi du Bureau Pays, dont notamment la mise à jour régulière des pages intranet du Bureau Pays relatives aux Opérations, l’envoi de messages électroniques de relance à destination des Unités des Opérations afin de diligenter le processus de prise de décisions, travailler en étroite collaboration avec l’équipe des TIC en qualité de point focal pour les besoins du rapport sur la Gestion du Bureau du Pays; 
  • Assurer la liaison avec les différentes unités pour collecter des données financières en vue de l’élaboration du budget annuel. Enregistrement/archivage des données relatives à l’administration des budgets destinés aux projets de gestion (Bureau du Coordinateur Résident – RCO, les budgets de UNDSS, les budgets du Bureau); 
  • Assurer les fonctions relatives aux Finances, le cas échéant, pour garantir la continuité de l’activité de l’Unité des Finances; 

Aider dans le cadre de l’organisation des voyages et des processus liés à la logistiques en faveur de l’Unité des Opérations, comme: 

  • La préparation des Ordres de Mission et les demandes liées aux voyages/mission; 
  • Assistance administrative dans le cadre des conférences, des ateliers, des retraites; 
  • Collecte d’informations pour les besoins du DSA, les enquêtes sur les agences de voyage et les autres enquêtes administratives;
  • aider dans la fourniture de services communs; 
  • S’occuper des formalités liées aux déplacements en véhicule, de l’entretien régulier et de l’assurance des véhicules; 
  • Tenue du système d’enregistrement pour assurer la bonne garde des informations confidentielles; 
  • Récupération des données à partir de différentes sources; 
  • Recherche et collecte de données statistiques à partir de sources internes et externes, préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques; 
  • Suivi des échéances, des engagements pris, des mesures prises et coordination de la collecte et du dépôt des rapports destinés aux chefs d’unité.

Garantir une assistance effective dans le cadre de la gestion des audits, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Aider le Responsable du HACT pour assurer une bonne mise en œuvre du plan-assurance de l’HACT en étroite collaboration avec l’Unité de Mise en œuvre du Programme et l’Unité des Opérations; 
  • Aider le DCD–O dans l’organisation des exercices d’audit du NIM, du DIM et du Bureau du Pays (CO), avec notamment le suivi de la mise en œuvre des recommandations faites lors desdits audits.

Contribuer au renforcement des connaissances et à leur diffusion au sein du Bureau du Pays, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Former le personnel sur les procédures administratives; 
  • Information/échanges d’information (briefing/debriefing) avec le personnel sur les questions liées à leur secteur d’activité professionnelle respectif; 
  • Contribution active/effective aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique; 
  • Contribution active à l’organisation de sessions de formation et assurer les tâches de secrétaire au sein du Comité d’Apprentissage.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de l’unité. L’analyse et la présentation exactes des informations ainsi que les travaux qui ont fait l’objet d’une recherche exhaustive et toute documentation complète contribuent au renforcement des capacités du Bureau et facilitent la prise de décisions adéquates par le superviseur. L’initiative personnelle du titulaire est un élément décisif pour la réussite des travaux et leur finalisation en temps utile.

Competencies

Développement de Partenariats Stratégiques

Tenue des données et des bases de données 

  • Analyser les informations de référence et sélectionner les initiatives favorables à la création de partenariats

Promotion de l’Apprentissage et de la Diffusion des connaissances au sein de l’Organisation

 Recherche et analyse de Base 

  • Rechercher les bonnes pratiques et tracer de nouvelles voies en vue d’une mise en place de pratiques encore plus efficaces; 
  • Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches.

Connaissance du Travail/Expertise technique

Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures   

  • Connaître les principaux processus et méthodes de travail liés au poste à pourvoir; 
  • Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l’Organisation relatives au poste à pourvoir, et les appliquer de façon cohérente dans l’exécution de ses tâches professionnelles; 
  • S’efforcer à mettre à jour ses connaissances du travail à l’aide d’un auto-perfectionnement et d’autres moyens d’apprentissage; 
  • Faire preuve d’une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’exécution des tâches qui lui sont assignées.

Promotion du Changement et du Développement au sein de l’Organisation

Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel    

  • Faire preuve d’aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions; 

Conception et mise en œuvre de Systèmes/mécanismes de Gestion.

Collecte des Données et mise en œuvre de Systèmes/mécanismes de Gestion

  • Utiliser les information/bases de données/les autres systèmes de gestion; 
  • Contribuer à la mise au point de simples composants du système; 
  • Faire des recommandations sur les procédures de travail et la mise en œuvre des systèmes de gestion.

Orientation Client

Entretenir des bonnes relations avec la clientèle  

  • Rendre compte aux clients internes et externes en temps utiles et de manière appropriée; 
  • Organiser et prioriser les calendriers de travail compte tenu des besoins des clients et des échéances; 
  • Nouer, consolider et entretenir des relations solides au sein de l’Unité de travail et avec les clients internes et externes; 
  • Réagir avec promptitude aux sollicitations du client.

Promotion de la Reddition de Comptes et de la Gestion axée sur les Résultats

Collecte et diffusion de l’information   

  • Collecter et diffuser les informations sur les meilleures pratiques et matière de reddition de comptes et de systèmes de gestion axée sur les résultats; 
  • Préparer en temps utiles des données d’entrées pour les rapports.

Compétences relatives à l’Organisation

  • Faire preuve/préservation d’éthique et d’intégrité; 
  • Faire preuve de connaissances et de jugement éclairés sur l’Organisation; 
  • Perfectionnement personnel, esprit d’initiative; Avoir un esprit d’équipe et agir en bon membre d’équipe en facilitant le travail d’équipe; 
  • Faciliter et encourager une communication transparente au sein de l’équipe, grâce à une communication effective; 
  • Créer des synergies grâce à une bonne maîtrise de soi; 
  • Gérer les conflits; 
  • Apprentissage et diffusion des connaissances et encourager l’apprentissage des autres. Il incombe à tout membre du personnel d’assurer la promotion de l’apprentissage/la gestion des connaissances; 
  • Prise de décisions éclairées et transparentes.

Required Skills and Experience

Education:

  • Niveau secondaire; 
  • Certification en administration souhaitée; 
  • Diplôme universitaire en Administration des Affaires ou en Administration Publique serait souhaitée mais n’est pas une exigence.

Expérience:

  • Au moins 6 ans d’expérience avérée et administration ou service d’assistance au programme; 
  • Connaissances avérées en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel, etc.); 
  • Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne.

Niveau de Langue:

  • Bonne maîtrise du français et de l’anglais (aussi bien à l’écrit qu’à l’oral).